Alternatieven voor EUDR gemachtigde vertegenwoordigers voor bedrijven buiten de EU

• De aanstelling van een EU-vertegenwoordiger is voorgeschreven in artikel 6 van de EUDR.
• De vertegenwoordiger kan alleen verklaringen indienen en communicatie ontvangen.
• De verantwoordelijkheid blijft altijd bij de niet-EU operator.
• Niet alle bedrijven zijn verplicht: controleer je positie in de keten.
• Prijzen en inbegrepen diensten verschillen sterk tussen aanbieders.
• Boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot €20 miljoen of 4% van de omzet.

Bijgewerkt 22 October 2026 · 5 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 22 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: Artikel 6 EUDR en verplichtingen

Artikel 6 van Verordening (EU) 2023/1115 (EUDR), gewijzigd door Verordening (EU) 2025/2650, bepaalt dat operatoren en handelaren buiten de Europese Unie een gemachtigde vertegenwoordiger binnen de EU kunnen aanstellen om namens hen de vereiste due diligence-verklaringen in te dienen. De vertegenwoordiger moet een natuurlijke of rechtspersoon zijn gevestigd in de EU en een schriftelijk mandaat ontvangen van de niet-EU operator of handelaar. Dit mandaat geeft de vertegenwoordiger toegang tot het Europese informatiesysteem, stelt hem in staat verklaringen in te dienen en communicatie van bevoegde autoriteiten te ontvangen. De verantwoordelijkheid voor naleving blijft echter altijd bij de niet-EU operator of handelaar, ook al handelt de vertegenwoordiger namens hen.

De nalevingsdeadlines zijn vastgesteld op 30 december 2026 voor middelgrote en grote operatoren en handelaren, en op 30 juni 2027 voor micro- en kleine ondernemingen. De regelgeving betreft zeven hoofgrondstoffen (rundvlees, cacao, koffie, palmolie, rubber, soja, hout) en afgeleide producten. Het is essentieel te controleren of jouw bedrijf tot de verplichtte partijen behoort: na de wijziging in 2025 zijn veel downstream operatoren niet langer verplicht verklaringen in te dienen, maar enkel de referentie van de verklaring van de upstream partij te bewaren.

De gemachtigde vertegenwoordiger moet zich registreren in het systeem en op verzoek van de autoriteiten een kopie van het mandaat overleggen. Ook al dient de vertegenwoordiger de verklaring in, de operator blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens (bijv. geolocatie van partijen, bewijs van legaliteit, risicobeoordeling en mitigatie). Boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot €20 miljoen of 4% van de jaaromzet.

Tabel inbegrepen/uitgesloten diensten

Hoe kies je de EUDR vertegenwoordiger: praktische criteria en vergelijking

De keuze van een EUDR gemachtigde vertegenwoordiger hangt af van verschillende praktische factoren. Allereerst is het essentieel om te beoordelen welke ondersteuning je nodig hebt: sommige aanbieders, zoals REP27, bieden een dienst die zich richt op het indienen van verklaringen en het beheren van correspondentie, terwijl anderen zoals glebora en Pier Compliance ook operationele ondersteuning bieden bij het verzamelen van gegevens en het voorbereiden van due diligence. Geen enkele aanbieder neemt echter de wettelijke verantwoordelijkheid voor naleving over: deze blijft altijd bij de niet-EU operator.

Controleer zorgvuldig wat er bij de gepubliceerde prijs is inbegrepen. Sommige diensten kunnen beperkt zijn tot een bepaald aantal producten, verklaringen of verzoeken van autoriteiten. Vraag altijd of er extra kosten zijn voor aanvullende verzoeken, voortijdige beëindiging, wettelijke updates of ondersteuning buiten kantooruren. Houd ook rekening met reactietijd, meertalige ondersteuning en specifieke ervaring met EUDR, aangezien veel aanbieders oorspronkelijk voor andere mandaten (zoals GPSR, GDPR) zijn opgericht en pas later hun diensten op EUDR hebben uitgebreid.

Transparantie over inbegrepen diensten en beperkingen is cruciaal om verrassingen te voorkomen. Sommige aanbieders, zoals Pier Compliance, geven expliciet aan het volledige workflow te volgen, van geschiktheidsbeoordeling tot documentbeheer en regelgevingmonitoring. Anderen beperken zich tot het indienen van verklaringen. In elk geval blijft het verzamelen van geolocatiegegevens en risicobeoordeling altijd de verantwoordelijkheid van de operator.

