Goedkoopste EU Responsible Person Diensten voor Niet-EU Merken (2026)

• Garay Quality biedt de laagste gepubliceerde prijs: €150/jaar (tot 5 SKU's)
• EU GPSR: €199/jaar, inclusief contact met autoriteiten en ondersteuning
• Grüner Baum GmbH: €249/jaar voor één laag-risico productfamilie
• REP27 — Europe Services, SE: €690/jaar voor tot 5 cosmetica, dekt alle 27 EU-landen
• Prijzen en inbegrepen diensten verschillen per aanbieder, producttype en ondersteuningsniveau

Bijgewerkt 18 October 2026 · 8 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 18 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: EU Responsible Person voor niet-EU merken

De EU-wetgeving is duidelijk: de meeste niet-EU merken die consumentenproducten in de EU verkopen, moeten een EU Responsible Person (RP) aanstellen voordat goederen op de markt worden gebracht. De belangrijkste wettelijke basis is:

• Cosmetica: Artikel 4 van Verordening (EG) 1223/2009
• Algemene producten: Artikel 16 van Verordening (EU) 2023/988 (GPSR)

Voor cosmetica moet elk product een RP hebben gevestigd in de EU. Voor algemene consumentenproducten vereist de GPSR (verplicht sinds 13 december 2024) een RP voor de meeste niet-voedingsmiddelen, inclusief handgemaakte artikelen. De naam en het adres van de RP moeten op de verpakking of in online vermeldingen staan. Het niet aanstellen van een RP kan leiden tot blokkades bij de douane, verwijdering van Amazon/Etsy/eBay en aanzienlijke boetes. Bijvoorbeeld, onder GDPR Artikel 27 (voor gegevensverwerkers) kunnen boetes oplopen tot €10 miljoen of 2% van de wereldwijde omzet; onder GPSR zijn boetes afhankelijk van nationale autoriteiten en kunnen streng zijn.

De taken van de RP omvatten:

• Het bewaren van het Product Information File (PIF) of technische documentatie gedurende 10 jaar
• Controleren of veiligheidsbeoordelingen en documentatie aanwezig zijn
• Samenwerken met autoriteiten bij terugroepacties, incidenten en corrigerende maatregelen
• Risico’s melden aan autoriteiten via de Safety Business Gateway

Samengevat, als u een niet-EU merk bent dat direct aan EU-consumenten verkoopt, heeft u vrijwel zeker een EU Responsible Person nodig. Als uw EU-importeur of distributeur formeel schriftelijk de RP-rol accepteert, hoeft u er mogelijk zelf geen aan te stellen.

Hoe kiest u een EU Responsible Person aanbieder

Het kiezen van de juiste EU Responsible Person aanbieder is cruciaal voor compliance, kostenbeheersing en soepele markttoegang. Zo maakt u een geïnformeerde keuze:

• Prijsstructuur: Vergelijk jaarlijkse kosten, kosten per product/SKU en eventuele opstart- of meldingskosten. Bijvoorbeeld, Garay Quality biedt €150/jaar voor tot 5 SKU's, terwijl REP27 €690/jaar rekent voor tot 5 cosmetica, maar dan met bredere dekking en meer functies.
• Wat is inbegrepen: Controleer of de prijs alle 27 EU-landen dekt, documentbeoordeling, correspondentie met autoriteiten, ondersteuning bij incidenten en productmeldingen. Sommige aanbieders, zoals REP27, bieden aanstellingsbrieven, certificaten, labelblokken en vigilance-rapportage. Anderen beperken het aantal autoriteitsverzoeken of rekenen extra voor documentbeoordeling.
• Producttype & volume: Sommige aanbieders zijn gespecialiseerd in cosmetica (bijv. REP27), anderen dekken een breder assortiment. Garay Quality en EU GPSR zijn geschikt voor algemene consumentenproducten. Heeft u een groot of groeiend assortiment, controleer dan de prijsstelling voor extra SKU's.
• Ondersteuning & communicatie: Overweeg taalopties, dashboardtoegang (Eldris biedt dashboard en certificaatbeheer) en reactietijden op autoriteitsverzoeken. REP27 belooft doorzending van autoriteitsverzoeken op dezelfde werkdag.
• Verborgen kosten: Vraag altijd naar kosten voor extra SKU's, autoriteitsreacties buiten de inbegrepen limiet of productmeldingen. Grüner Baum GmbH bijvoorbeeld omvat slechts één autoriteitscorrespondentie per jaar.

Hier een praktische vergelijkende tabel:

Vraag altijd een volledige specificatie op voordat u tekent.

