Hoe EU Responsible Person aanbieders voor cosmetica en parfums te vergelijken

• EU Responsible Person is verplicht voor alle cosmetica volgens Verordening (EG) 1223/2009, Artikel 4
• Vergelijk op EU vestiging, gepubliceerde prijs, inbegrepen diensten en snelheid van documentatie
• REP27 dekt alle 27 EU-landen en VK (optioneel), vanaf €690/jaar voor maximaal 5 producten
• Aanbieders kunnen per product of voor extra diensten kosten rekenen—controleer altijd de details
• Niet nodig als uw EU-importeur/distributeur schriftelijk instemt om als Responsible Person op te treden

Bijgewerkt 20 October 2026 · 4 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 20 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: Artikel 4, Verordening (EG) 1223/2009

Elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht, moet een aangewezen Responsible Person (RP) hebben die binnen de Europese Unie is gevestigd, zoals bepaald in Artikel 4 van Verordening (EG) 1223/2009. Dit geldt voor alle cosmetica en parfums, ongeacht waar ze worden geproduceerd of verkocht, inclusief online verkoop en verkoop via marktplaatsen zoals Amazon of Etsy. De RP is wettelijk verantwoordelijk voor het waarborgen van de naleving van de EU-wetgeving door het product, waaronder:

• Zorgen dat het product een formele veiligheidsbeoordeling heeft ondergaan (Artikel 10, CPSR)
• Het Product Information File (PIF) minimaal 10 jaar na het op de markt brengen van de laatste batch bewaren (Artikel 11)
• Zorgen dat het product vóór verkoop wordt aangemeld via het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) (Artikel 13)
• Zorgen dat het etiket de juiste informatie bevat, inclusief naam en adres van de RP (Artikel 19)
• Het melden van ernstige bijwerkingen aan de autoriteiten (Artikel 23)

De RP is het eerste aanspreekpunt voor markttoezichthouders en moet snel reageren op verzoeken om informatie of documentatie. Het niet aanstellen van een RP kan leiden tot blokkades bij de douane, verwijdering van producten van marktplaatsen en boetes of handhavingsmaatregelen door nationale autoriteiten. De wet geldt zowel voor B2C als B2B verkoop als het product EU-consumenten bereikt. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine partijen of alleen online verkoop. Als uw EU-importeur of distributeur schriftelijk instemt om als RP op te treden, heeft u geen onafhankelijke aanbieder nodig, maar de meeste merken kiezen voor een onafhankelijke RP om controle over hun producten en naleving te behouden.

Hoe kies je een Responsible Person aanbieder

Het kiezen van de juiste EU Responsible Person aanbieder is cruciaal voor naleving en continuïteit van uw bedrijf. Waar moet u op letten:

• EU vestiging: De aanbieder moet wettelijk in de EU gevestigd zijn. Dit is een wettelijke vereiste—niet-EU entiteiten kunnen niet als RP optreden voor EU-verkopen.
• Dekking: Controleer of de aanbieder alle 27 EU-landen (plus EER-landen) dekt. Sommige dekken slechts één land, wat onvoldoende is voor EU-brede verkoop.
• Gepubliceerde prijs: Zoek naar transparante, gepubliceerde prijzen. Controleer of de prijs per product/formule, per melding is, of alle producten in uw assortiment omvat.
• Inbegrepen diensten: Omvat de prijs PIF beheer, CPNP-melding, label- en CPSR-controle, en optreden als contact met autoriteiten? Is VK-dekking beschikbaar als add-on?
• Proces en snelheid: Hoe snel krijgt u de aanstelling, het certificaat en het labelblok? Is het proces digitaal en efficiënt?
• Uitsluitingen: De meeste aanbieders schrijven uw veiligheidsrapport (CPSR) niet of treden niet op als importeur/distributeur. Juridisch advies is meestal extra. Controleer op duidelijke uitsluitingen in de serviceovereenkomst.

Hieronder een vergelijking van inbegrepen/niet inbegrepen/extra kosten per aanbieder:

Vraag altijd een gedetailleerde offerte en serviceovereenkomst aan voordat u zich verbindt.

