E-facturation, comptabilité et logiciels fiscaux

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Qui doit le désigner

Fournisseurs de logiciels en dehors de l'Union servant des entreprises de l'UE. Les mandats de e-facturation sont nationaux et diffèrent considérablement : l'Italie fonctionne sur un modèle de validation via le système d'échange, la France, la Pologne, l'Espagne et d'autres introduisent leurs propres, et le paquet TVA à l'ère numérique sera harmonisé à partir de 2030.

Seuils et exemptions

Les mandats s'appliquent par État membre et se mettent en place en fonction de la taille des contribuables. La e-facturation pour les marchés publics est obligatoire depuis 2019 dans toute l'Union.

Ce qui doit figurer sur l’étiquette

Non physique. Les factures doivent contenir les mentions obligatoires de TVA, et le format doit être conforme à la norme européenne EN 16931 ou au schéma national lorsque celui-ci s'applique.

Champs des marketplaces

Une accréditation ou une inscription est requise dans plusieurs États membres pour transmettre des factures, et les acheteurs n'adopteront pas de logiciels qui ne peuvent pas se connecter à la plateforme nationale.

Documents à conserver

Les enregistrements de l'article 30 couvrant les données de facturation et de client, la désignation de l'article 27, les arrangements de conservation conformes à la législation fiscale nationale, l'accréditation auprès des plateformes nationales, et la certification des points d'accès Peppol lorsque utilisés.

Normes et essais

Tests de conformité par rapport à la norme EN 16931 et aux schémas nationaux, et certification de connectivité pour le réseau pertinent.

Exigences linguistiques

Logiciel et support dans la langue du marché, et factures dans la langue et le format requis par le système national.

À partir de quand

Selon le mandat national. Le paquet TVA à l'ère numérique fixe 2030 pour le reporting numérique harmonisé, avec plusieurs mandats nationaux arrivant plus tôt.

Durée de conservation

Conserver les données de facturation pendant la période de conservation fiscale nationale, qui varie de cinq à onze ans selon les États membres, et qui prévaut sur des instincts de minimisation plus courts.

En cas de manquement

Les pénalités fiscales incombent au contribuable plutôt qu'au vendeur, mais un vendeur dont le logiciel ne parvient pas à transmettre correctement fait face à une responsabilité contractuelle et à une perte rapide de marché. Les amendes du RGPD s'appliquent au côté des données.

Qui contrôle

Autorités fiscales nationales, organismes d'accréditation pour les réseaux de transmission, et autorités de protection des données.

Où se situe la limite

Les périodes de conservation fiscales et la minimisation du RGPD tirent dans des directions opposées, et la réponse est un calendrier de conservation documenté basé sur l'obligation légale plutôt qu'un défaut. La facturation transfrontalière signifie répondre à plusieurs schémas nationaux à la fois jusqu'à l'harmonisation.

Les questions qu’on nous pose

Y a-t-il une norme de e-facturation de l'UE ?

La norme EN 16931 définit le modèle sémantique, mais les mandats nationaux ajoutent leurs propres schémas et plateformes. Le reporting numérique harmonisé arrive avec le paquet TVA à l'ère numérique en 2030.

Combien de temps les données de facturation doivent-elles être conservées ?

Selon la législation fiscale nationale, typiquement entre cinq et onze ans, ce qui constitue une obligation légale justifiant une conservation au-delà de la minimisation ordinaire.