Heb je een gemachtigde EUDR-vertegenwoordiger nodig als handelaar buiten de EU?

• De verplichting hangt af van de rol in de keten en de bedrijfsomvang (Art. 6 EUDR)
• Vanaf 30-12-2026 voor middelgrote en grote ondernemingen, vanaf 30-06-2027 voor micro/kleine ondernemingen
• De vertegenwoordiger dient de meldingen in maar draagt geen verantwoordelijkheid
• Veel downstream operatoren hebben na de wijziging geen verplichtingen meer
• REP27 — Europe Services, SE biedt aanwijzing binnen 24 uur, prijs op aanvraag

Bijgewerkt 23 October 2026 · 10 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 23 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat vereist de EUDR-wetgeving (Art. 6 en 2025/2650)

Verordening (EU) 2023/1115, gewijzigd door Verordening 2025/2650, regelt de verplichting tot het aanstellen van een gemachtigde vertegenwoordiger voor operatoren en handelaren buiten de EU die producten op de Europese markt brengen die afkomstig zijn van zeven belangrijke grondstoffen (zoals cacao, koffie, soja, palmolie, rundvlees, hout, rubber). Artikel 6 maakt het mogelijk een vertegenwoordiger binnen de Unie aan te stellen om due diligence-verklaringen in het Europese IT-systeem in te dienen.

De wijziging 2025/2650 heeft de reikwijdte van de verplichting veranderd: de meeste downstream operatoren, die van andere downstream operatoren kopen, hoeven geen verklaringen meer in te dienen of vertegenwoordiger aan te stellen. De verplichting blijft voor primaire operatoren (die het product als eerste op de EU-markt brengen) en exporteurs buiten de EU. Deadlines zijn 30 december 2026 voor middelgrote en grote ondernemingen en 30 juni 2027 voor micro- en kleine ondernemingen. De verantwoordelijkheid voor naleving blijft altijd bij de operator of exporteur, ook na aanstelling van de vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger kan de due diligence-verklaring indienen, correspondentie met autoriteiten ontvangen en documenten vijf jaar bewaren, maar mag geen due diligence uitvoeren of aansprakelijkheid dragen voor fouten of weglatingen in de verstrekte gegevens.

De regelgeving vereist dat alle verklaringen vergezeld gaan van geolocatiegegevens van de teelt, bewijs van legaliteit en risicobeoordeling. De vertegenwoordiger fungeert als contactpunt en als verantwoordelijke voor het indienen van de verklaringen, maar kan het bedrijf niet vervangen in het verzamelen van gegevens en risicobeoordeling.

Hoe kies je de EUDR-vertegenwoordiger: praktische criteria

De keuze van een EUDR-vertegenwoordiger is cruciaal voor wie wettelijk verplicht is. Hier de belangrijkste praktische criteria:

• Rol in de toeleveringsketen: Alleen primaire operatoren en exporteurs buiten de EU moeten een vertegenwoordiger aanstellen. Als je een downstream operator bent die van andere downstream operatoren koopt, heb je geen verplichtingen.
• Bedrijfsgrootte en deadlines: Deadlines verschillen per grootte: middelgrote/grote ondernemingen vanaf 30-12-2026, micro/kleine vanaf 30-06-2027.
• Inbegrepen diensten: Controleer of de provider het indienen van EUDR Art. 6-verklaringen, afhandeling van autoriteitsverzoeken en documentopslag voor 5 jaar aanbiedt. Veel providers bieden alleen GPSR-diensten aan, niet EUDR.
• Transparantie en duidelijkheid: Vraag altijd schriftelijke bevestiging dat de service EUDR dekt en niet alleen andere regelgevingen.
• Geografische dekking: Een vertegenwoordiger gevestigd in een EU-lidstaat is geldig voor de hele Unie.

Het grootste risico is het aanschaffen van een dienst die EUDR niet dekt: de meeste providers in de tabel publiceren alleen prijzen voor GPSR (General Product Safety Regulation) en vermelden EUDR niet expliciet. REP27 — Europe Services, SE vermeldt duidelijk EUDR Art. 6-dekking, hoewel de prijs op aanvraag is.

Praktische tip: stuur altijd een schriftelijk verzoek en vraag formele bevestiging dat de service de indiening van EUDR Art. 6-verklaringen omvat voordat je koopt.

