REP27 · Zmiana przedstawiciela
Artykuł 27 RODO · Zmiana dostawcy
Zmiana jest prosta i rzadko kończy się niepowodzeniem z powodu, którego ludzie się spodziewają. Dokumentacja jest łatwa; ryzyko tkwi w dniu pomiędzy. Wyznaczenie, które kończy się przed rozpoczęciem następnego, pozostawia okno, w którym Artykuł 27(1) nie został spełniony, a to okno jest datowane, udokumentowane i łatwe do ustalenia później przez każdego.
Z datą wejścia w życie wcześniejszą niż data zakończenia starego. Dzień nakładania się nie kosztuje nic; dzień przerwy kosztuje cały sens tego działania.
Sformułowania z Artykułów 13(1)(a) i 14(1)(a), w każdym języku, w którym publikujesz na swojej stronie. Nieaktualna informacja kieruje ludzi do podmiotu, który już nie działa w Twoim imieniu.
Odsuwający się przedstawiciel przechowuje go na podstawie Artykułu 30(1) i nie ma powodu, aby go zatrzymywać później. Poproś na piśmie i zachowaj odpowiedź.
Wszystko załatwione, z odniesieniami i datami, plus wszystko, co wciąż jest otwarte. To jest element, który najczęściej jest zapominany i najtrudniej go później odtworzyć.
Zachowaj list odwołujący. To jest dokument, który datuje koniec starej ochrony, co ma znaczenie, jeśli okres kiedykolwiek będzie badany.
| Powód | Co sprawdzić u nowego dostawcy |
|---|---|
| Opłaty za żądania stały się nieprzewidywalne | Czy żądania są wliczone, i do jakiej objętości |
| Żądania były przekazywane powoli, lub wcale | Podany czas odpowiedzi, i tego samego dnia dla organów |
| Nikt nie odpowiadał w języku klienta | Ile języków faktycznie obsługuje biuro |
| Dostawca nie miał zapisu z Artykułu 30 | Że nowy go posiada i produkuje |
| Cena odnowienia skoczyła po pierwszym roku | Kwota na drugi rok, na piśmie, przed podpisaniem |
| Nabywcy nie mogli zweryfikować wyznaczenia | Certyfikat z publicznym kodem weryfikacyjnym |
Niepowodzenia, które widzimy, nigdy nie są dramatyczne. Pojawiają się pół roku po zmianie, gdy coś przychodzi, co wymaga historii, której nikt nie prowadził.
Organ pisze o skardze złożonej do poprzedniego przedstawiciela w marcu. Nie masz numeru referencyjnego, kopii tego, co zostało wysłane i żadnego zapisu, kiedy to zostało przekazane, ponieważ odchodzący dostawca nigdy nie został poproszony o dziennik i usunął go, gdy mandat się skończył. Sama skarga mogła być trywialna; niemożność pokazania, co się z nią stało, nie jest.
Lub rejestr zgodnie z Artykułem 30 nigdy nie był przechowywany. Stary dostawca był adresem do przekazywania, który pobierał roczną opłatę, a kwestia tego, kto przechowywał rejestr, nigdy nie została poruszona. Odkrycie tego podczas wniosku od organu nadzorczego to niewygodny sposób na dowiedzenie się, co się kupowało.
Oba te problemy można uniknąć, zadając dwa pytania przed podpisaniem czegokolwiek: kto przechowuje rejestr i co się dzieje z logiem, gdy mandat się kończy. Dostawcy, którzy nie przechowują żadnego z nich, powiedzą to, jeśli zostaną o to zapytani, a ta odpowiedź jest informacją, której potrzebowałeś.
Tak. Wyznaczenie to mandat, który można cofnąć w dowolnym momencie, a GDPR nie narzuca minimalnego okresu. Jedynym wymogiem jest to, aby ważne wyznaczenie istniało przez cały czas, gdy znajdujesz się w Artykule 3(2).
Luka. Jeśli stary mandat kończy się 1. dnia, a nowy zaczyna 5. dnia, to przez cztery dni nie istniało wyznaczenie wymagane przez Artykuł 27(1). Najpierw podpisz nowy, a potem cofnij stary.
Rejestr zgodnie z Artykułem 30 jest przechowywany w Twoim imieniu, więc tak — poproś o to na piśmie, wraz z logiem obsługiwanych wniosków i wszystkim, co jest nadal otwarte. Dostawca, który odmawia, mówi Ci coś o tym, jak je przechowywał.
Tego samego dnia, w którym nowe wyznaczenie wchodzi w życie. Dopóki to się nie stanie, Twoje publiczne ogłoszenie wskazuje podmioty danych na podmiot, który już nie działa w Twoim imieniu, co jest gorsze niż nie wskazywanie nikogo.
Nie powinny. Otwarte wnioski przenoszą się z logiem. To jest część, która najczęściej sprawia problemy, ponieważ wychodzący dostawca nie ma motywacji, aby to ścigać.
Nie ma ogólnego obowiązku powiadamiania o zmianie przedstawiciela. Obowiązek polega na utrzymaniu dokładności opublikowanych informacji, co aktualizacja ogłoszenia czyni.
Nie pobieramy opłat, a nowe wyznaczenie zaczynamy przed zakończeniem Twojej obecnej ochrony, więc nie ma luki. Czy Twój wychodzący dostawca zwróci niewykorzystany okres, to kwestia ich warunków.
Zaczynamy nowe wyznaczenie przed zakończeniem Twojej obecnej ochrony i dajemy Ci treść ogłoszenia do opublikowania tego samego dnia.
Przenieś się do REP27