EU Responsible Person voor cosmetica (Verordening 1223/2009): Aanbieders & prijzen 2026

• Een EU Responsible Person is verplicht voor niet-EU cosmeticamerken (Art. 4, Verordening 1223/2009)
• REP27 — Europe Services, SE: €690/jaar voor maximaal 5 producten (prijs_gecontroleerd_op_bronpagina)
• Concurrenten: getCosmeticRP.eu (€390/jaar), Certified Cosmetics ($542.06/jaar)
• Diensten omvatten adres op het etiket, PIF-bewaring, compliance check, contact met autoriteiten
• Juridisch advies, opstellen van veiligheidsrapport en importdiensten zijn NIET standaard inbegrepen
• Geen Responsible Person nodig als je EU-importeur/distributeur schriftelijk de rol op zich neemt

Updated 15 October 2026 · 5 sources checked

Providers compared

Prices as published on each provider's website on 15 October 2026, excluding VAT unless stated. Each row links to its source.

Wat Verordening 1223/2009 vereist (met artikelnummers)

Verordening (EG) Nr. 1223/2009 vormt het wettelijke kader voor cosmetica in de EU. Deze schrijft voor dat elk cosmetisch product op de EU-markt een aangewezen Responsible Person moet hebben die in de EU is gevestigd (Art. 4). Dit geldt voor alle niet-EU merken, ongeacht de omvang of het verkoopkanaal, inclusief webshops, Amazon, Etsy en B2B of B2C verkoop. De Responsible Person kan een bedrijf of een natuurlijke persoon zijn, maar moet formeel schriftelijk worden aangesteld en de rol accepteren.

• Artikel 4(1): Alleen cosmetica met een aangewezen Responsible Person in de EU mogen worden verkocht.
• Artikel 4(3): Voor producten gemaakt in de EU is de fabrikant de Responsible Person, tenzij schriftelijk een ander wordt aangewezen.
• Artikel 5: De Responsible Person zorgt voor naleving, bewaart het Product Information File (PIF) en werkt samen met autoriteiten en antigifcentra.
• Artikel 11: Het PIF moet op het adres van de Responsible Person worden bewaard en 10 jaar na de laatste batch beschikbaar blijven.
• Artikel 13: Elk product moet vóór verkoop worden gemeld via het CPNP-portaal.
• Artikel 19: Naam en adres van de Responsible Person moeten op het etiket staan.
• Artikel 23: Ernstige ongewenste effecten moeten worden gemeld aan de autoriteiten.

Als je EU-importeur of distributeur schriftelijk akkoord gaat om Responsible Person te zijn, hoef je geen andere partij aan te stellen. De meeste merken kiezen echter voor een onafhankelijke Responsible Person om controle te houden bij wisseling van distributeurs of verkoop in meerdere EU-landen. De wet geldt voor kleine én grote merken, zonder uitzonderingen voor lage volumes of handgemaakte producten. Zelfs gratis monsters en testers vereisen een Responsible Person en CPNP-melding als ze aan EU-consumenten worden gegeven.

Hoe kies je een Responsible Person-aanbieder

De juiste Responsible Person-aanbieder kiezen is cruciaal voor je compliance. Let op de volgende punten:

• Omvang van de dienst: Dekt de aanbieder alle 27 EU-landen? Bieden ze ook dekking voor het VK als je daar verkoopt?
• Inbegrepen diensten: Vallen PIF-bewaring, compliance check, CPNP-melding en contact met autoriteiten onder het tarief? Zijn labeltemplates en certificaten inbegrepen?
• Productlimieten: De meeste aanbieders rekenen per formule, niet per stuk of SKU. Controleer of verschillende verpakkingen of maten als één product tellen.
• Ervaring: Aanbieders als REP27 zijn actief sinds 2014 en bieden zowel EU als UK Responsible Person-diensten. Anderen, zoals getCosmeticRP.eu, richten zich op voordelige EU-dekking.
• Snelheid: REP27 levert aanstelling en certificaten binnen 24 uur na ontvangst van alle documenten. Bij andere aanbieders kan dit verschillen.
• Ondersteuning & talen: REP27 biedt privacy-teksten en verzoekafhandeling in 8 talen. Controleer of je aanbieder jouw doelmarkten ondersteunt.

Vraag altijd na wat niet inbegrepen is. De meeste aanbieders stellen geen veiligheidsrapport (CPSR) op, geven geen juridisch advies en treden niet op als importeur/distributeur. Heb je juridisch advies nodig, dan kan REP27 je doorverwijzen naar partner-advocaten, maar dit valt niet onder het standaardtarief. Voor merken die in zowel de EU als het VK verkopen, vereenvoudigt een gecombineerd pakket (zoals bij REP27) de compliance en documentatie.

Vergelijk aanbieders met de tabel hieronder en vraag een gedetailleerde offerte. Vraag om voorbeeld-documenten, certificaten en een duidelijke lijst van inbegrepen en uitgesloten diensten voordat je tekent.