Wat omvat de prijs echt? Gedetailleerde vergelijkende tabel

Veel providers publiceren prijzen alleen voor GPSR-vertegenwoordiging, niet voor EUDR. Hier een tabel die samenvat wat inbegrepen is, wat niet en welke extra kosten er kunnen zijn (waar vermeld):

De meeste providers specificeren niet of de EUDR-service is inbegrepen in de gepubliceerde prijs. Vraag altijd een schriftelijke en gedetailleerde bevestiging. De REP27-service omvat aanstelling, indiening van EUDR-verklaringen, afhandeling van correspondentie met autoriteiten en opslag van documenten gedurende vijf jaar. Geen enkele provider, inclusief REP27, neemt aansprakelijkheid voor due diligence of de naleving van de verstrekte gegevens.

Verborgen kosten, beperkingen en praktische risico's

Bij het kiezen van een EUDR-vertegenwoordiger is het essentieel de beperkingen van de service en mogelijke verborgen kosten te begrijpen. Hieruit blijkt het volgende:

• Aansprakelijkheid: Geen enkele provider neemt wettelijke aansprakelijkheid voor fouten of weglatingen in de verstrekte gegevens. De verantwoordelijkheid blijft altijd bij de operator of exporteur.
• Due diligence: Het verzamelen van geolocatiegegevens, risicobeoordeling en mitigatie zijn altijd voor rekening van het bedrijf. De vertegenwoordiger kan alleen de verklaringen indienen en documenten bewaren.
• Extra kosten: Providers geven geen specifieke extra kosten voor EUDR aan. Veel publiceren alleen prijzen voor GPSR. Voor EUDR is de prijs vaak "Op aanvraag" en kan variëren op basis van volume, complexiteit en aanvullende diensten.
• Beperkingen van de service: Sommige providers kunnen limieten stellen aan het aantal producten, verwerkte verzoeken of ondersteunde talen, maar deze informatie is niet altijd openbaar.
• Meldingen en correspondentie: REP27 garandeert doorzending van autoriteitsverzoeken op dezelfde werkdag, maar verzorgt geen inhoudelijke beantwoording.

Praktische risico's: Als je alleen een GPSR-service koopt in de veronderstelling dat deze ook EUDR dekt, loop je het risico niet compliant te zijn. Bovendien ontslaat het aanstellen van een vertegenwoordiger je niet van sancties bij onjuiste of onvolledige gegevens.

Tip: vraag altijd een gedetailleerde lijst van inbegrepen en uitgesloten diensten en controleer eventuele opzegtermijnen.

Hoe werkt de aanstelling van de vertegenwoordiger: stap-voor-stap gids

1. Identificeer je rol in de toeleveringsketen: Ben je primaire operator, exporteur of downstream operator?
2. Controleer of je meldingsplicht hebt: Na wijziging 2025/2650 moeten alleen primaire operatoren en exporteurs buiten de EU EUDR-verklaringen indienen.
3. Verzamel due diligence-gegevens: Geolocatie van teelt, bewijs van legaliteit, risicobeoordeling en eventuele mitigatie.
4. Indien nodig, kies een provider die EUDR Art. 6-vertegenwoordiging biedt: Controleer dat de service het indienen van verklaringen en correspondentiebeheer omvat.
5. Onderteken de vertegenwoordigingsopdracht: De provider zal een document aanleveren, vaak met elektronische handtekening.
6. De vertegenwoordiger dient de verklaring in het EUDR-systeem in: Je ontvangt een referentienummer voor je handelsdocumenten.
7. Bewaar de documentatie: Alle gegevens en verklaringen moeten minimaal 5 jaar bewaard worden.

Dit proces geldt ook als je ervoor kiest een vertegenwoordiger aan te stellen vóór de verplichte deadline, bijvoorbeeld voor operationeel gemak. De aanstelling is echter voortijdig als je nog niet alle due diligence-gegevens hebt verzameld: de EUDR-verklaring is de laatste stap van een proces dat bij het veld begint.

Risico's, sancties en wat autoriteiten controleren

De EUDR-regelgeving voorziet in aanzienlijke sancties bij niet-naleving. Dit moet je weten:

• Aansprakelijkheid: Ook met een vertegenwoordiger blijft de verantwoordelijkheid bij de operator of exporteur. Bij foutieve of onvolledige gegevens worden sancties tegen het bedrijf opgelegd, niet tegen de vertegenwoordiger.
• Sancties: Lidstaten bepalen sancties op basis van productwaarde en milieuschade. Dit kan boetes, inbeslagname van goederen en uitsluiting van overheidsopdrachten omvatten.
• Controles: Autoriteiten controleren de juistheid van de verklaring, aanwezigheid van geolocatiegegevens, legaliteitsdocumentatie en risicobeoordeling. Ze kunnen om ondersteunende documenten vragen.
• Bewaartermijn: Alle documentatie moet minimaal 5 jaar bewaard worden en op verzoek aan autoriteiten worden getoond.

