Alternative ai rappresentanti autorizzati EUDR per aziende fuori dall'UE

• La nomina di un rappresentante UE è prevista dall’Art. 6 EUDR.
• Il rappresentante può solo presentare dichiarazioni e ricevere comunicazioni.
• La responsabilità resta sempre in capo all’operatore extra-UE.
• Non tutte le aziende sono obbligate: verifica la tua posizione nella catena.
• I prezzi e i servizi inclusi variano molto tra i fornitori.
• Penalità per mancata conformità fino a €20 milioni o 4% del fatturato.

Aggiornato 22 ottobre 2026 · 5 fonti verificate

Fornitori a confronto

Prezzi pubblicati sul sito di ciascun fornitore al 22 ottobre 2026, IVA esclusa salvo indicazione. Ogni riga rimanda alla sua fonte.

Cosa richiede la legge: Articolo 6 EUDR e obblighi

L’Articolo 6 del Regolamento (UE) 2023/1115 (EUDR), come modificato dal Regolamento (UE) 2025/2650, stabilisce che gli operatori e i trader stabiliti fuori dall’Unione Europea possono nominare un rappresentante autorizzato con sede nell’UE per presentare, a loro nome, le dichiarazioni di due diligence richieste dal regolamento. Il rappresentante deve essere una persona fisica o giuridica stabilita nell’Unione e ricevere un mandato scritto dall’operatore o trader extra-UE. Questo mandato consente al rappresentante di accedere al sistema informatico europeo (Information System), presentare le dichiarazioni e ricevere comunicazioni dalle autorità competenti. Tuttavia, la responsabilità per la conformità rimane sempre in capo all’operatore o trader extra-UE, anche se il rappresentante agisce in loro nome.

Le scadenze per la conformità sono fissate al 30 dicembre 2026 per operatori e trader medi e grandi, e al 30 giugno 2027 per micro e piccole imprese. La regolamentazione riguarda sette materie prime principali (bovini, cacao, caffè, palma da olio, gomma, soia, legno) e i relativi prodotti derivati. È fondamentale verificare se la propria azienda rientra tra i soggetti obbligati: dopo l’emendamento del 2025, molti operatori a valle (downstream) non sono più tenuti a presentare dichiarazioni, ma solo a conservare la referenza della dichiarazione presentata dal soggetto a monte.

Il rappresentante autorizzato deve registrarsi nel sistema e fornire, su richiesta delle autorità, copia del mandato. Anche se il rappresentante presenta la dichiarazione, l’operatore resta responsabile di garantire che i dati (es. geolocalizzazione dei lotti, prove di legalità, valutazione e mitigazione del rischio) siano accurati e completi. Le sanzioni per non conformità possono arrivare fino a €20 milioni o al 4% del fatturato annuo.

Tabella inclusioni/esclusioni

Come scegliere il rappresentante EUDR: criteri pratici e confronto

La scelta del rappresentante autorizzato EUDR dipende da diversi fattori pratici. Prima di tutto, è essenziale valutare il tipo di supporto di cui hai bisogno: alcuni provider, come REP27, offrono un servizio focalizzato sulla presentazione delle dichiarazioni e la gestione della corrispondenza, mentre altri, come glebora e Pier Compliance, includono anche il supporto operativo nella raccolta dati e nella preparazione della due diligence. Tuttavia, nessun provider assume la responsabilità legale della conformità: questa resta sempre all’operatore extra-UE.

Verifica con attenzione cosa è incluso nel prezzo pubblicato. Alcuni servizi possono essere limitati a un certo numero di prodotti, dichiarazioni o richieste di autorità. Chiedi sempre se ci sono costi extra per richieste aggiuntive, cessazione anticipata, aggiornamenti normativi o supporto fuori orario. Considera anche la rapidità di risposta, la disponibilità di assistenza in diverse lingue e la presenza di esperienza specifica su EUDR, dato che molti provider sono nati per altri mandati (es. GPSR, GDPR) e solo successivamente hanno esteso i servizi all’EUDR.

La trasparenza sulle inclusioni e sui limiti è fondamentale per evitare sorprese. Alcuni provider, come Pier Compliance, dichiarano esplicitamente di seguire tutto il workflow, dalla valutazione dell’idoneità alla gestione documentale e monitoraggio normativo. Altri si limitano al deposito delle dichiarazioni. In ogni caso, la raccolta dei dati di geolocalizzazione e la valutazione del rischio restano sempre in capo all’operatore.

