E-facturering, boekhoud- en belastingsoftware

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Wie moet aanwijzen

Softwareleveranciers buiten de Unie die EU-bedrijven bedienen. E-factureringsmandaten zijn nationaal en verschillen aanzienlijk: Italië hanteert een clearance-model via het uitwisselingssysteem, Frankrijk, Polen, Spanje en anderen voeren hun eigen in, en het BTW in het Digitale Tijdperk-pakket harmoniseert vanaf 2030.

Drempels en vrijstellingen

Mandaten zijn van toepassing per lidstaat en worden gefaseerd ingevoerd op basis van de grootte van de belastingplichtige. E-facturering voor openbare aanbestedingen is sinds 2019 verplicht in de hele Unie.

Wat op het etiket moet

Niet fysiek. Facturen moeten de verplichte BTW-gegevens bevatten, en het formaat moet voldoen aan de Europese norm EN 16931 of het nationale schema waar dat van toepassing is.

Marktplaatsvelden

Accreditatie of registratie is vereist in verschillende lidstaten om facturen te verzenden, en kopers zullen geen software aannemen die niet kan verbinden met het nationale platform.

Documentatie die u moet bewaren

Artikel 30 registraties met betrekking tot factuur- en klantgegevens, de Artikel 27 aanwijzing, bewaarrangementen die voldoen aan de nationale belastingwetgeving, accreditatie bij nationale platforms, en Peppol toegangspuntcertificering waar gebruikt.

Normen en tests

Conformiteitstests tegen EN 16931 en de nationale schema's, en connectiviteitscertificering voor het relevante netwerk.

Taalvereisten

Software en ondersteuning in de taal van de markt, en facturen in de taal en het formaat dat het nationale systeem vereist.

Vanaf wanneer

Per nationaal mandaat. Het BTW in het Digitale Tijdperk-pakket stelt 2030 vast voor geharmoniseerde digitale rapportage, met verschillende nationale mandaten die eerder aankomen.

Bewaartermijn

Factuurgegevens voor de nationale belastingbewaarperiode, die varieert van vijf tot elf jaar in de lidstaten, en die kortere minimalisatie-inspanningen overschrijdt.

Bij niet-naleving

Belastingboetes vallen op de belastingplichtige in plaats van de verkoper, maar een verkoper wiens software niet correct verzendt, loopt het risico op contractuele aansprakelijkheid en snel verlies van de markt. GDPR-boetes zijn van toepassing op de gegevenszijde.

Wie handhaaft

Nationale belastingautoriteiten, accreditatie-instanties voor de transmissienetwerken, en autoriteiten voor gegevensbescherming.

Waar de grens ligt

Belastingbewaarperiodes en GDPR-minimalisatie trekken in tegengestelde richtingen, en het antwoord is een gedocumenteerd bewaarschema op basis van de wettelijke verplichting in plaats van een standaard. Grensoverschrijdende facturering betekent voldoen aan verschillende nationale schema's tegelijk totdat harmonisatie plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Is er één EU e-factureringsnorm?

EN 16931 definieert het semantische model, maar nationale mandaten voegen hun eigen schema's en platforms toe. Geharmoniseerde digitale rapportage komt met het BTW in het Digitale Tijdperk-pakket in 2030.

Hoe lang moeten factuurgegevens bewaard worden?

Volgens de nationale belastingwetgeving, typisch tussen de vijf en elf jaar, wat een wettelijke verplichting is die bewaartijd rechtvaardigt die verder gaat dan gewone minimalisatie.