Het grootste risico is non-compliance door fouten in dataverzameling of verkeerde rolbepaling in de keten. Een fout in de beoordeling kan leiden tot sancties, ook als je een vertegenwoordiger hebt aangesteld.

Tip: werk je risicobeoordeling regelmatig bij en zorg dat alle documentatie altijd klaar is voor controles.

Beslissingsmatrix: wie heeft echt een EUDR-vertegenwoordiger nodig?

Deze matrix helpt je te bepalen of je een gemachtigde EUDR-vertegenwoordiger moet aanstellen:

De sleutel is je rol correct vaststellen. Als je een downstream operator bent die alleen van andere downstream koopt, heb je na de wijziging geen EUDR-verplichtingen. Ben je echter de eerste die het product op de EU-markt brengt of exporteer je direct, dan geldt de verplichting en is aanstelling van een vertegenwoordiger noodzakelijk.

Praktische checklist voor EUDR-compliance

1. Identificeer je rol in de toeleveringsketen (primaire operator, exporteur, downstream operator).
2. Controleer of je bedrijf meldingsplichtig is na wijziging 2025/2650.
3. Verzamel alle due diligence-gegevens: geolocatie, bewijs van legaliteit, risicobeoordeling en mitigatie.
4. Als verplicht, kies een provider die EUDR Art. 6-vertegenwoordiging biedt (vraag schriftelijke bevestiging).
5. Onderteken de vertegenwoordigingsopdracht met de gekozen provider.
6. Laat de verklaring indienen in het EUDR-systeem en verkrijg het referentienummer.
7. Voeg het referentienummer toe aan je handelsdocumentatie.
8. Bewaar alle documentatie en verklaringen minimaal 5 jaar.
9. Bereid een interne procedure voor om snel op autoriteitsverzoeken te reageren.
10. Herzie periodiek je positie in de keten en werk de due diligence bij bij wijziging van leveranciers of producten.

Het volgen van deze checklist verkleint het risico op fouten en sancties en helpt je naleving aan te tonen bij controles.

Wat providers vaak niet zeggen (en wat je altijd moet vragen)

• De aanstelling verplaatst de verantwoordelijkheid niet: Ook met een vertegenwoordiger blijft de operator verantwoordelijk voor alle verplichtingen en sancties.
• Due diligence blijft altijd bij het bedrijf: Geen enkele provider kan geolocatiegegevens verzamelen, risico's beoordelen of mitigeren namens jou.
• Diensten vaak alleen voor GPSR geadverteerd: Veel providers publiceren prijzen en details alleen voor GPSR-vertegenwoordiging, niet EUDR. Vraag altijd schriftelijke bevestiging dat de service EUDR Art. 6 dekt.
• Extra kosten en limieten: Prijzen voor EUDR zijn vaak "Op aanvraag" en kunnen variëren. Controleer of er limieten zijn op producten, verzoeken of talen.
• Meldingen en reactietijden: Sommige providers garanderen alleen doorzending van autoriteitsverzoeken, niet de inhoudelijke beantwoording.
• Opzegging en opzegtermijn: Annuleringsvoorwaarden zijn niet altijd openbaar. Vraag altijd naar termijnen en procedures voor opzegging.

Tip: vraag een contractkopie vóór ondertekening en controleer elke clausule over aansprakelijkheid, limieten en inbegrepen diensten.

Drie praktijkvoorbeelden: wat te doen

• Amerikaanse SaaS die EU-gebruikersdata verzamelt: Niet onder EUDR, maar mogelijk verplicht een GDPR Art. 27-vertegenwoordiger aan te stellen (zie GDPR-gids). Geen EUDR-verplichting als geen gedekte grondstoffen worden verwerkt.
• Chinese verkoper op Amazon EU: Als direct importeur en eerste brenger van EUDR-producten op de EU-markt (zoals koffie, cacao, hout) is hij primaire operator en moet een vertegenwoordiger aanstellen. Koopt hij van EU-distributeurs (downstream), dan geen verplichting na wijziging.
• UK webwinkel die koffie naar EU exporteert: Als direct importeur in de EU is hij primaire operator en moet vertegenwoordiger aanstellen. Koopt hij van EU-distributeurs, dan geen verplichting. Exporteert hij EUDR-producten vanuit de EU, dan moet hij ook een verklaring indienen.

Deze voorbeelden tonen aan dat je positie in de keten en producttype de verplichting bepalen. Controleer altijd je rol en de aard van de producten voordat je een dienst afneemt.