Beslissingsmatrix

Wat de prijs echt omvat: let op details en inbegrepen diensten

De gepubliceerde prijzen voor de EUDR vertegenwoordigersdienst zijn vaak "Op aanvraag", in tegenstelling tot andere mandaten (zoals GPSR) waar de jaarlijkse kosten duidelijk zijn aangegeven. Dit weerspiegelt de complexiteit en variabiliteit van EUDR-behoeften: het aantal producten, de frequentie van verklaringen, de hoeveelheid correspondentie met autoriteiten en het gewenste serviceniveau kunnen de uiteindelijke offerte sterk beïnvloeden.

De basisdienst van REP27 omvat het mandaat, het indienen van verklaringen in het Europese informatiesysteem, het ontvangen en beheren van correspondentie met bevoegde autoriteiten, en het bewaren van documentatie voor minimaal 5 jaar, zoals vereist door EUDR. Het verzamelen van geolocatiegegevens, beoordeling van de legaliteit van productie en risicobeperking blijven altijd voor rekening van de operator. Glebora biedt ook operationele ondersteuning bij due diligence, maar neemt geen wettelijke aansprakelijkheid op zich. Pier Compliance onderscheidt zich door het volledige workflowbeheer, van mandaatcoördinatie tot voorbereiding van verklaringen en regelgevingmonitoring.

Vraag altijd een gedetailleerde lijst van inbegrepen diensten aan en controleer of er extra kosten zijn voor:

• Verzoeken om verduidelijking door autoriteiten
• Indiening van aanvullende verklaringen
• Ondersteuning bij documentverzameling
• Verlenging of voortijdige beëindiging van het mandaat

Transparantie over deze aspecten is essentieel om onverwachte kosten te voorkomen en een effectieve EUDR-naleving te garanderen.

Verborgen kosten en beperkingen: wat aanbieders niet meteen zeggen

Veel aanbieders publiceren geen gedetailleerde tarieven voor extra diensten, aanvullende verzoeken, voortijdige beëindiging of ondersteuning buiten kantooruren. Dit kan leiden tot onverwachte kosten tijdens de looptijd van het mandaat. Bijvoorbeeld, de meeste aanbieders bieden geen verzekeringsdekking en nemen geen wettelijke aansprakelijkheid voor fouten of weglatingen in de verklaring: het risico op boetes blijft altijd bij de niet-EU operator.

Sommige diensten kunnen beperkt zijn tot een maximaal aantal producten, verklaringen of verzoeken van autoriteiten. Het is belangrijk het mandaat zorgvuldig te lezen en verduidelijking te vragen over:

• Opzegtermijn voor beëindiging van het contract
• Voorwaarden voor automatische verlenging
• Kosten voor wettelijke updates of productwijzigingen
• Gegarandeerde reactietijden voor autoriteitsverzoeken

Een ander vaak over het hoofd gezien aspect is documentbeheer: de EUDR-wetgeving vereist het bewaren van alle gegevens en referenties voor minimaal 5 jaar. Controleer of de aanbieder een veilig en toegankelijk systeem biedt voor archivering en terugvinden van documenten bij controles.

Tot slot kan geen enkele aanbieder de operator vervangen bij het verzamelen van geolocatiegegevens of het beoordelen van de legaliteit van productie: deze taken blijven altijd bij het niet-EU bedrijf. De keuze van een aanbieder die duidelijkheid en transparantie biedt over deze beperkingen is cruciaal voor een effectieve en probleemloze EUDR-naleving.

Hoe werkt de aanstelling: operationele stappen en checklist

De aanstelling van een EUDR gemachtigde vertegenwoordiger volgt een nauwkeurig proces, samen te vatten in de volgende praktische stappen:

1. Controleer de verplichting: Analyseer de positie van jouw bedrijf in de toeleveringsketen (primaire operator, handelaar, downstream) en het type producten. Raadpleeg de lijst van zeven EUDR grondstoffen en controleer of je verplicht bent een verklaring in te dienen.
2. Kies de aanbieder: Vraag gedetailleerde offertes aan bij meerdere aanbieders, met specificatie van het aantal producten, frequentie van verklaringen en gewenste serviceniveau.
3. Onderteken het mandaat: Zodra je een aanbieder hebt gekozen, onderteken je een schriftelijk mandaat waarin verantwoordelijkheden, servicebeperkingen en voorwaarden voor beëindiging of verlenging duidelijk zijn vastgelegd.
4. Registratie in het systeem: De vertegenwoordiger registreert zich in het EUDR-informatiesysteem, voegt het mandaat en gevraagde gegevens toe aan de autoriteiten.
5. Voorbereiding van de verklaring: De operator levert alle benodigde gegevens en documenten aan de vertegenwoordiger (geolocatie van partijen, bewijs van legaliteit, risicobeoordeling en mitigatie).
6. Indiening van de verklaring: De vertegenwoordiger dient de verklaring in het systeem in en ontvangt een referentienummer, dat wordt doorgegeven aan de operator en downstream partijen in de keten.
7. Beheer van correspondentie: De vertegenwoordiger ontvangt eventuele verzoeken van bevoegde autoriteiten en stuurt deze tijdig door naar de operator, die verantwoordelijk blijft voor de antwoorden.
8. Bewaring van documentatie: Alle gegevens, verklaringen en referenties moeten minimaal 5 jaar worden bewaard, zoals vereist door EUDR.

