Alternatywy dla upoważnionych przedstawicieli EUDR dla firm spoza UE

• Wyznaczenie przedstawiciela UE jest przewidziane w art. 6 EUDR.
• Przedstawiciel może jedynie składać oświadczenia i odbierać korespondencję.
• Odpowiedzialność zawsze pozostaje po stronie podmiotu spoza UE.
• Nie wszystkie firmy są zobowiązane: sprawdź swoją pozycję w łańcuchu dostaw.
• Ceny i zakres usług znacznie różnią się między dostawcami.
• Kary za niezgodność sięgają do 20 mln € lub 4% obrotu.

Zaktualizowane 22 October 2026 · 5 sprawdzone źródła

Porównani dostawcy

Ceny opublikowane na stronie każdego dostawcy w dniu 22 October 2026, z wyłączeniem VAT, chyba że zaznaczone inaczej. Każdy wiersz prowadzi do jego źródła.

Wymogi prawne: Artykuł 6 EUDR i obowiązki

Artykuł 6 rozporządzenia (UE) 2023/1115 (EUDR), zmieniony rozporządzeniem (UE) 2025/2650, stanowi, że operatorzy i handlowcy spoza Unii Europejskiej mogą wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela z siedzibą w UE do składania w ich imieniu oświadczeń due diligence wymaganych przez rozporządzenie. Przedstawiciel musi być osobą fizyczną lub prawną z siedzibą w UE i otrzymać pisemne pełnomocnictwo od operatora lub handlowca spoza UE. Pełnomocnictwo to umożliwia przedstawicielowi dostęp do europejskiego systemu informatycznego (Information System), składanie oświadczeń oraz odbieranie korespondencji od właściwych organów. Jednak odpowiedzialność za zgodność pozostaje zawsze po stronie operatora lub handlowca spoza UE, nawet jeśli przedstawiciel działa w ich imieniu.

Terminy dostosowania się do wymogów to 30 grudnia 2026 dla operatorów i handlowców średnich i dużych oraz 30 czerwca 2027 dla mikro i małych przedsiębiorstw. Regulacja dotyczy siedmiu głównych surowców (bydło, kakao, kawa, olej palmowy, guma, soja, drewno) oraz powiązanych produktów pochodnych. Kluczowe jest sprawdzenie, czy firma jest podmiotem zobowiązanym: po nowelizacji z 2025 roku wielu operatorów w łańcuchu dalszym (downstream) nie musi składać oświadczeń, a jedynie przechowywać referencje oświadczeń złożonych przez podmioty wyżej w łańcuchu.

Upoważniony przedstawiciel musi zarejestrować się w systemie i na żądanie organów udostępnić kopię pełnomocnictwa. Mimo że przedstawiciel składa oświadczenie, operator odpowiada za zapewnienie, że dane (np. geolokalizacja partii, dowody legalności, ocena i łagodzenie ryzyka) są dokładne i kompletne. Kary za niezgodność mogą sięgać 20 mln € lub 4% rocznego obrotu.

Tablica zakresu usług

Jak wybrać przedstawiciela EUDR: kryteria praktyczne i porównanie

Wybór upoważnionego przedstawiciela EUDR zależy od wielu czynników praktycznych. Przede wszystkim warto ocenić, jakiego wsparcia potrzebujesz: niektórzy dostawcy, jak REP27, oferują usługę skoncentrowaną na składaniu oświadczeń i obsłudze korespondencji, podczas gdy inni, jak glebora i Pier Compliance, zapewniają także wsparcie operacyjne w zbieraniu danych i przygotowaniu due diligence. Żaden dostawca nie przejmuje jednak odpowiedzialności prawnej za zgodność – pozostaje ona po stronie operatora spoza UE.

Dokładnie sprawdź, co jest wliczone w cenę. Niektóre usługi mogą być ograniczone do określonej liczby produktów, oświadczeń lub zapytań od organów. Zawsze pytaj o dodatkowe koszty za dodatkowe zapytania, wcześniejsze zakończenie umowy, aktualizacje przepisów czy wsparcie poza godzinami pracy. Weź też pod uwagę szybkość reakcji, dostępność wsparcia w różnych językach oraz doświadczenie w zakresie EUDR, gdyż wielu dostawców zaczynało od innych mandatów (np. GPSR, GDPR), a dopiero później rozszerzyło ofertę o EUDR.

Przejrzystość co do zakresu usług i ograniczeń jest kluczowa, by uniknąć niespodzianek. Niektórzy dostawcy, jak Pier Compliance, deklarują pełne wsparcie workflow – od oceny przydatności, przez zarządzanie dokumentacją, aż po monitorowanie przepisów. Inni ograniczają się do składania oświadczeń. W każdym przypadku zbieranie danych geolokalizacyjnych i ocena ryzyka pozostają po stronie operatora.

