Europese Verantwoordelijke voor Cosmetica en Parfums: Verordening 1223/2009 en Prijzen 2026

• Wettelijke verplichting: Art. 4 Verordening (EG) 1223/2009
• Verplicht voor alle niet-EU merken die in de EU verkopen
• Verantwoordelijke moet op het etiket vermeld staan
• Prijzen van €539,82 tot €690/jaar (oktober 2026)
• Inclusief: naam op etiket, bewaren PIF, autoriteiten beantwoorden
• Niet nodig als een EU-importeur/distributeur schriftelijk akkoord gaat

Bijgewerkt 21 October 2026 · 6 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 21 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: kernartikelen van Verordening 1223/2009

De Verordening (EG) nr. 1223/2009 regelt de veiligheid en het op de markt brengen van cosmetica binnen de Europese Unie. Artikel 4 bepaalt dat elk cosmetisch product een Verantwoordelijke Persoon moet hebben die in de EU gevestigd is en verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving. Dit kan een natuurlijke of rechtspersoon zijn en diens naam en adres moeten op het etiket staan (art. 19). De Verantwoordelijke Persoon moet:

• Zorgen dat het product veilig is (art. 3)
• Het Product Information File (PIF) 10 jaar bewaren (art. 11)
• Het product vooraf melden via het CPNP-portaal (art. 13)
• Contact houden met autoriteiten en ernstige bijwerkingen melden (art. 23)

Het niet aanstellen leidt tot marktonttrekking, douaneblokkeringen en boetes. Eén Verantwoordelijke Persoon is voldoende voor alle 27 EU-landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. De verordening geldt voor producten die op huid, haar, nagels, lippen en tanden worden aangebracht, inclusief parfums, huidverzorging, make-up, shampoo, zeep, deodorant en tandpasta.

De Verantwoordelijke Persoon is niet verantwoordelijk voor de wetenschappelijke beoordeling (CPSR), die door een gekwalificeerde beoordelaar wordt gedaan. Wel moet hij controleren of de documentatie compleet en conform is voordat het product wordt geaccepteerd.

Hoe kies je een provider: praktische criteria en beslissingsmatrix

De juiste provider kiezen voor de EU Verantwoordelijke Persoon is een strategische beslissing, vooral bij verkoop via meerdere kanalen of landen. Belangrijke praktische criteria zijn:

• Aantal producten en formules: Sommige providers, zoals REP27, geven duidelijk het aantal producten in de basisprijs aan. Anderen werken met offertes op maat.
• Doelmarkten: Verkoop je ook in het VK? Controleer dan of de provider dubbele benoeming (EU+VK) en aparte adressen voor etiket en notificatie aanbiedt.
• Documentbeheer: Wie beheert PIF, CPNP/SCPN notificaties en autoriteitencontact? Sommige providers bieden alleen benoeming, anderen ook ondersteuning bij ingrediënten en claims.
• Taal en support: Personeel dat jouw taal spreekt kan de afhandeling en inspecties vergemakkelijken.

Overweeg ook de mogelijkheid om later van provider te wisselen: de overdraagbaarheid van PIF en notificaties kan doorslaggevend zijn bij groei of wijziging van distributiestrategie.

Wat is inbegrepen in de prijs: gedetailleerde providervergelijking

De gepubliceerde prijzen van providers kunnen sterk verschillen afhankelijk van de inbegrepen diensten. Het is essentieel om te analyseren wat daadwerkelijk is inbegrepen en welke diensten optioneel of uitgesloten zijn. Hieronder een vergelijkende tabel op basis van beschikbare gegevens:

Let op: geen enkele provider stelt de CPSR op, dit blijft de verantwoordelijkheid van de klant. Sommige diensten, zoals juridisch advies over claims of geschillen, kunnen beschikbaar zijn maar alleen tegen extra kosten.