Operationele checklist:

1. Breng je positie in de keten in kaart (operator/handelaar, primair/downstream).
2. Controleer de toepasselijke deadline (bedrijfsomvang).
3. Verzamel geolocatiegegevens en legaliteitsdocumenten.
4. Vraag offertes aan bij meerdere aanbieders.
5. Onderteken mandaat en bereid DDS-verklaring voor.
6. Dien in via vertegenwoordiger en bewaar referentie.

Risico's, boetes en aansprakelijkheid: wat gebeurt er bij fouten

De aanstelling van een EUDR gemachtigde vertegenwoordiger draagt de wettelijke verantwoordelijkheid niet over: de niet-EU operator of handelaar blijft altijd verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ingediende verklaringen. Bevoegde autoriteiten kunnen controles uitvoeren bij zowel de vertegenwoordiger als de operator en eisen dat alle due diligence-documentatie, geolocatiegegevens en referenties worden overlegd.

Boetes bij niet-naleving kunnen zeer hoog zijn: tot €20 miljoen of 4% van de jaaromzet, afhankelijk van de ernst van de overtreding en de waarde van de betrokken producten. Andere gevolgen kunnen zijn inbeslagname van goederen, uitsluiting van openbare aanbestedingen en publicatie van overtredingen. Fouten bij het verzamelen van gegevens, onvolledige verklaringen of het niet reageren op autoriteitsverzoeken kunnen leiden tot deze sancties, ook als de verklaring door een vertegenwoordiger is ingediend.

Het is essentieel dat de niet-EU operator strikte controle houdt over alle gegevens die aan de vertegenwoordiger worden verstrekt en klaar is om snel te reageren op autoriteitsverzoeken. De keuze van een aanbieder die een efficiënte afhandeling van correspondentie en documentatie garandeert, kan het risico op procedurefouten verkleinen, maar neemt de materiële verantwoordelijkheid van de operator niet weg.

Tot slot vereist de regelgeving dat alle documentatie minimaal 5 jaar wordt bewaard, ook na beëindiging van de relatie met de vertegenwoordiger. Het niet bewaren kan als een zelfstandige overtreding worden beschouwd en tot extra boetes leiden.

Praktische scenario's: reële voorbeelden en operationele oplossingen

Om te verduidelijken hoe de EUDR-verplichtingen en de keuze van een vertegenwoordiger in de praktijk werken, volgen drie realistische scenario's:

• Scenario 1: SaaS-bedrijf uit de VS dat koffie importeert in de EU
  Een Amerikaans bedrijf dat rechtstreeks koffie importeert in een EU-lidstaat als primaire operator moet een gemachtigde vertegenwoordiger aanstellen om de due diligence-verklaring in te dienen. De eenvoudigste oplossing is een aanbieder zoals REP27 of Pier Compliance te kiezen, de gevraagde gegevens te leveren en het referentienummer te ontvangen om aan EU-klanten door te geven.
• Scenario 2: Chinese verkoper op Amazon
  Een Chinese verkoper die EUDR-producten rechtstreeks aan EU-consumenten verzendt via Amazon (zonder EU-fulfilment) wordt beschouwd als primaire operator en moet een vertegenwoordiger aanstellen. Als hij echter gebruikmaakt van een Amazon-magazijn in de EU (fulfilment), ligt de operatorrol vaak bij Amazon en is de verkoper niet verplicht een vertegenwoordiger te benoemen.
• Scenario 3: Britse webshop die chocolade exporteert naar de EU
  Een Britse webshop die chocolade (EUDR-afgeleid product) rechtstreeks aan EU-klanten verkoopt, is verplicht een gemachtigde vertegenwoordiger aan te stellen. Als de webshop alleen aan EU-distributeurs verkoopt die de import verzorgen, kan de verplichting bij deze distributeurs liggen.

In alle gevallen is het cruciaal om de positie in de toeleveringsketen nauwkeurig in kaart te brengen en een aanbieder te kiezen die het serviceniveau biedt dat het beste past bij de operationele behoeften en het budget.