Wat is echt inbegrepen bij de prijs: gedetailleerde vergelijking

Het is essentieel om te weten wat er bij de gepubliceerde prijs is inbegrepen, want Responsible Person-diensten verschillen sterk. Hier een overzicht:

De meeste aanbieders rekenen per formule (niet per stuk, maat of kleur). Zo telt bij REP27 dezelfde formule in verschillende maten als één product, maar verschillende geuren of tinten als aparte producten. Producten toevoegen halverwege het jaar kan een pro-rata toeslag geven. Sommige aanbieders bieden maandbetaling voor kleinere pakketten (REP27: Cosmetics 5 en 20), maar grotere lijnen worden jaarlijks gefactureerd. Controleer altijd of CPNP-melding, labelcheck en spoedverwerking zijn inbegrepen of extra kosten geven. Juridisch advies wordt meestal apart gefactureerd of via externe partners aangeboden.

Verborgen kosten en uitsluitingen

Responsible Person-aanbieders adverteren vaak met een vast jaarlijks tarief, maar let op belangrijke uitsluitingen en mogelijke extra kosten:

• Opstellen veiligheidsrapport (CPSR): Niet inbegrepen bij een van de aanbieders in deze gids. Je moet hiervoor zelf een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar inschakelen.
• Juridisch advies: Niet inbegrepen in standaardpakketten. REP27 biedt toegang tot partner-advocaten voor claims of geschillen, maar dit is een aparte dienst.
• Import/distributie: Geen van de genoemde aanbieders treedt op als importeur of distributeur. Zij regelen geen douane of logistiek.
• Per-productkosten: Voeg je meer producten/formules toe dan je pakket toestaat, dan betaal je bij. Bij REP27 betaal je het verschil voor de resterende periode.
• Spoedverwerking/updates: Sommige aanbieders rekenen extra voor snelle documentcontrole of spoedige CPNP-meldingen. Vraag altijd naar een tarievenlijst.
• Opzegtermijnen: Controleer je contract op minimale looptijd en opzegtermijn bij beëindiging of overstap. REP27 beschrijft hoe PIF en meldingen worden overgedragen bij wisseling.
• Aansprakelijkheidslimieten: Aanbieders beperken hun aansprakelijkheid in de overeenkomst. De merkeigenaar blijft verantwoordelijk voor productveiligheid en compliance.

Checklist vóór ondertekening:

1. Vraag een volledige lijst van inbegrepen en uitgesloten diensten
2. Informeer naar per-product-, per-update- en spoedkosten
3. Vraag naar het proces voor toevoegen/verwijderen van producten
4. Controleer het contract op aansprakelijkheid, opzegging en overdracht
5. Bevestig hoe en wanneer je certificaten en labelblokken ontvangt

Hoe werkt de aanstelling: stap voor stap

Het aanstellen van een EU Responsible Person is eenvoudig, maar moet nauwkeurig gebeuren om compliant te zijn en vertraging bij markttoegang te voorkomen. Zo werkt het, met REP27 als voorbeeld (andere aanbieders werken vergelijkbaar):

1. Vraag een offerte aan: Bezoek de website van de aanbieder en vraag een offerte aan. Bij REP27 duurt dit circa twee minuten en je vult basisgegevens in van bedrijf en producten.
2. Vul het aanstellingsformulier in: Geef details over je bedrijf, producten (inclusief formules en doelmarkten) en onderteken elektronisch de aanstellingsovereenkomst. REP27 vraagt een formulier van vijf minuten en e-signature.
3. Dien documenten in: Upload je Cosmetic Product Safety Report (CPSR), Product Information File (PIF) en productlabels. De aanbieder controleert deze op compliance.
4. Compliance check: De aanbieder controleert je documenten. Ontbreekt er iets of is er een probleem, dan krijg je een duidelijke lijst met aandachtspunten. Alleen goedgekeurde producten worden geaccepteerd.
5. Ontvang documentatie: Na goedkeuring ontvang je een ondertekende aanstellingsbrief, certificaat met QR-code en labelblok. Deze kun je direct gebruiken voor verpakking en listings.
6. CPNP-melding: Elk product moet vóór verkoop worden gemeld via het EU CPNP-portaal. REP27 kan dit verzorgen of je doet het zelf. Voor het VK is een aparte SCPN-melding nodig.
7. Markttoegang: Na CPNP/SCPN-melding en goedkeuring mogen je producten legaal in de EU/UK worden verkocht.

Praktische checklist voor nu:

1. Verzamel je CPSR, PIF en labels per product
2. Bepaal of je alleen EU of ook UK dekking nodig hebt
3. Vergelijk aanbieders op prijs, diensten en snelheid
4. Vraag voorbeeld-documenten en duidelijkheid over alle kosten
5. Teken de overeenkomst en lever je documenten aan
6. Wacht op goedkeuring vóór verkoopstart

Risico's, boetes en handhaving

Geen EU Responsible Person aanstellen is een directe overtreding van Verordening 1223/2009 en brengt aanzienlijke risico's met zich mee:

• Douaneblokkade: Goederen zonder geldige Responsible Person kunnen door de EU-douane worden vastgehouden of vernietigd.
• Verwijdering van marktplaatsen: Platforms als Amazon, Etsy en eBay eisen bewijs van een Responsible Person en kunnen niet-conforme producten verwijderen.
• Boetes en handhaving: Nationale autoriteiten kunnen boetes opleggen en producten terugroepen. De Responsible Person is eerste aanspreekpunt, maar de merkeigenaar blijft eindverantwoordelijk.
• Reputatieschade: Niet-naleving kan leiden tot negatieve publiciteit en verlies van consumentenvertrouwen.