Wat de prijs echt omvat (en verborgen kosten)

De gepubliceerde prijzen van aanbieders kunnen misleidend zijn als u niet controleert wat er daadwerkelijk is inbegrepen. Hierop moet u letten:

• Dekking: Dekt de vergoeding alle 27 EU-landen, of slechts één? REP27 dekt de hele EU/EEA voor cosmetica in één aanstelling; anderen dekken mogelijk slechts één land of rekenen extra voor meerdere markten.
• Aantal producten: Garay Quality's €150/jaar dekt tot 5 SKU's. Grüner Baum GmbH's €249/jaar dekt slechts één laag-risico productfamilie. REP27's €690/jaar dekt tot 5 cosmetica, met duidelijke regels over wat als product telt (verschillende maten van dezelfde formule tellen als één).
• Meldingen: Sommige aanbieders doen productmeldingen (bijv. CPNP voor cosmetica) voor u, anderen verwachten dat u dit zelf doet of rekenen extra. REP27 kan meldingen indienen of u kunt dat zelf doen.
• Correspondentie met autoriteiten: Grüner Baum GmbH omvat slechts één correspondentie met markttoezichthouder per contractjaar; extra verzoeken kunnen kosten met zich meebrengen. REP27 stuurt alle autoriteitsverzoeken dezelfde werkdag door, maar fungeert niet als importeur of distributeur.
• Documentbeoordeling: Sommige aanbieders beoordelen uw technische documentatie of veiligheidsrapporten voordat ze de RP-rol accepteren; anderen niet. REP27 beoordeelt uw CPSR, PIF en labels vooraf.
• Ondersteuning bij incidenten: Garay Quality en REP27 bieden ondersteuning bij incidenten en terugroepacties, maar omvang en snelheid kunnen verschillen.
• UK-optie: REP27 biedt een gecombineerde EU+UK regeling (prijs op aanvraag), handig voor merken die in beide markten verkopen. De meeste aanbieders nemen UK-dekking niet op in de basisprijs.

Vraag altijd naar:

• Kosten voor het toevoegen van producten halverwege het jaar
• Vergoedingen voor extra autoriteitsverzoeken of incidentrespons
• Overdrachtskosten bij wisselen van aanbieder
• Opzegtermijnen

Transparantie verschilt, lees daarom de voorwaarden zorgvuldig en vraag uitleg over elk punt dat met “Op aanvraag” is gemarkeerd.

Hoe de aanstelling werkt: stap voor stap

Het proces van het aanstellen van een EU Responsible Person is eenvoudig maar moet nauwkeurig worden gevolgd voor compliance. Hier een stapsgewijze gids, gebaseerd op praktijk van aanbieders en wettelijke eisen:

1. Bepaal uw verplichting: Gebruik de beslismatrix hieronder om te bevestigen of u een EU RP nodig heeft. De meeste niet-EU merken die B2C in de EU verkopen, hebben dat nodig.
2. Verzamel documentatie: Bereid uw Product Information File (PIF) voor cosmetica voor, of technische dossier voor andere producten. Voor cosmetica heeft u ook een Cosmetic Product Safety Report (CPSR) nodig, ondertekend door een gekwalificeerde beoordelaar.
3. Kies een aanbieder: Vergelijk aanbieders op prijs, dekking en inbegrepen diensten. Houd rekening met producttype, aantal SKU's en ondersteuningsbehoefte.
4. Vraag een offerte aan of meld u aan: De meeste aanbieders bieden online aanmelding of een offerteformulier. REP27 geeft een offerte binnen 2 minuten; anderen vragen mogelijk meer gegevens.
5. Dien bedrijfs- en productgegevens in: Vul het formulier van de aanbieder in met uw bedrijfs-, product- en documentatiegegevens. REP27 vereist een formulier van vijf minuten en elektronische handtekening.
6. Beoordeling door aanbieder: De aanbieder beoordeelt uw documentatie. REP27 controleert uw CPSR, PIF en labels voordat producten worden geaccepteerd. Ontbreekt iets, dan ontvangt u een duidelijke lijst met eisen.
7. Aanstelling en documentatie: Na acceptatie ontvangt u een ondertekende aanstellingsbrief, certificaat (vaak met QR-code) en labelblok voor verpakking en vermeldingen.
8. Werk verpakking en vermeldingen bij: Voeg naam en adres van de Responsible Person toe aan productlabel, verpakking en online vermeldingen zoals wettelijk vereist.
9. Productmeldingen: Voor cosmetica dient u CPNP-meldingen in (of laat dit door uw aanbieder doen). Voor andere producten zorgt u dat alle technische documentatie klaar is voor autoriteiten.
10. Start verkoop: Zodra alle stappen zijn voltooid, mogen uw producten legaal in de EU worden verkocht. Bewaar alle documentatie 10 jaar na verkoop van de laatste batch.

