Hoeveel Kost het om een EU Verantwoordelijke Persoon voor Cosmetica in te huren?

• Een EU Verantwoordelijke Persoon is verplicht voor merken buiten de EU die cosmetica verkopen binnen de EU (Reg. 1223/2009, Art. 4).
• REP27 — Europe Services, SE: vanaf €690/jaar voor maximaal 5 producten (prijs bevestigd op bronpagina).
• Concurrentieprijzen (2026): €249–$542/jaar, of maandelijkse/eenmalige tarieven.
• Diensten kunnen productnotificaties, documentcontrole of extra producten wel of niet omvatten.
• Niet nodig als uw EU-importeur/distributeur schriftelijk optreedt als Verantwoordelijke Persoon.
• Boetes bij niet-naleving kunnen verkoop blokkeren en leiden tot sancties (Art. 23).

Bijgewerkt 18 October 2026 · 5 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 18 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist (met artikelnummers)

Cosmetische producten die in de EU worden verkocht, vallen onder Verordening (EG) nr. 1223/2009. Deze verordening is strikt en geldt voor elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht, ongeacht waar het merk gevestigd is. De belangrijkste eisen zijn:

• Artikel 4: Elk cosmetisch product moet een Verantwoordelijke Persoon hebben die in de EU is gevestigd. Dit kan een rechtspersoon of natuurlijk persoon zijn. Bij import is de importeur de Verantwoordelijke Persoon, tenzij een andere partij schriftelijk is aangewezen en de rol accepteert.
• Artikel 10: De Verantwoordelijke Persoon moet ervoor zorgen dat elk cosmetisch product een veiligheidsbeoordeling heeft ondergaan en dat er een Cosmetic Product Safety Report (CPSR) is opgesteld door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar.
• Artikel 11: Een Product Information File (PIF) moet worden bewaard op het adres van de Verantwoordelijke Persoon gedurende 10 jaar na het op de markt brengen van de laatste batch van het product.
• Artikel 13: Cosmeticalabels moeten de naam en het adres van de Verantwoordelijke Persoon vermelden, het land van herkomst (indien geïmporteerd) en een volledige ingrediëntenlijst.
• Artikel 16: Elk product moet worden aangemeld via het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) voordat het in de EU wordt verkocht.
• Artikel 23: Lidstaten moeten naleving handhaven en kunnen sancties opleggen en niet-conforme producten van de markt verwijderen.

Deze regels gelden voor alle verkoopkanalen, inclusief webshops, Amazon, Etsy en andere marktplaatsen. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine, handgemaakte of laagvolume merken. De Verantwoordelijke Persoon is het eerste aanspreekpunt voor markttoezichthouders en is verantwoordelijk voor meldingen van ernstige bijwerkingen.

Hoe kies je een aanbieder van een Verantwoordelijke Persoon

De juiste aanbieder kiezen is essentieel voor wettelijke naleving en soepele markttoegang. Belangrijke factoren zijn:

• Prijsstructuur: Sommige aanbieders rekenen per product, per familie of per notificatie. Anderen bieden bundelpakketten voor meerdere producten. Bijvoorbeeld, REP27 — Europe Services, SE rekent €690/jaar voor maximaal 5 producten, terwijl Grüner Baum GmbH €249/jaar rekent voor één productfamilie met laag risico.
• Wat is inbegrepen: Niet alle aanbieders bieden dezelfde diensten. Sommigen leveren alleen de wettelijke aanstelling, anderen ook documentcontrole, CPNP-notificatie, labeltemplates en meldingsrapportage. REP27 omvat productcontrole, notificatieondersteuning en labelblok, terwijl Certified Cosmetics en Eldris deze extras niet specificeren.
• Extra kosten: Vraag altijd na of er extra kosten zijn voor extra producten, spoedcontroles, documentupdates of juridisch advies. Sommige aanbieders rekenen per nieuw product of voor het afhandelen van notificaties.
• Jurisdictie: De aanbieder moet in de EU gevestigd zijn (en in het VK als u daar verkoopt). REP27 biedt EU en VK dekking in één pakket; anderen mogelijk niet.
• Ervaring met verkoopkanalen: Als u verkoopt via Amazon, Etsy of andere marktplaatsen, controleer dan de ervaring van de aanbieder met deze platforms. Eldris benadrukt bijvoorbeeld Amazon-nalevingsondersteuning.

