Alternatieven voor het inhuren van een EU-verantwoordelijke voor cosmetica

• De EU-wetgeving (Verordening (EG) 1223/2009) verplicht een verantwoordelijke persoon voor alle cosmetica die in de EU worden verkocht.
• Uw EU-importeur of distributeur kan optreden als verantwoordelijke persoon als dit schriftelijk is overeengekomen.
• Onafhankelijke aanbieders bieden deze service aan; prijzen en inbegrepen taken verschillen.
• REP27 — Europe Services, SE: €690/jaar voor maximaal 5 producten, volledige EER-dekking.
• Niet nodig als al uw cosmetica uitsluitend binnen de EU worden gemaakt en verkocht door EU-gevestigde bedrijven.

Bijgewerkt 19 October 2026 · 7 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 19 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: Artikel 4, Verordening (EG) 1223/2009

Verordening (EG) nr. 1223/2009 is het centrale wettelijke kader voor cosmetica in de EU. Artikel 4 vereist dat elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht een aangewezen Verantwoordelijke Persoon (VP) heeft die binnen de EU is gevestigd. Dit is niet optioneel: zonder VP kan de douane goederen in beslag nemen en marktplaatsen zoals Amazon of Etsy zullen listings verwijderen. De VP is wettelijk aansprakelijk voor het waarborgen dat elk product veilig is voor de menselijke gezondheid en volledig voldoet aan alle toepasselijke EU-cosmeticawetgeving.

• Wie kan de Verantwoordelijke Persoon zijn? Voor producten die buiten de EU worden vervaardigd, is de importeur automatisch de VP tenzij een andere binnen de EU gevestigde entiteit schriftelijk wordt aangewezen en de rol accepteert. Dit kan een onafhankelijke aanbieder zijn of een distributeur/importeur, maar de overeenkomst moet expliciet en gedocumenteerd zijn.
• Belangrijkste taken van de Verantwoordelijke Persoon: Het Productinformatiedossier (PIF) 10 jaar bewaren na het op de markt brengen van de laatste batch, zorgen dat het Cosmetic Product Safety Report (CPSR) geldig is en is ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar, controleren of labels en claims voldoen aan de EU-wetgeving, productmeldingen indienen in het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP), en fungeren als contactpunt voor markttoezichthouders. De VP moet ook meldingen van ernstige bijwerkingen behandelen en eventuele noodzakelijke acties coördineren met het merk.
• Vereisten in het VK: Het VK heeft na Brexit vergelijkbare regels aangenomen. Een aparte Verantwoordelijke Persoon gevestigd in Groot-Brittannië is vereist voor producten die daar worden verkocht, en meldingen moeten worden ingediend in het UK SCPN-portaal.

Deze vereisten gelden ongeacht de grootte van het bedrijf, verkoopkanaal of batchgrootte. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine merken of handgemaakte producten. Zelfs één cosmetisch artikel dat naar een EU-consument wordt verzonden, heeft een VP en volledige naleving nodig.

Hoe te kiezen: beslissingsmatrix en praktische scenario's

De juiste Verantwoordelijke Persoon kiezen hangt af van uw bedrijfsmodel, toeleveringsketen en verkoopkanalen. De onderstaande beslissingsmatrix biedt een praktische gids voor verschillende scenario's:

Scenario Voorbeelden:

• Klein Amerikaans indie merk dat huidverzorging op Amazon EU verkoopt: Heeft een EU Verantwoordelijke Persoon nodig. De meeste kiezen een onafhankelijke aanbieder om controle te behouden bij wisseling van distributeurs.
• Chinese contractfabrikant die exporteert naar een EU-distributeur: Als de distributeur schriftelijk instemt om VP te zijn, heeft de fabrikant geen onafhankelijke VP nodig. Zo niet, dan moet er één worden aangesteld.
• UK-gebaseerde webshop die aan zowel EU als VK verkoopt: Heeft zowel een EU VP als een UK VP nodig. Sommige aanbieders, zoals REP27, bieden beide onder één contract aan.

Bevestig altijd de schriftelijke overeenkomst en zorg dat uw toeleveringsketen begrijpt wie wettelijk verantwoordelijk is voor naleving.