Checklist voor kopers:

1. Bevestig of u een EU Responsible Person nodig heeft (zie beslismatrix hieronder)
2. Verzamel productdocumentatie (PIF, CPSR, technisch dossier)
3. Vergelijk aanbieders op prijs en inbegrepen diensten
4. Controleer op verborgen kosten of kosten per product
5. Onderteken overeenkomst en dien documentatie in
6. Werk labels en vermeldingen bij
7. Bewaar dossiers 10 jaar na laatste verkoop

Beslismatrix:

Risico's, boetes en wat aanbieders meestal niet zeggen

Risico's van niet-naleving: Het niet aanstellen van een EU Responsible Person brengt ernstige gevolgen met zich mee:

• Douane blokkades: Zendingen zonder juiste documentatie kunnen worden vastgehouden of vertraagd aan de EU-grens.
• Verwijdering van marktplaatsen: Amazon, eBay en Etsy verwijderen producten zonder geldige EU Responsible Person.
• Boetes: Onder GDPR Artikel 27 kunnen boetes oplopen tot €10 miljoen of 2% van de wereldwijde omzet. GPSR-boetes worden vastgesteld door nationale autoriteiten en kunnen aanzienlijk zijn.
• Terugroepacties en juridische stappen: Zonder RP kunt u geconfronteerd worden met verplichte terugroepacties of verbod op EU-markten.

Wat aanbieders meestal niet zeggen:

• Aansprakelijkheidsbeperkingen: Veel aanbieders beperken hun aansprakelijkheid voor compliance-fouten in hun voorwaarden. Controleer altijd de serviceovereenkomst.
• Opzegtermijnen: Sommige aanbieders vereisen een opzegtermijn om het contract te beëindigen of uw PIF over te dragen aan een nieuwe RP.
• Extra kosten: Kosten voor extra SKU's, autoriteitsverzoeken of incidentbeheer komen vaak voor maar worden niet altijd gecommuniceerd. Grüner Baum GmbH omvat bijvoorbeeld slechts één autoriteitscorrespondentie per jaar.
• Uitsluitingen van scope: De meeste aanbieders fungeren niet als importeur of distributeur. REP27 koopt, slaat of verzendt producten niet.
• Documentvoorbereiding: De RP schrijft uw veiligheidsrapport (CPSR) of technisch dossier niet. U moet deze aanleveren, ondertekend door een gekwalificeerde beoordelaar.
• UK-dekking: Meestal niet inbegrepen in de basisprijs. REP27 biedt een gecombineerde EU+UK optie, maar de meeste anderen niet.

Lees altijd de voorwaarden en vraag verduidelijking over elk punt voordat u tekent. Vraag een kopie van de serviceovereenkomst en een volledige specificatie van inbegrepen en uitgesloten diensten.

Realistische scenario’s: wat te doen

1. Amerikaans SaaS-bedrijf dat cosmetica aan EU-consumenten verkoopt: Volgens Verordening (EG) 1223/2009 moet u een EU Responsible Person aanstellen. Goedkoopste optie voor tot 5 SKU's: Garay Quality (€150/jaar); REP27 voor cosmetica biedt volledige EU-dekking, labelbeoordeling en contact met autoriteiten voor €690/jaar. Wilt u uitbreiden naar het VK, dan kan REP27 ook als UK Responsible Person optreden (gecombineerde prijs op aanvraag).
2. Chinese Amazon-verkoper (speelgoed, gadgets): Volgens GPSR moet u een EU Responsible Person aanstellen voordat u op Amazon verkoopt of naar de EU verzendt. Garay Quality en EU GPSR zijn de goedkoopste opties, maar controleer of uw producttype gedekt is en of u extra ondersteuning nodig heeft voor meldingen of incidenten. Zorg dat de RP-gegevens op uw product en Amazon-vermelding staan vóór verzending.
3. Britse webshop die eigen huidverzorging aan EU verkoopt: Na Brexit heeft u zowel een EU als een UK Responsible Person nodig. REP27 biedt beide diensten (gecombineerde prijs op aanvraag), zodat u één aanbieder voor beide markten kunt gebruiken. Alternatief is aparte aanbieders voor elk gebied. Zorg dat uw verpakking zowel EU- als UK RP-gegevens toont en dat meldingen worden ingediend in zowel CPNP (EU) als SCPN (VK) portals.

Volg in alle gevallen de aanstellingschecklist, houd documentatie gereed en verduidelijk alle kosten en voorwaarden vóór inschrijving. Naleving is niet optioneel—markttoegang en juridische bescherming hangen ervan af.