Vraag altijd om een gedetailleerde serviceovereenkomst en verduidelijk alle inbegrepen en uitgesloten diensten voordat u tekent. Heeft u EU en VK dekking nodig, controleer dan of de aanbieder beide kan leveren en of er een gecombineerde prijs is.

Wat de prijs echt omvat

De prijzen voor Verantwoordelijke Persoon diensten variëren sterk en wat inbegrepen is kan per aanbieder verschillen. Let op het volgende:

• Aantal producten/formules gedekt: Sommige pakketten dekken een vast aantal producten (bijv. REP27 dekt tot 5 producten voor €690/jaar), anderen rekenen per productfamilie (Grüner Baum GmbH) of per notificatie.
• CPNP notificatie: Sommige aanbieders verzorgen productnotificaties via het EU-portaal (CPNP) als onderdeel van hun dienst; anderen rekenen extra of verwachten dat u zelf meldt. REP27 biedt aan elk product te melden of dit aan u over te laten.
• PIF beheer en updates: De Verantwoordelijke Persoon moet het Product Information File (PIF) 10 jaar bewaren na de laatste batch. Controleer of updates en documentopslag inbegrepen zijn.
• Labelcontrole en templates: Aanbieders zoals REP27 controleren uw veiligheidsrapport, label en PIF voordat een product wordt geaccepteerd en leveren een labelblok voor directe print. Dit voorkomt dure herlabeling of douaneproblemen.
• Contact met autoriteiten en meldingsrapportage: De Verantwoordelijke Persoon moet reageren op verzoeken van autoriteiten en ernstige bijwerkingen melden. Sommige aanbieders garanderen doorsturen van autoriteitsverzoeken op dezelfde dag (REP27), anderen specificeren geen reactietijden.
• VK-dekking: Bij verkoop in het VK is een aparte VK Verantwoordelijke Persoon nodig. REP27 biedt een gecombineerd EU+VK pakket; check of anderen dat ook doen.

Vraag altijd een specificatie van wat de gepubliceerde prijs omvat en vraag om voorbeelden van documenten en certificaten die u ontvangt. Dit is vooral belangrijk voor Amazon en andere marktplaatsen die verifieerbare documentatie vereisen.

Verborgen kosten en uitsluitingen

Veel merken worden verrast door extra kosten of beperkingen die niet direct duidelijk zijn. Let op het volgende:

• Extra producten: De meeste basispakketten dekken een beperkt aantal producten of formules. Meer producten brengen meestal extra kosten met zich mee. Bij REP27 betaalt u voor extra producten boven het pakket; Grüner Baum GmbH rekent per productfamilie.
• Documentupdates en spoedcontroles: Sommige aanbieders rekenen voor het updaten van PIF, label of veiligheidsrapport of voor versnelde documentcontrole. Vraag altijd naar doorlooptijden en kosten bij spoed.
• Juridisch advies: Juridisch advies over claims, geschillen of regelgeving is zelden inbegrepen. REP27 biedt toegang tot aangesloten advocaten tegen extra kosten; anderen bieden dit mogelijk helemaal niet.
• VK Verantwoordelijke Persoon: Na Brexit is een aparte VK Verantwoordelijke Persoon vereist. Sommige aanbieders bieden dit gecombineerd aan (REP27); anderen als aparte dienst.
• Beëindiging en overdracht: Bij wisselen van aanbieder moet u mogelijk betalen voor documentoverdracht, update notificaties en herlabeling. Opzegtermijnen en aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen gelden; controleer altijd de serviceovereenkomst.

