Software de facturación electrónica, contabilidad y fiscalidad

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Quién debe designarlo

Proveedores de software fuera de la Unión que sirven a empresas de la UE. Los mandatos de facturación electrónica son nacionales y difieren sustancialmente: Italia opera un modelo de autorización a través del sistema de intercambio, Francia, Polonia, España y otros están introduciendo los suyos, y el paquete del IVA en la Era Digital se armoniza a partir de 2030.

Umbrales y exenciones

Los mandatos se aplican por estado miembro y se implementan según el tamaño del contribuyente. La facturación electrónica en la contratación pública es obligatoria desde 2019 en toda la Unión.

Qué debe figurar en la etiqueta

No físico. Las facturas deben contener los datos obligatorios del IVA, y el formato debe cumplir con la norma europea EN 16931 o el esquema nacional donde aplique.

Campos en los marketplaces

Se requiere acreditación o registro en varios estados miembros para transmitir facturas, y los compradores no adoptarán software que no pueda conectarse a la plataforma nacional.

Documentación que debes conservar

Registros del artículo 30 que cubren datos de facturas y clientes, la designación del artículo 27, acuerdos de retención que cumplan con la legislación fiscal nacional, acreditación con plataformas nacionales y certificación de punto de acceso Peppol donde se utilice.

Normas y ensayos

Pruebas de conformidad contra EN 16931 y los esquemas nacionales, y certificación de conectividad para la red relevante.

Requisitos lingüísticos

Software y soporte en el idioma del mercado, y facturas en el idioma y formato que requiera el sistema nacional.

Desde cuándo se aplica

Por mandato nacional. El paquete del IVA en la Era Digital establece 2030 para la presentación de informes digitales armonizados, con varios mandatos nacionales que llegan antes.

Cuánto se conservan los documentos

Datos de facturas durante el período de retención fiscal nacional, que varía de cinco a once años en los estados miembros, y que anula instintos de minimización más cortos.

Qué ocurre si no cumples

Las sanciones fiscales recaen sobre el contribuyente en lugar del vendedor, pero un vendedor cuyo software no transmita correctamente enfrenta responsabilidad contractual y rápida pérdida de mercado. Las multas del RGPD se aplican al lado de los datos.

Quién lo controla

Autoridades fiscales nacionales, organismos de acreditación para las redes de transmisión y autoridades de protección de datos.

Dónde está el límite

Los períodos de retención fiscal y la minimización del RGPD tiran en direcciones opuestas, y la respuesta es un calendario de retención documentado basado en la obligación legal en lugar de un defecto. La facturación transfronteriza significa cumplir con varios esquemas nacionales a la vez hasta la armonización.

Las preguntas que nos hacen

¿Hay un estándar de facturación electrónica de la UE?

EN 16931 define el modelo semántico, pero los mandatos nacionales añaden sus propios esquemas y plataformas. La presentación de informes digitales armonizados llegará con el paquete del IVA en la Era Digital en 2030.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los datos de las facturas?

Según la legislación fiscal nacional, típicamente entre cinco y once años, lo que es una obligación legal que justifica la retención más allá de la minimización ordinaria.