Wat de prijs echt omvat en verborgen kosten

Begrijpen wat de gepubliceerde prijs omvat is essentieel om onverwachte kosten te voorkomen. Aanbieders kunnen hun tarieven verschillend structureren:

• Per product versus per assortiment: Sommige aanbieders (zoals REP27) rekenen per aantal producten of formules, waarbij alle maten van dezelfde formule als één product tellen. Anderen rekenen per SKU of per melding.
• Inbegrepen diensten: De gepubliceerde prijs van REP27 omvat alle vereiste RP taken voor maximaal 5 producten: PIF beheer, CPNP melding (optioneel), label/CPSR/PIF controle, contact autoriteiten en melding ernstige bijwerkingen. VK RP is beschikbaar als add-on. Certified Cosmetics en Lexora publiceren jaarprijzen maar specificeren niet of CPNP meldingen of producttoevoegingen halverwege het jaar extra kosten veroorzaken—vraag dit altijd na.
• Verborgen kosten: Let op kosten voor extra producten, CPNP meldingen of wijzigingen halverwege het jaar. Sommige aanbieders rekenen voor documentcontrole, juridisch advies of spoedaanvragen. Controleer altijd het contract op opzegtermijnen, aansprakelijkheidsbeperkingen en overdrachtskosten bij wisseling van aanbieder.

Vraag een volledige specificatie van wat inbegrepen is en wat niet voordat u tekent. Als u uw productlijn wilt uitbreiden of in zowel EU als VK wilt verkopen, verduidelijk dan vooraf de kosten voor toevoegingen.

Hoe de aanstelling werkt: stap voor stap

1. Identificeer producten: Maak een lijst van alle cosmetica en parfums (per formule) die u in de EU/VK wilt verkopen. Let op: meerdere maten van dezelfde formule tellen bij REP27 als één product.
2. Bereid documentatie voor: Verzamel uw Product Information File (PIF) en Cosmetic Product Safety Report (CPSR) voor elk product. De CPSR moet ondertekend zijn door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar—dit wordt niet door de RP gedaan.
3. Vraag offertes aan: Neem contact op met aanbieders en vraag een gedetailleerde offerte. Vraag schriftelijk welke diensten inbegrepen of uitgesloten zijn en welke extra kosten er zijn.
4. Onderteken overeenkomst: Vul het online formulier van de aanbieder in, onderteken de aanstelling/mandaat elektronisch en betaal de factuur. Bij REP27 ontvangt u direct na akkoord het labelblok en certificaat.
5. Dien documentatie in: Upload uw PIF, CPSR en labelontwerp in het portaal van de aanbieder. De RP beoordeelt deze op naleving voordat elk product wordt geaccepteerd.
6. Ontvang bevestiging: Na acceptatie geeft de aanbieder de ondertekende aanstelling, certificaat met QR-code en labelblok uit. U kunt labels printen en voorbereiden voor verkoop.
7. CPNP/SCPN melding: Elk product moet worden aangemeld via het EU CPNP-portaal (en UK SCPN bij verkoop in VK). REP27 kan meldingen voor u indienen of u kunt dit zelf doen.
8. Start verkoop: Producten mogen in de verkoop zodra alle bovenstaande stappen zijn voltooid en de RP het product schriftelijk heeft geaccepteerd.

Met REP27 is het proces digitaal en wordt documentatie snel uitgegeven, zodat u labels kunt printen terwijl veiligheidsrapporten worden afgerond. Vraag bij andere aanbieders naar hun proces en doorlooptijden.

Risico's, boetes en wat er gebeurt als u het overslaat

Het niet aanstellen van een EU Responsible Person brengt aanzienlijke risico's voor uw bedrijf met zich mee:

• Markttoegang: Zonder RP mogen uw producten niet legaal in de EU worden verkocht. Marktplaatsen zoals Amazon en Etsy kunnen uw aanbiedingen verwijderen en de douane kan zendingen blokkeren.
• Handhaving: Nationale autoriteiten kunnen uw producten inspecteren, documentatie opvragen en administratieve maatregelen of boetes opleggen. Voor vergelijkbare rollen (bijv. GDPR Artikel 27) kunnen boetes oplopen tot €10 miljoen of 2% van de wereldwijde omzet. De Responsible Person is het eerste aanspreekpunt voor autoriteiten bij veiligheidsproblemen, terugroepacties of consumentenklachten.
• Reputatie: Niet-naleving kan uw merkreputatie en relaties met distributeurs en retailers schaden. Producten kunnen op uw kosten worden teruggeroepen of vernietigd.
• Operationele vertragingen: Bij constatering van niet-naleving kunt u vertraging oplopen terwijl u een RP aanstelt en etiketten, documentatie en meldingen bijwerkt.

