Wat kost het om een Europese Verantwoordelijke voor cosmetica aan te stellen?

• Wettelijke verplichting om cosmetica in de EU te verkopen (Art. 4 Verord. 1223/2009)
• Prijzen van €390 tot €690/jaar voor basispakketten (oktober 2026)
• Inbegrepen diensten: naam en adres op etiket, beheer PIF, CPNP-notificaties
• Sommige leveranciers bieden ook ondersteuning voor het Verenigd Koninkrijk
• Let op extra kosten voor nieuwe producten of aanvullende diensten
• Niet nodig als een EU-importeur/distributeur de rol schriftelijk accepteert

Bijgewerkt 24 October 2026 · 6 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 24 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat de wet vereist: verplichting van de Verantwoordelijke Persoon

Verordening (EG) nr. 1223/2009 regelt de veiligheid van cosmetica binnen de Europese Unie. Artikel 4 bepaalt dat elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht een Verantwoordelijke Persoon moet hebben die in de Unie is gevestigd. Deze persoon kan een natuurlijke of rechtspersoon zijn, maar moet formeel worden aangewezen en schriftelijk de rol accepteren. De verplichting geldt voor:

• Alle producenten en importeurs gevestigd buiten de EU
• Iedereen die cosmetica op de Europese markt brengt, ook via marktplaatsen zoals Amazon, Etsy of eBay

De Verantwoordelijke Persoon garandeert:

• Dat het product voldoet aan alle bepalingen van de Verordening
• Beschikbaarheid van de technische documentatie (Product Information File, PIF)
• Notificatie van het product via het CPNP-portaal vóór verkoop
• Vermelding van eigen naam en adres op het etiket (Art. 19)
• Beheer van mogelijke ernstige bijwerkingen en melding aan autoriteiten (Art. 23)

Sancties bij het niet aanstellen omvatten boetes, productterugroepingen en directe juridische aansprakelijkheid. Marktplaatsen kunnen advertenties zonder Verantwoordelijke Persoon verwijderen. De verplichting geldt ook voor producten die als monsters of promoties worden verkocht, niet alleen voor commerciële verkoop.

Het is niet nodig voor elk EU-land een aparte Verantwoordelijke Persoon te benoemen: één enkele aanstelling dekt alle 27 lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Hoe kies je de juiste leverancier: praktische criteria en gedetailleerde vergelijking

De keuze van een leverancier voor de Verantwoordelijke Persoon cosmetica moet worden gebaseerd op verschillende praktische factoren:

• Aantal producten/formules: De meeste leveranciers rekenen hogere tarieven naarmate het aantal formules toeneemt. Bijvoorbeeld, REP27 biedt pakketten voor 5 of 20 producten, terwijl Cosmeply per product factureert.
• Geografische dekking: Als je ook in het Verenigd Koninkrijk verkoopt, controleer dan of de leverancier een gecombineerd EU+VK pakket aanbiedt. REP27 biedt deze optie.
• Inbegrepen diensten: Sommige providers bieden documentcontrole (CPSR, PIF, etiket), PIF-bewaring, CPNP/SCPN notificatie en autoriteitsreacties. Anderen beperken zich tot de formele rol of bieden alleen een documentatieplatform (Cosmeply).
• Kostentransparantie: Let op extra kosten voor productuitbreiding, juridische adviezen of complexe verzoeken.
• Ervaring en herkenning: Een door marktplaatsen en autoriteiten erkende provider kan verkoop en inspecties vereenvoudigen.

Vergelijkingstabel diensten:

Samengevat: wie een kant-en-klare oplossing zoekt, kiest leveranciers met documentcontrole en volledige ondersteuning, terwijl wie zelf de regie wil houden platforms zoals Cosmeply kan overwegen.

Wat is inbegrepen in de prijs en mogelijke verborgen kosten: praktische analyse

De gepubliceerde prijs van leveranciers van de Verantwoordelijke Persoon cosmetica omvat doorgaans:

• Naam en adres voor op het etiket, geldig voor alle 27 EU-landen (en VK indien van toepassing)
• Bewaring en onderhoud van het Product Information File (PIF) gedurende minimaal 10 jaar na laatste marktintroductie
• Reactie op verzoeken van bevoegde autoriteiten, inclusief overdracht van documentatie
• Ondersteuning bij CPNP-notificatie (en SCPN voor VK, indien inbegrepen)
• Documentcontrole (CPSR, PIF, etiket) voorafgaand aan acceptatie van het product (waar van toepassing, zoals bij REP27)
• Aanstelling certificaat, vaak met publieke verificatie via QR-code