Macierz decyzyjna

Co naprawdę obejmuje cena: uwaga na szczegóły i zakres usług

Ceny za usługę reprezentacji EUDR są często podawane jako "Na zapytanie", w przeciwieństwie do innych mandatów (np. GPSR), gdzie roczny koszt jest jasno określony. Odzwierciedla to złożoność i zmienność wymagań EUDR: liczba produktów, częstotliwość składania oświadczeń, ilość korespondencji z organami oraz poziom wsparcia mogą znacząco wpłynąć na ostateczną wycenę.

Podstawowa usługa REP27 obejmuje pełnomocnictwo, składanie oświadczeń w europejskim systemie informatycznym, odbiór i obsługę korespondencji z właściwymi organami oraz przechowywanie dokumentacji przez co najmniej 5 lat, zgodnie z wymogami EUDR. Jednak zbieranie danych geolokalizacyjnych, ocena legalności produkcji i łagodzenie ryzyka zawsze leżą po stronie operatora. Glebora oferuje także wsparcie operacyjne w due diligence, ale nie przejmuje odpowiedzialności prawnej. Pier Compliance wyróżnia się kompleksowym zarządzaniem workflow – od koordynacji pełnomocnictwa, przez przygotowanie oświadczeń, aż po monitorowanie przepisów.

Przed wyborem zawsze poproś o szczegółową listę usług w cenie i sprawdź, czy przewidziane są dodatkowe opłaty za:

• Zapytania wyjaśniające ze strony organów
• Składanie dodatkowych oświadczeń
• Wsparcie w zbieraniu dokumentów
• Odnowienie lub wcześniejsze zakończenie pełnomocnictwa

Przejrzystość w tych kwestiach jest kluczowa, by uniknąć niespodziewanych kosztów i zapewnić skuteczne zarządzanie zgodnością EUDR.

Ukryte koszty i ograniczenia: czego dostawcy nie mówią od razu

Wielu dostawców nie publikuje szczegółowych stawek za usługi dodatkowe, zapytania ponadstandardowe, wcześniejsze zakończenie umowy czy wsparcie poza godzinami pracy. Może to prowadzić do nieoczekiwanych kosztów w trakcie trwania umowy. Na przykład większość dostawców nie oferuje ubezpieczenia ani nie przejmuje odpowiedzialności prawnej za błędy lub pominięcia w oświadczeniu – ryzyko kar pozostaje po stronie operatora spoza UE.

Niektóre usługi mogą być ograniczone do maksymalnej liczby produktów, oświadczeń lub zapytań organów. Ważne jest dokładne przeczytanie umowy i pytanie o:

• Okres wypowiedzenia umowy
• Warunki automatycznego odnowienia
• Koszty aktualizacji przepisów lub zmian produktów
• Gwarantowane czasy odpowiedzi na zapytania organów

Kolejnym często pomijanym aspektem jest zarządzanie dokumentacją: regulacje EUDR wymagają przechowywania wszystkich danych i referencji przez co najmniej 5 lat. Sprawdź, czy dostawca oferuje bezpieczny i dostępny system archiwizacji i odzyskiwania dokumentów na potrzeby kontroli.

Na koniec, żaden dostawca nie może zastąpić operatora w zbieraniu danych geolokalizacyjnych lub ocenie legalności produkcji – te zadania zawsze pozostają po stronie firmy spoza UE. Wybór dostawcy oferującego jasność i przejrzystość co do tych ograniczeń jest kluczowy dla skutecznego i bezproblemowego zarządzania zgodnością EUDR.

Jak przebiega wyznaczenie: kroki operacyjne i checklista

Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela EUDR przebiega według określonej procedury, którą można podsumować następującymi krokami:

1. Weryfikacja obowiązku: Przeanalizuj pozycję swojej firmy w łańcuchu dostaw (operator główny, handlowiec, downstream) oraz rodzaj przetwarzanych produktów. Sprawdź listę siedmiu surowców EUDR i ustal, czy podlegasz obowiązkowi składania oświadczeń.
2. Wybór dostawcy: Poproś o szczegółowe oferty od kilku dostawców, podając liczbę produktów, częstotliwość oświadczeń i wymagany poziom wsparcia.
3. Podpisanie pełnomocnictwa: Po wyborze dostawcy podpisz pisemne pełnomocnictwo, które jasno określa zakres odpowiedzialności, ograniczenia usługi oraz warunki zakończenia lub odnowienia umowy.
4. Rejestracja w systemie: Przedstawiciel rejestruje się w systemie informatycznym EUDR, dołączając pełnomocnictwo i wymagane dane dla organów.
5. Przygotowanie oświadczenia: Operator dostarcza przedstawicielowi wszystkie niezbędne dane i dokumenty (geolokalizacja partii, dowody legalności, ocena i łagodzenie ryzyka).
6. Składanie oświadczenia: Przedstawiciel składa oświadczenie w systemie i otrzymuje numer referencyjny, który przekazuje operatorowi i podmiotom w łańcuchu dalszym.
7. Obsługa korespondencji: Przedstawiciel odbiera zapytania organów i niezwłocznie przekazuje je operatorowi, który odpowiada na nie.
8. Przechowywanie dokumentacji: Wszystkie dane, oświadczenia i referencje muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, zgodnie z wymogami EUDR.