Het aanstellen van een RP is niet optioneel—elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht moet er een hebben. Dit geldt ook voor het VK na Brexit. Als uw EU-importeur of distributeur niet als RP wil optreden, moet u een onafhankelijke aanbieder aanstellen voordat u legaal kunt verkopen.

Beslissingsmatrix: Heeft u een EU Responsible Person nodig?

Deze matrix houdt rekening met bedrijfsgrootte, land en verkoopkanaal. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine merken of alleen online verkoop: als u aan EU-consumenten verkoopt, heeft u een RP nodig.

Checklist: Hoe vandaag een EU Responsible Person aan te stellen

1. Maak een lijst van alle cosmetische producten/formules voor verkoop in EU/VK.
2. Bereid Product Information Files (PIF) en veiligheidsrapporten (CPSR) voor elk product voor.
3. Vraag offertes aan bij minstens twee aanbieders; vraag schriftelijk welke diensten inbegrepen/uitgesloten zijn.
4. Controleer EU vestiging en gepubliceerde prijs van de aanbieder.
5. Onderteken de aanstellings-/mandaatsformulier en dien de vereiste documentatie in.
6. Ontvang aanstelling, certificaat en labelblok.
7. Meld elk product aan op CPNP (EU) of SCPN (VK).
8. Print labels en start verkoop na goedkeuring.

Tip: Als u later producten wilt toevoegen, verduidelijk dan het proces en de kosten voor tussentijdse toevoegingen voordat u tekent.

Wat aanbieders meestal niet zeggen

• Veiligheidsrapport (CPSR): De meeste aanbieders schrijven uw veiligheidsrapport niet. U moet een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar apart inhuren. De RP beoordeelt de CPSR, maar stelt deze niet op.
• Importeur/distributeur rol: De RP treedt niet op als importeur, distributeur of opslag. Zij regelen geen douaneafhandeling of logistiek.
• Extra kosten: Sommige aanbieders rekenen extra voor elke CPNP melding, tussentijdse producttoevoegingen of spoedaanvragen. Vraag altijd om een volledige tarievenlijst.
• Opzegtermijnen en aansprakelijkheid: Contracten kunnen opzegtermijnen, aansprakelijkheidsbeperkingen en vereisten voor overdracht van documentatie bij wisseling van aanbieder bevatten. Lees de serviceovereenkomst zorgvuldig.
• Onafhankelijkheid: Als uw EU-importeur of distributeur bereid is als RP op te treden, heeft u geen onafhankelijke aanbieder nodig. De meeste merken kiezen echter voor een onafhankelijke RP om belangenconflicten te vermijden en controle te behouden.

Realistische scenario's: Welke route naar naleving?

• Amerikaanse SaaS die parfum verkoopt op Amazon EU: Het bedrijf moet een EU Responsible Person aanstellen, een PIF en CPSR voor elk parfum voorbereiden en elk product melden op de CPNP. REP27 kan de RP-dienst leveren, documenten beoordelen en het vereiste labelblok uitgeven. Het bedrijf mag niet verkopen totdat alle stappen voltooid zijn.
• Chinese Amazon-verkoper van huidverzorging: Heeft een EU RP, labelblok, PIF, CPSR en CPNP melding nodig. Bij verkoop in VK ook een UK RP en SCPN melding. REP27 biedt beide diensten als gecombineerd pakket. De verkoper moet zorgen dat alle documentatie klaar is voor productvermelding.
• Britse webshop die aan EU verkoopt: Na Brexit moet de webshop zowel een EU RP als een UK RP aanstellen. REP27 biedt beide met aparte adressen voor labelcompliance. Producten moeten op zowel CPNP als SCPN worden gemeld en verpakkingen moeten worden aangepast.

In alle gevallen is de eenvoudigste nalevingsroute om alle documentatie vooraf te bereiden, een RP aan te stellen die alle vereiste markten dekt en meldingen in te dienen voordat u verkoopt.