Wat de prijs echt omvat: aanbieder vergelijking

De prijzen voor Verantwoordelijke Persoon-diensten variëren per aanbieder, aantal producten en inbegrepen taken. Het is cruciaal te begrijpen wat inbegrepen is, wat niet, en welke diensten extra kosten met zich mee kunnen brengen. Hieronder een gedetailleerde vergelijking op basis van beschikbare gegevens:

Belangrijkste verschillen: De basisprijs van REP27 is gepubliceerd en dekt tot 5 producten, met duidelijke uitsluitingen (CPSR schrijven, juridisch advies, import). Andere aanbieders bieden mogelijk meer praktische nalevingsondersteuning (bijv. PIF- of CPSR-coördinatie) maar publiceren geen prijzen en kunnen extra kosten rekenen voor producttoevoegingen, spoedbeoordelingen of regelgevende reacties. Vraag altijd een volledige prijslijst en verduidelijk wat inbegrepen is voordat u tekent.

Verborgen kosten en uitsluitingen: wat aanbieders meestal niet zeggen

Verantwoordelijke Persoon-diensten bevatten vaak uitsluitingen en mogelijke extra kosten die niet altijd vooraf duidelijk zijn. Waar moet u op letten:

• Veiligheidsrapport (CPSR): De meeste aanbieders, inclusief REP27, schrijven de CPSR niet. U moet een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar inhuren om dit document op te stellen en te ondertekenen. Sommige aanbieders kunnen dit coördineren tegen extra kosten.
• Importeur/Distributeur rol: De Verantwoordelijke Persoon is niet uw importeur of distributeur. Zij regelen geen logistiek, douaneafhandeling of opslag. Dit moet u apart regelen.
• Producttoevoegingen en wijzigingen: Het toevoegen van nieuwe producten of wijzigen van formules/labels kan extra beoordelingskosten met zich meebrengen. Sommige aanbieders rekenen per product of voor spoedbeoordelingen.
• Juridisch advies: Juridisch advies over claims of geschillen is meestal niet inbegrepen en wordt apart gefactureerd via aangesloten advocaten.
• Opzegtermijnen en aansprakelijkheidsbeperkingen: Deze staan vaak alleen in het contract. Bijvoorbeeld, de overeenkomst van REP27 stelt dat u verantwoordelijk blijft voor productveiligheid, terwijl zij alleen compliance en communicatie met autoriteiten afhandelen voor geaccepteerde producten.

Vraag altijd het volledige servicecontract op en verduidelijk alle uitsluitingen en mogelijke extra kosten voordat u een aanbieder aanstelt.

Hoe de aanstelling werkt: stap-voor-stap gids

Het aanstellen van een Verantwoordelijke Persoon is een gestructureerd proces. Hier een praktische stap-voor-stap gids, met details gebaseerd op aanbiederpraktijken en wettelijke eisen:

1. Beoordeel uw behoefte: Bevestig dat uw bedrijf niet in de EU of VK is gevestigd. Bepaal of uw EU-importeur/distributeur als Verantwoordelijke Persoon optreedt (zorg voor schriftelijke bevestiging).
2. Kies een aanbieder: Vergelijk aanbieders op basis van gepubliceerde prijzen, inbegrepen diensten en uw productlijn omvang. Overweeg of u zowel EU- als VK-dekking nodig heeft.
3. Verzamel documentatie: Bereid het Productinformatiedossier (PIF), het Cosmetic Product Safety Report (CPSR) ondertekend door een gekwalificeerde beoordelaar, en conforme labels voor. Sommige aanbieders beoordelen en helpen bij het invullen van deze dossiers tegen een vergoeding.
4. Vul het formulier van de aanbieder in: Dien bedrijfsgegevens, productinformatie en elektronische handtekeningen in zoals vereist. Bijvoorbeeld, REP27 verstrekt een aanwijzing, certificaat en labelblok na een vijf minuten durend formulier en beoordeling.
5. Beoordeling door aanbieder: De aanbieder beoordeelt uw CPSR, PIF en labels. Alleen producten die door de beoordeling komen worden geaccepteerd; u ontvangt een ondertekende aanwijzing en certificaat met QR-code voor verificatie.
6. Melding: De aanbieder (of u) dient productmeldingen in bij het CPNP (EU) of SCPN (VK) portaal voordat producten te koop worden aangeboden.
7. Marktlancering: Zodra alle stappen zijn voltooid, kunnen uw producten legaal worden verkocht in de EU/VK met de naam en het adres van de aanbieder op het label.

Gedurende het proces fungeert de aanbieder als contactpunt voor autoriteiten, onderhoudt uw PIF en behandelt regelgevende verzoeken en ernstige bijwerkingen. Bij wisseling van aanbieder zorgt u voor een soepele overdracht van alle dossiers en meldingen.

