E-fakturowanie, oprogramowanie księgowe i podatkowe

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Kto musi wyznaczyć

Dostawcy oprogramowania spoza Unii obsługujący przedsiębiorstwa UE. Mandaty dotyczące e-fakturowania są krajowe i znacznie się różnią: Włochy stosują model rozliczeniowy przez system wymiany, Francja, Polska, Hiszpania i inne wprowadzają własne, a pakiet VAT w erze cyfrowej harmonizuje od 2030 roku.

Progi i wyłączenia

Mandaty obowiązują w każdym państwie członkowskim i są wprowadzane w zależności od wielkości podatnika. E-fakturowanie w zamówieniach publicznych jest obowiązkowe od 2019 roku w całej Unii.

Co musi być na etykiecie

Nie fizyczne. Faktury muszą zawierać obowiązkowe dane VAT, a format musi być zgodny z europejskim standardem EN 16931 lub krajowym schematem, jeśli taki obowiązuje.

Pola na platformach

Akredytacja lub rejestracja jest wymagana w kilku państwach członkowskich do przesyłania faktur, a nabywcy nie przyjmą oprogramowania, które nie może połączyć się z krajową platformą.

Dokumentacja do przechowywania

Artykuł 30 dokumenty obejmujące dane faktur i klientów, oznaczenie zgodnie z artykułem 27, ustalenia dotyczące przechowywania zgodne z krajowym prawem podatkowym, akredytacja z krajowymi platformami oraz certyfikacja punktu dostępu Peppol, jeśli jest używana.

Normy i badania

Testy zgodności z EN 16931 i krajowymi schematami oraz certyfikacja łączności dla odpowiedniej sieci.

Wymogi językowe

Oprogramowanie i wsparcie w języku rynku, a faktury w języku i formacie wymaganym przez krajowy system.

Od kiedy obowiązuje

Zgodnie z krajowym mandatem. Pakiet VAT w erze cyfrowej ustala 2030 rok na zharmonizowane raportowanie cyfrowe, z kilkoma krajowymi mandatami wprowadzanymi wcześniej.

Jak długo przechowywać

Dane faktur przez krajowy okres przechowywania podatkowego, który wynosi od pięciu do jedenastu lat w różnych państwach członkowskich, i który ma pierwszeństwo przed krótszymi instynktami minimalizacji.

Co grozi za brak zgodności

Kary podatkowe spadają na podatnika, a nie na sprzedawcę, ale sprzedawca, którego oprogramowanie nie przesyła poprawnie, ponosi odpowiedzialność umowną i szybko traci rynek. Kary RODO dotyczą strony danych.

Kto egzekwuje

Krajowe organy podatkowe, organy akredytacyjne dla sieci przesyłowych oraz organy ochrony danych.

Gdzie przebiega granica

Okresy przechowywania podatków i minimalizacja RODO działają w przeciwnych kierunkach, a odpowiedzią jest udokumentowany harmonogram przechowywania oparty na obowiązku prawnym, a nie domyślnym. E-fakturowanie transgraniczne oznacza spełnienie kilku krajowych schematów jednocześnie, aż do harmonizacji.

Najczęstsze pytania

Czy istnieje jeden standard e-fakturowania UE?

EN 16931 definiuje model semantyczny, ale krajowe mandaty dodają własne schematy i platformy. Zharmonizowane raportowanie cyfrowe pojawi się z pakietem VAT w erze cyfrowej w 2030 roku.

Jak długo należy przechowywać dane faktur?

Zgodnie z krajowym prawem podatkowym, zazwyczaj od pięciu do jedenastu lat, co jest obowiązkiem prawnym uzasadniającym przechowywanie ponad zwykłą minimalizację.