Checklista operacyjna:

1. Określ swoją pozycję w łańcuchu (operator/handlowiec, główny/dalszy).
2. Sprawdź obowiązujący termin (w zależności od wielkości firmy).
3. Zbierz dane geolokalizacyjne i dokumenty legalności.
4. Poproś o oferty od kilku dostawców.
5. Podpisz pełnomocnictwo i przygotuj oświadczenie DDS.
6. Złóż oświadczenie przez przedstawiciela i zachowaj referencję.

Ryzyka, kary i odpowiedzialność: co się dzieje w razie błędu

Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela EUDR nie przenosi odpowiedzialności prawnej: operator lub handlowiec spoza UE pozostaje zawsze odpowiedzialny za prawidłowość i kompletność składanych oświadczeń. Władze mogą przeprowadzać kontrole zarówno u przedstawiciela, jak i operatora, żądając wszystkich dokumentów związanych z due diligence, danymi geolokalizacyjnymi i referencjami oświadczeń.

Kary za niezgodność mogą być bardzo wysokie: do 20 mln € lub 4% rocznego obrotu, w zależności od wagi naruszenia i wartości produktów. Dodatkowe konsekwencje to konfiskata towarów, wykluczenie z przetargów publicznych oraz publikacja naruszeń. Błędy w zbieraniu danych, niepełne oświadczenia lub brak odpowiedzi na zapytania organów mogą skutkować nałożeniem kar nawet jeśli oświadczenie złożył przedstawiciel.

Kluczowe jest, aby operator spoza UE utrzymywał ścisłą kontrolę nad wszystkimi danymi przekazywanymi przedstawicielowi oraz był gotów szybko odpowiadać na zapytania organów. Wybór dostawcy, który zapewnia efektywne zarządzanie korespondencją i dokumentacją, może zmniejszyć ryzyko błędów proceduralnych, ale nie eliminuje odpowiedzialności merytorycznej operatora.

Na koniec, przepisy wymagają przechowywania całej dokumentacji przez co najmniej 5 lat, także po zakończeniu współpracy z przedstawicielem. Brak przechowywania może być traktowany jako odrębne naruszenie i skutkować dodatkowymi karami.

Praktyczne scenariusze: realne przykłady i rozwiązania

Aby wyjaśnić zastosowanie obowiązków EUDR i wybór przedstawiciela, oto trzy realistyczne scenariusze:

• Scenariusz 1: SaaS z USA importujący kawę do UE
  Amerykańska firma importująca kawę bezpośrednio do państwa członkowskiego UE jako operator główny musi wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela do złożenia oświadczenia due diligence. Najprostsze rozwiązanie to wybór dostawcy takiego jak REP27 lub Pier Compliance, dostarczenie wymaganych danych i otrzymanie numeru referencyjnego do przekazania klientom w UE.
• Scenariusz 2: Sprzedawca z Chin na Amazon
  Chiński sprzedawca wysyłający produkty objęte EUDR bezpośrednio do konsumentów UE przez Amazon (bez magazynu w UE) jest traktowany jako operator główny i musi wyznaczyć przedstawiciela. Jeśli korzysta z magazynu Amazon w UE (fulfillment), często rolę operatora pełni Amazon i sprzedawca nie musi wyznaczać przedstawiciela.
• Scenariusz 3: Sklep online z UK eksportujący czekoladę do UE
  Brytyjski sklep internetowy eksportujący czekoladę (produkt pochodny EUDR) bezpośrednio do klientów UE podlega obowiązkowi składania oświadczeń i musi wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela. Jeśli sprzedaje tylko dystrybutorom UE, którzy zajmują się importem, obowiązek może spoczywać na nich.

We wszystkich przypadkach kluczowe jest precyzyjne określenie pozycji w łańcuchu dostaw i wybór dostawcy oferującego poziom wsparcia odpowiedni do potrzeb operacyjnych i budżetu.