Kosten, verplichtingen & aanbieders: EU-verantwoordelijke voor cosmetica volgens Verordening 1223/2009

• Verplichting voor alle niet-EU cosmetica merken die in de EU verkopen
• Prijs vanaf 690 €/jaar (REP27 — Europe Services, SE, tot 5 producten)
• Diensten: adres op het label, PIF-opslag, contact met autoriteiten
• Niet inbegrepen: veiligheidsrapport (CPSR) – apart te bestellen
• Marktplaatsen zoals Amazon vereisen een EU-verantwoordelijke
• Importeurs of handelaren kunnen deze rol overnemen als dit schriftelijk is afgesproken

Bijgewerkt 26 October 2026 · 7 bronnen gecontroleerd

Providers vergeleken

Prijzen zoals gepubliceerd op de website van elke provider op 26 October 2026, exclusief btw tenzij anders vermeld. Elke rij linkt naar zijn bron.

Wat vereist Verordening (EG) nr. 1223/2009 concreet?

Verordening (EG) nr. 1223/2009 is sinds 11 juli 2013 de bindende rechtsgrondslag voor alle cosmetische middelen die in de EU worden verkocht. Volgens artikel 4 moet elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht een verantwoordelijke persoon met vestiging in de Unie hebben. Deze persoon is verantwoordelijk voor de naleving van alle eisen van de verordening – van productveiligheid tot etikettering en contact met autoriteiten.

• Productinformatiedossier (PIF): Voor elk product moet een PIF worden opgesteld en 10 jaar lang bewaard op het adres van de verantwoordelijke persoon (art. 11).
• Veiligheidsbeoordeling (CPSR): Elk product heeft een veiligheidsbeoordeling nodig door een gekwalificeerde beoordelaar (art. 10). De verantwoordelijke persoon controleert of deze aanwezig is, maar stelt deze meestal niet zelf op.
• CPNP-melding: Voor het in de handel brengen moet het product worden gemeld in het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) (art. 13).
• Label: Het adres van de verantwoordelijke persoon moet op de verpakking staan (art. 19).
• Contact met autoriteiten en vigilance: De verantwoordelijke persoon is aanspreekpunt voor autoriteiten, moet reageren op verzoeken en ernstige bijwerkingen melden (art. 23).

De verantwoordelijke persoon kan de fabrikant, importeur, handelaar of een aangewezen derde zijn, maar moet schriftelijk worden benoemd. Zonder verantwoordelijke persoon dreigen verkoopverboden en boetes. Producten die niet aan de verordening voldoen mogen niet op de EU-markt worden gebracht.

Belangrijk: Ook monsters en testers gelden als in de handel brengen en hebben een verantwoordelijke persoon en CPNP-melding nodig. De verordening geldt zowel voor B2C- als B2B-producten.

Hoe kies je de juiste aanbieder? Keuzehulp en matrix

De keuze voor de juiste EU-verantwoordelijke hangt van meerdere factoren af: aantal producten, snelheid van marktintroductie, omvang van de dienstverlening, eisen van marktplaatsen (Amazon, Etsy, eBay) en gewenste extra diensten. Aanbieders verschillen in prijsstructuur, service en extra’s. Controleer vooraf:

• Dekt de aanbieder alle 27 EU-landen met één benoeming?
• Hoe snel ontvangt u de benodigde labelgegevens en het certificaat?
• Welke diensten zijn inbegrepen (bijv. PIF-opslag, contact autoriteiten, labeladres, CPNP-melding)?
• Hoe worden extra producten gefactureerd?
• Zijn er verborgen kosten, minimale looptijden of opzegtermijnen?
• Biedt de aanbieder bewijzen zoals een QR-code op het certificaat die door marktplaatsen worden geaccepteerd?

Beslissingsmatrix:

Praktisch: veel merken kiezen een onafhankelijke verantwoordelijke om flexibel te blijven bij wisseling van importeur of distributeur. Marktplaatsen vragen meestal een bewijs (bijv. certificaat met QR-code) dat niet elke aanbieder direct kan leveren.