Er zijn echter mogelijke verborgen kosten om rekening mee te houden:

• Productuitbreiding: Bij overschrijding van de pakketlimiet (bijv. meer dan 5 of 20 producten) rekenen de meeste leveranciers een jaarlijkse toeslag proportioneel aan het aantal extra producten.
• Juridische diensten: Advies over reclameclaims of geschillenbeheer is vrijwel nooit inbegrepen en wordt apart aangeboden.
• Opstellen CPSR: Geen enkele van de geanalyseerde leveranciers stelt het Cosmetic Product Safety Report op; dit vereist een gekwalificeerde safety assessor.
• Beheer complexe verzoeken: Sommige providers kunnen extra kosten rekenen voor bijzonder arbeidsintensieve procedures of spoedaanvragen.
• Diensten voor Zwitserland: Zwitserse dekking is niet inbegrepen; REP27 biedt een gratis vrijstellingsbeoordeling, maar fungeert niet als Zwitserse vertegenwoordiger.

Controleer altijd vóór ondertekening:

• Aantal producten/formules inbegrepen in de basisprijs
• Manier van toevoegen van nieuwe producten
• Termijnen en voorwaarden voor opzegging en overdracht van PIF

Hoe werkt de aanstelling: stap voor stap, checklist en realistische tijdlijnen

Het proces voor het aanstellen van een Verantwoordelijke Persoon cosmetica volgt een reeks praktische stappen, vaak gedigitaliseerd door de belangrijkste leveranciers:

1. Offerteaanvraag: Vul het online formulier van de gekozen provider in, met aantal producten, doelmarkten (EU/VK) en bedrijfsgegevens.
2. Beoordeling en aanbod: Ontvang een gedetailleerde offerte met jaarlijkse kosten gebaseerd op het aantal producten/formules.
3. Gegevens invullen en documenten aanleveren: Lever informatie over bedrijf, producten en technische documentatie (CPSR, PIF, etiket). Bij REP27 duurt het formulier circa 5 minuten.
4. Documentcontrole: De provider controleert volledigheid en conformiteit van documenten. Eventuele tekortkomingen worden direct gemeld.
5. Aanstelling en certificaat: Na goedkeuring van documenten ontvang je de ondertekende aanstelling en het certificaat met QR-code. Bij REP27 kan dit binnen 24 uur na betaling en ontvangst van gegevens.
6. Etiketten drukken: Je kunt direct naam en adres van de Verantwoordelijke Persoon op verpakkingen en online listings drukken.
7. CPNP/SCPN notificatie: De notificatie moet vóór verkoop worden afgerond. Sommige providers regelen dit direct, anderen laten dit aan de klant over.
8. Start verkoop: Pas na notificatie en goedkeuring mag je legaal verkopen binnen de EU (en VK indien van toepassing).

Praktische checklist voor vandaag:

1. Controleer of een EU-importeur/distributeur formeel de rol accepteert (zo ja, geen externe provider nodig)
2. Zo nee, kies een provider op basis van dekking, diensten en kosten
3. Bereid CPSR en PIF voor elk product/formule voor
4. Vul de vereiste formulieren van de provider in
5. Wacht op bevestiging en ontvang de aanstelling
6. Druk etiketten en werk online listings bij
7. Zorg dat elk product vóór verkoop is genotificeerd

Met gestructureerde leveranciers zoals REP27 kan het proces binnen enkele dagen worden afgerond als de documentatie al klaar is. Verkoop is alleen toegestaan na controle en notificatie CPNP/SCPN.

Risico's en sancties bij het niet aanstellen: wat kan er echt gebeuren

Het niet aanstellen van een Verantwoordelijke Persoon brengt concrete risico's en zware sancties met zich mee:

• Boetes: Autoriteiten kunnen aanzienlijke bestuurlijke boetes opleggen. Hoewel het bedrag per land verschilt, kan niet-naleving duur uitpakken en reputatieschade veroorzaken.
• Terugroeping of blokkade van producten: Cosmetica zonder aangewezen Verantwoordelijke Persoon mogen niet legaal in de EU worden verkocht. Autoriteiten kunnen marktterugroeping of douaneblokkeringsmaatregelen opleggen.
• Marktplaatsen: Amazon, Etsy, eBay en anderen vereisen de aanwezigheid van een Verantwoordelijke Persoon op het etiket en in productdata. Bij afwezigheid worden advertenties automatisch verwijderd.
• Juridische aansprakelijkheid: Bij ernstige bijwerkingen is de Verantwoordelijke Persoon direct aansprakelijk tegenover autoriteiten en consumenten. Het ontbreken van een aangewezen persoon brengt directe juridische risico's voor het bedrijf met zich mee.
• Steekproefscontroles: Autoriteiten voeren periodieke controles uit op producten en documentatie. Het niet kunnen tonen van het PIF of CPNP-notificatie kan leiden tot onmiddellijke sancties.