Risico's en boetes: wat gebeurt er als u niet voldoet

Het niet aanstellen van een Verantwoordelijke Persoon of het niet naleven van Verordening (EG) 1223/2009 brengt aanzienlijke risico's met zich mee:

• Douane en marktplaatsen: Zonder Verantwoordelijke Persoon kan de douane uw goederen aan de grens in beslag nemen en verwijderen online marktplaatsen zoals Amazon, Etsy en eBay uw listings. Dit kan uw bedrijf van de ene op de andere dag stilleggen.
• Regelgevende boetes: Nationale autoriteiten kunnen boetes opleggen, productterugroepingen bevelen of recalls eisen. De Verantwoordelijke Persoon is wettelijk aansprakelijk voor naleving, maar de merkhouder blijft verantwoordelijk voor productveiligheid. Hoewel specifieke boetebedragen voor cosmetica niet in de beschikbare data staan, kunnen de gevolgen markttoegangverlies en reputatieschade omvatten.
• Productterugroepingen en verboden: Als producten niet-compliant of onveilig worden bevonden, kunnen autoriteiten recalls of verkoopverboden opleggen. De Verantwoordelijke Persoon moet de reactie coördineren en ernstige bijwerkingen melden.
• Juridische aansprakelijkheid: De Verantwoordelijke Persoon is het eerste aanspreekpunt voor autoriteiten, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor productveiligheid en claims ligt bij de merkhouder. Contracten kunnen de aansprakelijkheid van de aanbieder beperken, dus controleer deze voorwaarden zorgvuldig.

Samengevat: het overslaan van deze verplichting is het risico niet waard — naleving is verplicht voor elk cosmetisch product dat door een niet-EU/UK bedrijf op de EU- of VK-markt wordt gebracht.

Realistische scenario's: welke route is het eenvoudigst en compliant?

Hieronder drie realistische scenario's ter illustratie van hoe de Verantwoordelijke Persoon-vereiste geldt en wat de eenvoudigste compliant route is:

• Scenario 1: Amerikaans SaaS-bedrijf met een beauty-app (geen fysieke producten)
  Geen Verantwoordelijke Persoon nodig. De wet geldt alleen voor fysieke cosmetica. Het bedrijf moet wel controleren of er geen nevenproducten (bijv. merkcrèmes) gepland zijn.
• Scenario 2: Chinese Amazon-verkoper die huidverzorging naar EU-consumenten verzendt
  Moet een EU Verantwoordelijke Persoon aanstellen tenzij de EU-importeur/distributeur schriftelijk instemt met deze rol. De meeste verkopers gebruiken een onafhankelijke aanbieder zoals REP27, omdat dit hen controle geeft over hun listings en onafhankelijkheid van één distributeur. Het proces: aanbieder kiezen, CPSR en PIF verzamelen, formulier invullen, documenten indienen, aanwijzing en labelblok ontvangen. Producten melden op CPNP vóór verkoop.
• Scenario 3: UK-webshop die aan zowel EU als VK verkoopt
  Heeft zowel een EU Verantwoordelijke Persoon (voor de EU-markt) als een UK Verantwoordelijke Persoon (voor Groot-Brittannië) nodig. Sommige aanbieders, zoals REP27, bieden beide diensten onder één gecombineerd plan aan. Het proces is vergelijkbaar: documentatie verzamelen, formulieren voor EU en VK invullen, en meldingen indienen in zowel CPNP als SCPN portals.

In alle gevallen is naleving niet optioneel, en de eenvoudigste route is een aanbieder met duidelijke prijzen en stapsgewijze begeleiding te gebruiken.

Checklist: zo stelt u vandaag een EU Verantwoordelijke Persoon aan

1. Bevestig dat uw bedrijf niet in de EU of VK is gevestigd.
2. Controleer of uw EU-importeur/distributeur als Verantwoordelijke Persoon optreedt (zorg voor schriftelijke bevestiging).
3. Zo niet, kies een onafhankelijke aanbieder (zie vergelijkende tabel hierboven).
4. Verzamel benodigde documentatie: CPSR (ondertekend door een gekwalificeerde beoordelaar), PIF en conforme labels.
5. Vul het onboardingformulier van de aanbieder in en onderteken het mandaat.
6. Dien alle documenten in voor beoordeling.
7. Ontvang aanwijzingscertificaat en labelblok voor uw verpakking.
8. Dien CPNP (EU) of SCPN (VK) melding in — dit kan door u of uw aanbieder worden gedaan.
9. Start met verkopen in de EU/VK zodra goedgekeurd, met naam en adres van de aanbieder op het label.
10. Behoud voortdurende naleving: update de Verantwoordelijke Persoon bij formule-, labelwijzigingen of producttoevoegingen.

Het volgen van deze checklist zorgt ervoor dat uw cosmetica legaal op de EU- en VK-markten worden gebracht zonder onderbreking.