Wat is inbegrepen in de prijs? – Gedetailleerde aanbiedervergelijking

De diensten van aanbieders verschillen soms aanzienlijk. Een nauwkeurige blik op inbegrepen en uitgesloten diensten is cruciaal om onaangename verrassingen te voorkomen. Hier een vergelijking van de belangrijkste aanbieders:

Belangrijk: De opstelling van het veiligheidsrapport (CPSR) is vrijwel nooit inbegrepen en moet apart door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar worden besteld. Ook de CPNP-melding is niet altijd inclusief of kan extra kosten veroorzaken. Controleer hoeveel producten in de basisprijs zijn inbegrepen en hoe extra producten worden gefactureerd.

Verborgen kosten, uitsluitingen en typische contractdetails

Veel aanbieders sluiten bepaalde diensten uit of rekenen deze apart. De belangrijkste punten om op te letten:

• Veiligheidsrapport (CPSR): Vrijwel nooit inbegrepen. Moet apart door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar worden opgesteld. Aanbieders zoals REP27 controleren het rapport, maar stellen het niet op.
• Extra producten: Basisprijzen gelden meestal voor een bepaald aantal producten (bijv. 5 bij REP27). Voor elk extra product of formulevariant worden extra kosten gerekend. Prijsstaffels en voorwaarden zijn op aanvraag te verkrijgen.
• CPNP-melding: Niet altijd inbegrepen. Sommige aanbieders ondersteunen of voeren de melding uit, anderen bieden alleen advies.
• Opzegtermijnen en overdracht: Bij wisseling van verantwoordelijke moeten PIF en CPNP-melding worden overgedragen aan de nieuwe verantwoordelijke. Controleer contractuele regels voor opzegging en gegevensoverdracht.
• Aansprakelijkheid: De verantwoordelijkheid betreft de naleving van regelgeving, niet productaansprakelijkheid of schade door ingrediënten. Aansprakelijkheid is meestal contractueel beperkt.
• Importeur/handelaar: Deze kunnen zelf als verantwoordelijke optreden als zij schriftelijk instemmen. Veel merken kiezen toch een onafhankelijke derde.

Praktijktip: Laat alle diensten en uitsluitingen schriftelijk bevestigen en vraag specifiek naar extra kosten voor productwijzigingen, nabetalingen of speciale diensten.

Zo verloopt de bestelling – Stap voor stap & checklist

De weg naar benoeming van een EU-verantwoordelijke volgt meestal een duidelijk proces. Zo zorgt u dat uw product snel en rechtszeker op de markt komt:

1. Aanbieder kiezen: Prijzen en diensten vergelijken, offerte aanvragen.
2. Informatie aanleveren: Bedrijfs- en productgegevens, eventueel veiligheidsrapport (CPSR), PIF, labelontwerp.
3. Contract afsluiten en betalen: Na ondertekening en betaling ontvangt u het adres voor het label en eventueel een certificaat met QR-code.
4. Label en documenten voorbereiden: Adres van verantwoordelijke op het etiket drukken, PIF en CPSR finaliseren.
5. Controle door aanbieder: Aanbieder controleert CPSR, PIF en label. Ontbrekende documenten worden duidelijk aangegeven.
6. CPNP-melding: Product aanmelden in het CPNP-portaal (zelf of via aanbieder).
7. Start verkoop: Zodra alle documenten zijn gecontroleerd en melding is gedaan, mag het product in de EU worden verkocht.

Checklist voor vandaag:

1. Heeft u een schriftelijke afspraak met een EU-importeur als verantwoordelijke? Zo niet, kies een aanbieder.
2. Is uw veiligheidsrapport (CPSR) klaar? Zo niet, laat dit opstellen.
3. Is de PIF compleet en actueel?
4. Is het label met EU-adres voorbereid?
5. Is de CPNP-melding gepland of al gedaan?

Bij REP27 vindt de benoeming en levering van labelgegevens direct plaats na betaling en formulierinvoer. Producten mogen pas na succesvolle controle en melding worden verkocht.

Risico’s, boetes en aansprakelijkheid – Wat dreigt bij overtredingen?

