Software di fatturazione elettronica, contabilità e fiscale

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Chi deve nominarlo

Fornitori di software al di fuori dell'Unione che servono le imprese dell'UE. I mandati di fatturazione elettronica sono nazionali e differiscono sostanzialmente: l'Italia opera un modello di clearance attraverso il sistema di scambio, Francia, Polonia, Spagna e altri stanno introducendo i propri, e il pacchetto IVA nell'era digitale armonizza dal 2030.

Soglie ed esenzioni

I mandati si applicano per stato membro e si attuano in base alla dimensione del contribuente. La fatturazione elettronica per gli appalti pubblici è stata obbligatoria dal 2019 in tutta l'Unione.

Cosa deve comparire in etichetta

Non fisico. Le fatture devono contenere i dati IVA obbligatori e il formato deve essere conforme allo standard europeo EN 16931 o allo schema nazionale dove applicabile.

Campi sui marketplace

L'accreditamento o la registrazione sono richiesti in diversi stati membri per trasmettere fatture, e gli acquirenti non adotteranno software che non può connettersi alla piattaforma nazionale.

Documentazione da tenere

Registrazioni ai sensi dell'Articolo 30 che coprono i dati delle fatture e dei clienti, la designazione ai sensi dell'Articolo 27, disposizioni di conservazione che soddisfano la legislazione fiscale nazionale, accreditamento con piattaforme nazionali e certificazione del punto di accesso Peppol dove utilizzato.

Norme e prove

Test di conformità rispetto a EN 16931 e agli schemi nazionali, e certificazione di connettività per la rete pertinente.

Requisiti linguistici

Software e supporto nella lingua del mercato, e fatture nella lingua e nel formato richiesti dal sistema nazionale.

Da quando si applica

Per mandato nazionale. Il pacchetto IVA nell'era digitale stabilisce il 2030 per la segnalazione digitale armonizzata, con diversi mandati nazionali che arrivano prima.

Per quanto si conservano i documenti

Dati delle fatture per il periodo di conservazione fiscale nazionale, che varia da cinque a undici anni tra gli stati membri, e che prevale su istinti di minimizzazione più brevi.

Cosa succede se non sei in regola

Le sanzioni fiscali ricadono sul contribuente piuttosto che sul fornitore, ma un fornitore il cui software non riesce a trasmettere correttamente affronta responsabilità contrattuali e una rapida perdita di mercato. Le multe del GDPR si applicano al lato dei dati.

Chi controlla

Autorità fiscali nazionali, organismi di accreditamento per le reti di trasmissione e autorità per la protezione dei dati.

Dove passa il confine

I periodi di conservazione fiscale e la minimizzazione del GDPR tirano in direzioni opposte, e la risposta è un programma di conservazione documentato basato sull'obbligo legale piuttosto che su un default. La fatturazione transfrontaliera significa soddisfare diversi schemi nazionali contemporaneamente fino all'armonizzazione.

Le domande che ci fanno

Esiste uno standard di fatturazione elettronica dell'UE?

EN 16931 definisce il modello semantico, ma i mandati nazionali aggiungono i propri schemi e piattaforme. La segnalazione digitale armonizzata arriverà con il pacchetto IVA nell'era digitale nel 2030.

Per quanto tempo devono essere conservati i dati delle fatture?

Secondo la legislazione fiscale nazionale, tipicamente tra cinque e undici anni, che è un obbligo legale che giustifica la conservazione oltre la minimizzazione ordinaria.