Wat meestal niet inbegrepen is:

• Het opstellen van uw CPSR (veiligheidsrapport) — dit moet door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar worden gedaan.
• Importeur- of distributeursdiensten — de Verantwoordelijke Persoon is niet uw importeur, regelt geen douane en neemt geen eigendom van goederen over.
• Logistiek of opslag — niet inbegrepen in Verantwoordelijke Persoon diensten.

Vraag een volledige lijst van uitsluitingen en schriftelijke bevestiging van alle kosten voordat u tekent.

Hoe de aanstelling werkt: stap voor stap

Het proces van het aanstellen van een EU Verantwoordelijke Persoon is gestructureerd en kan snel worden afgerond als u uw documenten gereed heeft. Zo werkt het in de praktijk:

1. Kies een aanbieder en pakket: Selecteer een aanbieder op basis van uw productaantal, markten (EU, VK of beide) en inbegrepen diensten. Vergelijk gepubliceerde prijzen en verduidelijk wat is inbegrepen.
2. Bereid uw documenten voor: Verzamel uw Cosmetic Product Safety Report (CPSR) per product, Product Information File (PIF) en conceptlabels. De CPSR moet ondertekend zijn door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar; de Verantwoordelijke Persoon stelt deze niet op.
3. Dien bedrijfs- en productgegevens in: Vul het online formulier van de aanbieder in (bijv. REP27’s vijfminutenformulier), inclusief bedrijfsinformatie, productdetails en elektronische handtekening.
4. Beoordeling door aanbieder: De aanbieder controleert uw CPSR, PIF en labels op naleving. Ontbrekende of niet-conforme onderdelen worden per product vermeld. Alleen goedgekeurde producten worden geaccepteerd.
5. Onderteken de aanstelling en betaal: Onderteken de elektronische aanstellingsverklaring en betaal het jaarlijkse bedrag. De aanbieder verstrekt daarna de officiële aanstellingsbrief, certificaat met QR-code en labelblok voor directe print.
6. Productnotificatie: Elk product moet worden aangemeld via het CPNP (EU) en/of SCPN (VK) portaal vóór verkoop. Sommige aanbieders regelen dit voor u; anderen verwachten dat u zelf meldt.
7. Start verkoop: Zodra het product is geaccepteerd en aangemeld, kunt u het verkopen in EU/VK. De Verantwoordelijke Persoon beheert uw PIF en reageert op autoriteitsverzoeken.

Typische doorlooptijd: REP27 kan de aanstelling binnen 24 uur na betaling en formulierindiening verstrekken, maar productgoedkeuring hangt af van de volledigheid van uw documenten.

Risico’s en boetes bij niet-naleving

Het niet aanstellen van een EU Verantwoordelijke Persoon of het niet voldoen aan Verordening (EG) nr. 1223/2009 brengt aanzienlijke risico’s met zich mee:

• Productverwijdering: Marktplaatsen (Amazon, Etsy, etc.) en douane kunnen uw producten uit de verkoop halen of import blokkeren als u geen geldig Verantwoordelijke Persoon certificaat en documentatie kunt tonen.
• Boetes en sancties: Artikel 23 verplicht lidstaten naleving af te dwingen, inclusief sancties bij overtreding. Hoewel specifieke boetes niet in de verordening staan, kunnen autoriteiten aanzienlijke straffen opleggen en verdere verkoop blokkeren.
• Reputatieschade: Niet-naleving kan uw merkreputatie schaden, vooral bij terugroepacties of blokkades aan de grens.
• Verlies van markttoegang: Zonder Verantwoordelijke Persoon mag u cosmetica niet legaal verkopen in de EU of VK. Zelfs gratis monsters of proefverpakkingen gelden als 'op de markt brengen'.