De benoeming van een verantwoordelijke persoon is geen formaliteit, maar een essentiële voorwaarde voor markttoegang. Wie geen EU-verantwoordelijke benoemt of de eisen van Verordening (EG) nr. 1223/2009 niet naleeft, loopt aanzienlijke risico’s:

• Verkoopverbod: Producten zonder verantwoordelijke persoon mogen in de hele EU niet worden verkocht. Marktplaatsen zoals Amazon, Etsy of eBay verwijderen dergelijke producten direct.
• Boetes: Volgens art. 23 van de verordening kunnen nationale autoriteiten boetes opleggen. De hoogte varieert per land en geval.
• Aansprakelijkheid: De verantwoordelijke persoon is aansprakelijk voor naleving van regelgeving, maar niet voor productveiligheid zelf – die ligt bij de fabrikant of ondertekenaar van het veiligheidsrapport (CPSR).
• Contact autoriteiten: De verantwoordelijke persoon is eerste aanspreekpunt voor autoriteiten en moet reageren op verzoeken, terugroepacties of ernstige bijwerkingen.
• Verlies markttoegang: Zonder geldige benoeming en complete documenten kunnen langdurige vertragingen en economische schade ontstaan.

Praktijktip: Controleer regelmatig of alle documenten actueel zijn en de verantwoordelijke persoon bereikbaar blijft. Bij wisseling van aanbieder moeten PIF en CPNP-melding tijdig worden overgedragen.

Wat aanbieders vaak niet zeggen – Exclusieve praktijkkennis

• Veiligheidsrapport (CPSR): Opstelling is vrijwel nooit inbegrepen. Aanbieders zoals REP27 controleren het rapport, maar nemen geen aansprakelijkheid voor de inhoud.
• Extra kosten: Voor nieuwe producten, productwijzigingen of speciale diensten worden meestal extra kosten gerekend die niet altijd transparant worden vermeld.
• Opzegtermijnen: Bij wisseling van verantwoordelijke moeten opzegtermijnen en overdracht van PIF worden gerespecteerd.
• Importeur/handelaar: Deze kunnen zelf als verantwoordelijke optreden als zij schriftelijk instemmen. Dit is vooral relevant voor exclusieve distributiemodellen.
• Aansprakelijkheidsomvang: De verantwoordelijkheid beperkt zich meestal tot naleving van regelgeving. Productaansprakelijkheid of claims uit foutieve veiligheidsbeoordelingen zijn uitgesloten.
• Eisen marktplaatsen: Amazon en andere platforms vragen vaak om direct controleerbaar bewijs (bijv. QR-code op certificaat). Niet elke aanbieder biedt dit aan.

Praktijktip: Laat alle diensten, uitsluitingen en extra kosten schriftelijk bevestigen. Vraag specifiek hoeveel producten in de basisprijs zijn inbegrepen en hoe extra producten worden gefactureerd.

Drie typische scenario’s – Wie heeft wat nodig en hoe te handelen?

• US-startup (B2C, Amazon EU): Een Amerikaans bedrijf wil parfums via Amazon in de EU verkopen. Amazon vereist een EU-verantwoordelijke die op het label staat en via certificaat aantoonbaar is. Snelste oplossing: aanbieders zoals REP27 die na betaling en formulierinvoer direct de benodigde labelgegevens en een verifieerbaar certificaat leveren. De CPNP-melding kan zelf of via de aanbieder worden gedaan. Het veiligheidsrapport (CPSR) moet apart worden besteld.
• Chinese Amazon-verkoper: Een Chinese fabrikant verkoopt cosmetica aan eindklanten in de EU. Zonder EU-verantwoordelijke worden de producten door Amazon verwijderd. Ook hier is een onafhankelijke verantwoordelijke zoals REP27 of Certified Cosmetics nodig. Het adres moet op het label, PIF en CPSR moeten aanwezig zijn, en de CPNP-melding moet worden gedaan.
• UK-webshop na Brexit: Een Britse webshop wil blijven leveren aan de EU. Voor verkoop in de EU is een EU-verantwoordelijke nodig, voor het VK een aparte UK-verantwoordelijke. REP27 biedt gecombineerde oplossingen voor beide markten. De labels moeten beide adressen bevatten, en productmeldingen moeten in beide portalen (CPNP en SCPN) worden gedaan.

Praktijktip: Controleer voor marktintroductie of uw distributiemodel een eigen verantwoordelijke vereist of dat uw importeur/handelaar deze rol overneemt. Voor verkoop via marktplaatsen is een onafhankelijke verantwoordelijke meestal verplicht.