Verborgen kosten en beperkingen: wat providers niet zeggen

Naast de gepubliceerde prijs kunnen er verborgen kosten of contractuele beperkingen zijn die je moet kennen voor je een provider kiest:

• Aantal inbegrepen producten: Sommige providers, zoals REP27, geven het aantal producten/formules aan dat de basisprijs dekt. Anderen rekenen mogelijk extra voor extra producten of latere wijzigingen.
• Uitgesloten diensten: Geen enkele provider stelt de CPSR op: de klant moet een gekwalificeerde externe beoordelaar inschakelen. Bewaring en controle van PIF zijn wel inbegrepen.
• Kosten voor spoed of wijzigingen: Niet altijd duidelijk vermeld. Vraag altijd na of er toeslagen zijn voor spoedmeldingen, tussentijdse producttoevoegingen of documentupdates.
• Aansprakelijkheid en beperkingen: De provider is geen importeur of distributeur en neemt geen wetenschappelijke productveiligheidsverantwoordelijkheid. De verantwoordelijkheid beperkt zich tot documentnaleving en autoriteitencontact.
• Opzegtermijn: Niet altijd gespecificeerd. Informeer altijd naar minimale contractduur of boetes bij wisseling van provider.

Veel providers vermelden niet duidelijk hoe zij omgaan met verzoeken van autoriteiten of consumenten: bij REP27 worden aanvragen binnen 2 werkdagen doorgegeven, andere providers kunnen andere termijnen of kosten hanteren.

Hoe werkt de benoeming: stap voor stap en praktische checklist

De benoeming van de EU Verantwoordelijke Persoon is een gestructureerd proces dat volledige wettelijke naleving garandeert. Hier een praktische stap-voor-stap gids, geldig voor de meeste providers:

1. Vraag een offerte aan: Vul het online formulier van de gekozen provider in met aantal producten, markten en bedrijfsgegevens.
2. Ontvang de aanbieding: De provider bevestigt prijs en inbegrepen diensten (bij REP27 binnen één werkdag).
3. Lever de documentatie aan: Stuur product-/formulelijst, CPSR ondertekend door gekwalificeerde beoordelaar, volledige PIF en etiketschetsen.
4. Onderteken de overeenkomst: Benoeming vindt plaats via elektronische handtekening (REP27 gebruikt eIDAS-handtekening).
5. Ontvang gegevens voor etiket: Direct na ondertekening ontvang je naam en adres voor op verpakking en productsheets.
6. Documentcontrole: De provider controleert CPSR, PIF en etiketten voor acceptatie van elk product.
7. CPNP/SCPN notificatie: De provider (of klant) meldt het product aan op de EU en/of VK portals.
8. Klaar voor verkoop: Pas na bevestiging van notificatie en controle mag het product wettelijk in EU/VK verkocht worden.

Directe checklist:

1. Controleer of jouw EU-importeur/distributeur formeel de rol accepteert
2. Bereid PIF en ondertekende CPSR voor
3. Vraag offerte aan en controleer wat inbegrepen is
4. Rond benoeming af en update etiketten
5. Bewaar alle ontvangstbewijzen en certificaten

Met REP27 kan de benoeming binnen 24 uur na ontvangst van documenten worden afgegeven, maar verkoop is pas toegestaan na volledige controle.

Risico’s, boetes en praktijkvoorbeelden: wat bij niet-naleving?

Het niet benoemen van een EU Verantwoordelijke Persoon brengt concrete risico’s en directe sancties met zich mee. Nationale autoriteiten kunnen:

• Directe marktonttrekking van niet-conforme producten opleggen
• Zendingen bij de douane blokkeren
• Geldboetes opleggen (hoogte afhankelijk van nationale wetgeving)
• Het merk melden bij marketplaces, die producten verwijderen

Drie praktijkvoorbeelden verduidelijken de gevolgen:

• Amerikaanse SaaS die huidverzorging in EU verkoopt: Moet een EU Verantwoordelijke Persoon benoemen, PIF en CPSR voorbereiden, etiketten updaten en product melden bij CPNP. Zonder deze stappen verwijderen Amazon en andere marketplaces de producten en kunnen autoriteiten goederen bij de douane blokkeren.
• Chinese verkoper op Amazon: Ook voor directe verzending aan EU-consumenten is een Verantwoordelijke Persoon nodig. De provider levert naam en adres voor op het etiket, bewaart PIF en regelt notificaties. Zonder dit wordt het product geblokkeerd en riskeert de verkoper sluiting van zijn account.
• Online winkel VK na Brexit: Na Brexit is dubbele benoeming vereist: EU en VK Verantwoordelijke Persoon, met aparte adressen op het etiket en dubbele notificatie (CPNP voor EU, SCPN voor VK). REP27 biedt beide benoemingen in één pakket aan.

Boetes en blokkades zijn ook reëel voor kleine merken of wie monsters distribueert: de wet kent geen uitzonderingen voor hoeveelheid of verkoopkanaal.