Matrice decisionale

Cosa comprende davvero il prezzo: attenzione ai dettagli e ai servizi inclusi

I prezzi pubblicati per il servizio di rappresentanza EUDR sono spesso "On request", a differenza di altri mandati (es. GPSR) dove il costo annuale è chiaramente indicato. Questo riflette la complessità e la variabilità delle esigenze EUDR: il numero di prodotti, la frequenza delle dichiarazioni, la quantità di corrispondenza con le autorità e il livello di supporto richiesto possono incidere notevolmente sul preventivo finale.

Il servizio base di REP27 comprende il mandato, il deposito delle dichiarazioni nel sistema informatico europeo, la ricezione e la gestione della corrispondenza con le autorità competenti, e la conservazione della documentazione per almeno 5 anni, come richiesto dall’EUDR. Tuttavia, la raccolta dei dati di geolocalizzazione, la valutazione della legalità della produzione e la mitigazione del rischio sono sempre a carico dell’operatore. Glebora offre anche supporto operativo nella due diligence, ma non assume responsabilità legale. Pier Compliance si distingue per la gestione completa del workflow, dal coordinamento del mandato alla preparazione delle dichiarazioni, fino al monitoraggio normativo.

Prima di scegliere, chiedi sempre un elenco dettagliato dei servizi inclusi e verifica se sono previsti costi aggiuntivi per:

• Richieste di chiarimento da parte delle autorità
• Deposito di dichiarazioni aggiuntive
• Supporto nella raccolta documentale
• Rinnovo o cessazione anticipata del mandato

La trasparenza su questi aspetti è fondamentale per evitare costi imprevisti e garantire una gestione efficace della conformità EUDR.

Costi nascosti e limiti: cosa i provider non dicono subito

Molti provider non pubblicano tariffe dettagliate per servizi aggiuntivi, richieste extra, cessazione anticipata o supporto fuori orario. Questo può portare a costi imprevisti durante la durata del mandato. Ad esempio, la maggior parte dei provider non offre copertura assicurativa né si assume la responsabilità legale per errori o omissioni nella dichiarazione: il rischio di sanzioni resta sempre in capo all’operatore extra-UE.

Alcuni servizi possono essere limitati a un numero massimo di prodotti, dichiarazioni o richieste di autorità. È importante leggere attentamente il mandato e chiedere chiarimenti su:

• Periodo di preavviso per la cessazione del contratto
• Condizioni di rinnovo automatico
• Costi per aggiornamenti normativi o variazioni di prodotti
• Tempi di risposta garantiti per richieste delle autorità

Un altro aspetto spesso trascurato è la gestione della documentazione: la normativa EUDR impone la conservazione di tutti i dati e delle referenze per almeno 5 anni. Verifica che il provider offra un sistema sicuro e accessibile per l’archiviazione e il recupero della documentazione in caso di controlli.

Infine, nessun provider può sostituirsi all’operatore nella raccolta dei dati di geolocalizzazione o nella valutazione della legalità della produzione: questi compiti restano sempre a carico dell’azienda extra-UE. La scelta di un provider che offra chiarezza e trasparenza su questi limiti è fondamentale per una gestione efficace e senza sorprese della conformità EUDR.

Come funziona la nomina: step operativi e checklist

La nomina di un rappresentante autorizzato EUDR segue una procedura precisa, che può essere riassunta nei seguenti passaggi pratici:

1. Verifica dell’obbligo: Analizza la posizione della tua azienda nella catena di fornitura (operatore primario, trader, downstream) e la tipologia di prodotti trattati. Consulta la lista delle sette materie prime EUDR e verifica se sei soggetto all’obbligo di dichiarazione.
2. Scelta del provider: Richiedi preventivi dettagliati a più fornitori, specificando il numero di prodotti, la frequenza delle dichiarazioni e il livello di supporto richiesto.
3. Firma del mandato: Una volta scelto il provider, firma un mandato scritto che definisce chiaramente le responsabilità, i limiti del servizio e le condizioni di cessazione o rinnovo.
4. Registrazione nel sistema: Il rappresentante si registra nel sistema informatico EUDR, allegando il mandato e i dati richiesti dalle autorità.
5. Preparazione della dichiarazione: L’operatore fornisce al rappresentante tutti i dati e i documenti necessari (geolocalizzazione dei lotti, prove di legalità, valutazione e mitigazione del rischio).
6. Deposito della dichiarazione: Il rappresentante presenta la dichiarazione nel sistema e riceve il numero di referenza, che viene trasmesso all’operatore e ai soggetti a valle nella catena.
7. Gestione della corrispondenza: Il rappresentante riceve eventuali richieste delle autorità competenti e le inoltra tempestivamente all’operatore, che resta responsabile delle risposte.
8. Conservazione della documentazione: Tutti i dati, le dichiarazioni e le referenze devono essere conservati per almeno 5 anni, come richiesto dall’EUDR.