Artikel 5 van de Verordening beschrijft de verplichtingen van de Responsible Person om samen te werken met autoriteiten en antigifcentra. Artikel 13 verplicht CPNP-melding vóór verkoop. Artikel 23 vereist melding van ernstige ongewenste effecten. De Responsible Person moet snel reageren op verzoeken van autoriteiten en alle documentatie 10 jaar bewaren na de laatste batch.

Voorbeeld handhaving: Wordt een product als onveilig of niet-conform bevonden, dan kunnen autoriteiten onmiddellijke terugtrekking eisen. De Responsible Person coördineert de reactie en levert alle gevraagde documenten. Niet meewerken kan leiden tot rechtszaken en forse boetes.

Minimaliseer risico door al je producten vooraf te laten controleren en goedkeuren door je Responsible Person en houd je documentatie actueel.

Beslismatrix: wie heeft een EU Responsible Person nodig?

Gebruik deze matrix om te bepalen of je een EU Responsible Person nodig hebt en welk type aanbieder past bij jouw situatie:

Samengevat: Ben je een niet-EU merk dat cosmetica aan EU-consumenten verkoopt (direct of via marktplaats), dan heb je een EU Responsible Person nodig, tenzij je importeur/distributeur formeel de rol accepteert. Voor verkoop in het VK is na Brexit een aparte UK Responsible Person vereist.

Wat aanbieders meestal niet vertellen

• Veiligheidsrapport (CPSR): Aanbieders stellen of ondertekenen jouw CPSR niet. Dit moet door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar worden gedaan en is vereist vóór aanvaarding.
• Juridisch advies: Niet inbegrepen in standaardtarieven. REP27 biedt toegang tot partner-advocaten, maar tegen extra kosten.
• Import/distributie: Aanbieders zijn geen douane-importeur of distributeur. Zij regelen geen logistiek, opslag of inklaring.
• Productacceptatie: Aanbieders laten producten pas onder hun naam op de markt toe na volledige documentcontrole. Is je CPSR of PIF onvolledig, dan mag je hun adres niet gebruiken.
• Opzegtermijnen: Servicecontracten kunnen een opzegtermijn eisen bij beëindiging of overstap. Plan tijdig om compliance-gaten te voorkomen.
• Aansprakelijkheid: Aanbieders beperken hun aansprakelijkheid voor non-compliance of productfouten. De merkeigenaar blijft volledig verantwoordelijk voor veiligheid en regelgeving.
• Kosten bij wijzigingen: Nieuwe producten toevoegen, spoedcontroles of documentupdates kunnen extra kosten geven. Vraag altijd een volledig tarievenoverzicht vóór ondertekening.

Aanbieders wijzen hier vaak niet proactief op, dus controleer de serviceovereenkomst en stel gerichte vragen vóór je je vastlegt.

3 realistische scenario's: wat geldt en wat te doen

• Scenario 1: Amerikaans skincare-merk verkoopt via Amazon EU
  Een Amerikaans skincare-bedrijf wil verkopen via Amazon EU. Het moet een EU Responsible Person aanstellen, CPNP-melding doen en zorgen voor correcte etikettering. Goedkoopste route: een aanbieder als getCosmeticRP.eu (€390/jaar) of REP27 (€690/jaar voor max. 5 producten). Het merk moet voor elk product een CPSR en PIF aanleveren. Geen Responsible Person = geen verkoop.
• Scenario 2: Chinees geurhuis verkoopt B2B aan EU-distributeur
  Als de EU-distributeur schriftelijk akkoord gaat om Responsible Person te zijn, hoeft het Chinese merk geen aparte aanbieder te nemen. Zo niet, dan moet het merk zelf een onafhankelijke Responsible Person aanstellen en alle vereiste documentatie aanleveren. Veel merken kiezen voor onafhankelijkheid om controle te houden bij wisseling van distributeur.
• Scenario 3: UK webshop verkoopt na Brexit aan EU
  Een Britse webshop wil in zowel VK als EU verkopen. Er zijn dan twee Responsible Persons nodig: één in het VK en één in de EU. REP27 biedt gecombineerde pakketten voor beide markten, met aparte certificaten en labelblokken. Het merk moet zowel CPNP (EU) als SCPN (VK) meldingen doen vóór verkoop.

In alle scenario's geldt: verzamel je CPSR en PIF, kies een aanbieder, teken de overeenkomst, doorloop de compliance check, ontvang documentatie, meld via CPNP/SCPN en verkoop daarna legaal in je doelmarkt.