Nalevingschecklist:

1. Controleer of uw importeur/distributeur schriftelijk optreedt als Verantwoordelijke Persoon. Zo niet, stel een onafhankelijke aanbieder aan.
2. Bereid uw CPSR en PIF voor per product.
3. Stel uw Verantwoordelijke Persoon aan en betaal.
4. Update labels met naam en adres van de Verantwoordelijke Persoon.
5. Dien notificaties in (CPNP/SCPN) vóór verkoop.
6. Houd alle documentatie 10 jaar na laatste batch bijgewerkt en toegankelijk.

Falen in een stap kan leiden tot handhavingsmaatregelen. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine merken of lage verkoopvolumes.

Beslissingsmatrix: Wie heeft een EU Verantwoordelijke Persoon nodig?

Deze matrix behandelt de meest voorkomende gevallen. Bij twijfel raadpleeg de tekst van Verordening (EG) nr. 1223/2009 of zoek juridisch advies (niet inbegrepen bij de meeste Verantwoordelijke Persoon diensten).

Wat aanbieders meestal niet zeggen

• CPSR niet inbegrepen: De Verantwoordelijke Persoon stelt uw Cosmetic Product Safety Report (CPSR) niet op. U moet een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar inhuren voor dit cruciale document.
• Geen importeur- of distributeursdiensten: Verantwoordelijke Persoon aanbieders treden niet op als uw importeur, regelen geen douane en nemen geen eigendom van goederen over. Dit is een aparte juridische en logistieke rol.
• Juridisch advies is extra: De meeste aanbieders geven geen juridisch advies over marketingclaims, geschillen of regelgeving. REP27 biedt toegang tot aangesloten advocaten tegen extra kosten.
• Opzegtermijnen en aansprakelijkheidsbeperkingen: Bij beëindiging van de dienst kunnen opzegtermijnen en aansprakelijkheidsbeperkingen gelden. Producten mogen na beëindiging niet meer met de oude Verantwoordelijke Persoon naam worden verkocht.
• Per product of per notificatie kosten: Sommige aanbieders rekenen per product, formule of notificatie. Vraag altijd hoe uw producten worden geteld en wat er gebeurt bij tussentijdse toevoegingen.
• Documentoverdracht bij wissel: Bij wisselen van aanbieder moet u PIF’s overdragen en notificaties en labels updaten. Dit kan tijdrovend zijn en extra kosten met zich meebrengen.

Vraag altijd de volledige serviceovereenkomst en verduidelijk alle voorwaarden voordat u een Verantwoordelijke Persoon aanstelt.

Realistische scenario’s

• Amerikaans SaaS-bedrijf dat cosmetische apparaten aan EU-consumenten verkoopt: Het bedrijf moet voor elk cosmetisch product een EU Verantwoordelijke Persoon aanstellen, een CPSR en PIF voorbereiden en labels updaten met de Verantwoordelijke Persoon gegevens. Het REP27 pakket dekt tot 5 producten voor €690/jaar. Het bedrijf moet ook CPNP notificaties indienen vóór verkoop.
• Chinese Amazon-verkoper die huidverzorging lanceert in Duitsland: De verkoper heeft een EU Verantwoordelijke Persoon nodig, moet veiligheidsrapporten en PIF’s voorbereiden en verpakkingen updaten. REP27 of een vergelijkbare aanbieder kan alle 27 EU-landen met één aanstelling dekken. De verkoper moet elk product op CPNP melden en mag pas verkopen na goedkeuring.
• Britse webshop die na Brexit aan EU verkoopt: De webshop moet zowel een EU als een VK Verantwoordelijke Persoon aanstellen, omdat elk marktgebied een lokale contactpersoon vereist. REP27 biedt een gecombineerd EU+VK pakket. De webshop moet aparte notificaties voorbereiden voor EU (CPNP) en VK (SCPN) en documentatie voor beide markten bijhouden.

Deze scenario’s tonen aan dat de Verantwoordelijke Persoon verplichting geldt ongeacht bedrijfsgrootte of verkoopkanaal. De eenvoudigste compliant route is een onafhankelijke aanbieder aanstellen, alle vereiste documenten voorbereiden en notificatie- en labelstappen volgen vóór verkoop.