Checklist operativa:

1. Mappa la tua posizione nella catena (operatore/trader, primario/downstream).
2. Verifica la scadenza applicabile (dimensione azienda).
3. Raccogli dati di geolocalizzazione e documenti di legalità.
4. Richiedi preventivi a più provider.
5. Firma mandato e prepara la dichiarazione DDS.
6. Deposita tramite rappresentante e conserva la referenza.

Rischi, sanzioni e responsabilità: cosa succede in caso di errore

La nomina di un rappresentante autorizzato EUDR non trasferisce la responsabilità legale: l’operatore o trader extra-UE resta sempre responsabile della correttezza e completezza delle dichiarazioni presentate. Le autorità competenti possono effettuare controlli sia sul rappresentante sia sull’operatore, richiedendo la produzione di tutta la documentazione relativa alla due diligence, ai dati di geolocalizzazione e alle referenze delle dichiarazioni.

Le sanzioni per mancata conformità possono essere molto elevate: fino a €20 milioni o al 4% del fatturato annuo, a seconda della gravità dell’infrazione e del valore dei prodotti coinvolti. Ulteriori conseguenze possono includere la confisca delle merci, l’esclusione da appalti pubblici e la pubblicazione delle violazioni. Errori nella raccolta dei dati, dichiarazioni incomplete o mancata risposta alle richieste delle autorità possono comportare l’applicazione di queste sanzioni anche se la dichiarazione è stata presentata da un rappresentante.

È fondamentale che l’operatore extra-UE mantenga un controllo rigoroso su tutti i dati forniti al rappresentante e che sia pronto a rispondere tempestivamente alle richieste delle autorità. La scelta di un provider che garantisca una gestione efficiente della corrispondenza e della documentazione può ridurre il rischio di errori procedurali, ma non elimina la responsabilità sostanziale dell’operatore.

Infine, la normativa richiede la conservazione di tutta la documentazione per almeno 5 anni, anche dopo la cessazione del rapporto con il rappresentante. La mancata conservazione può essere considerata una violazione autonoma e comportare ulteriori sanzioni.

Scenari pratici: esempi reali e soluzioni operative

Per chiarire come si applicano gli obblighi EUDR e la scelta del rappresentante, ecco tre scenari realistici:

• Scenario 1: SaaS USA che importa caffè in UE
  Un’azienda statunitense che importa direttamente caffè in uno Stato membro UE come operatore primario deve nominare un rappresentante autorizzato per presentare la dichiarazione di due diligence. La soluzione più semplice è scegliere un provider come REP27 o Pier Compliance, fornire i dati richiesti e ricevere il numero di referenza da trasmettere ai clienti UE.
• Scenario 2: Venditore cinese su Amazon
  Un venditore cinese che spedisce prodotti EUDR direttamente ai consumatori UE tramite Amazon (senza fulfillment UE) è considerato operatore primario e deve nominare un rappresentante. Se invece utilizza un magazzino Amazon in UE (fulfillment), spesso il ruolo di operatore spetta ad Amazon e il venditore non è obbligato a nominare un rappresentante.
• Scenario 3: Shop online UK che esporta cioccolato in UE
  Un negozio online britannico che esporta cioccolato (prodotto derivato EUDR) direttamente a clienti UE è soggetto all’obbligo di dichiarazione e deve nominare un rappresentante autorizzato. Se invece vende solo a distributori UE che si occupano dell’importazione, l’obbligo può ricadere su questi ultimi.

In tutti i casi, la chiave è mappare con precisione la posizione nella catena di fornitura e scegliere un provider che offra il livello di supporto più adatto alle proprie esigenze operative e di budget.