Sancties gelden niet alleen voor verkoop, maar ook voor distributie van monsters of producten op beurzen en promoties. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de producent: ook importeurs en distributeurs kunnen betrokken worden als onduidelijk is wie de Verantwoordelijke Persoon is.

Samengevat kan het niet aanstellen de toegang tot de Europese markt blokkeren en leiden tot kosten en risico's die veel hoger zijn dan de prijs van de dienst.

Beslissingsmatrix: wie heeft de dienst echt nodig?

Niet alle bedrijven hebben een externe provider nodig voor de Verantwoordelijke Persoon. Hier een beslissingsmatrix gebaseerd op praktijkgevallen:

In de praktijk is altijd een Verantwoordelijke Persoon nodig voor elk product dat op de EU-markt wordt gebracht, tenzij een importeur of distributeur formeel de rol accepteert en op het etiket vermeld staat.

Wat providers vaak niet zeggen: uitsluitingen, beperkingen en voorwaarden

• Opstellen CPSR: Geen enkele van de geanalyseerde providers stelt het Cosmetic Product Safety Report op: dit is de verantwoordelijkheid van de klant om een gekwalificeerde safety assessor in te schakelen. Documentcontrole van CPSR is wel inbegrepen in sommige pakketten (bijv. REP27).
• Juridisch advies: Ondersteuning bij reclameclaims of juridische geschillen is niet inbegrepen in basispakketten. Sommige providers (zoals REP27) bieden advies via aangesloten advocaten, maar tegen aparte kosten.
• Kosten voor nieuwe producten: Het toevoegen van nieuwe producten of formules boven de pakketlimiet brengt extra kosten met zich mee, vaak pro rata voor de resterende periode.
• Beheer Zwitserland: Geen enkele EU-provider biedt vertegenwoordiging voor Zwitserland. REP27 biedt een gratis vrijstellingsbeoordeling, maar fungeert niet als Zwitserse vertegenwoordiger.
• Opzegging en overdracht PIF: Beëindiging van de dienst vereist overdracht van documentatie aan de nieuwe verantwoordelijke. Het is belangrijk de overgang goed te plannen om verkooponderbrekingen te voorkomen.
• Beperkte aansprakelijkheid: Providers fungeren alleen als Verantwoordelijke Persoon en niet als importeur, distributeur of merkhouder. Ze verzorgen geen logistiek, verzending of douane.
• Tijdslijnen: Hoewel de aanstelling snel kan zijn, is verkoop pas toegestaan na documentcontrole en CPNP/SCPN notificatie.

Lees de contractvoorwaarden zorgvuldig om verrassingen te voorkomen en compliance goed te plannen.

Drie praktische scenario's: welke verplichting en oplossing kiezen

1. USA-verkoper op Amazon EU: Een Amerikaans bedrijf wil skincare verkopen op Amazon.it en Amazon.de. Het moet een EU Verantwoordelijke Persoon aanstellen (bijv. REP27), CPSR en PIF voor elk product aanleveren, producten notificeren via CPNP en naam/adres van de Verantwoordelijke Persoon op het etiket drukken. Amazon vereist verificatie van de aanstelling. Oplossing: REP27 Cosmetics 5 pakket of getCosmeticRP.eu.
2. Chinees merk dat in Europa verzendt: Een Chinees merk verkoopt parfums via distributeurs en marktplaatsen in Frankrijk en Duitsland. Het moet een EU Verantwoordelijke Persoon aanstellen, PIF en CPSR voorbereiden, producten notificeren via CPNP en etiketten aanpassen. Als een EU distributeur de rol formeel accepteert, kan het merk dit vermijden; anders is een externe provider nodig.
3. UK webwinkel post-Brexit: Een Britse webshop wil zowel in VK als EU verkopen. Na Brexit moet het voor elk marktgebied een aparte Verantwoordelijke Persoon aanstellen. Oplossing: kies een provider met gecombineerd EU+VK pakket (zoals REP27), bereid PIF/CPSR voor elk product voor en voltooi notificaties op zowel CPNP als SCPN.

In alle scenario's blokkeert het niet aanstellen de verkoop en kan het leiden tot boetes of productterugroepingen.