Kosten, Pflichten & Anbieter: EU-Verantwortlicher für Kosmetika nach Verordnung 1223/2009

• Pflicht für alle Nicht-EU-Kosmetikmarken, die in der EU verkaufen
• Preis ab 690 €/Jahr (REP27 — Europe Services, SE, bis 5 Produkte)
• Leistungen: Adresse auf dem Label, PIF-Verwahrung, Behördenkontakt
• Nicht enthalten: Sicherheitsbericht (CPSR) – separat zu beauftragen
• Marktplätze wie Amazon verlangen einen EU-Verantwortlichen
• Importeure oder Händler können diese Rolle übernehmen, wenn schriftlich vereinbart

Aktualisiert 25 Oktober 2026 · 7 Quellen geprüft

Anbieter im Vergleich

Preise wie am 25 Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters veröffentlicht, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben. Jede Zeile verweist auf ihre Quelle.

Was verlangt die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 konkret?

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 ist seit 11. Juli 2013 die verbindliche Rechtsgrundlage für alle kosmetischen Mittel, die in der EU verkauft werden. Nach Artikel 4 muss jedes kosmetische Produkt, das auf dem EU-Markt bereitgestellt wird, eine verantwortliche Person mit Sitz in der Union haben. Diese Person ist für die Einhaltung sämtlicher Anforderungen der Verordnung verantwortlich – von der Produktsicherheit über die Kennzeichnung bis hin zum Behördenkontakt.

• Produktinformationsdatei (PIF): Für jedes Produkt muss eine PIF erstellt und am Sitz der verantwortlichen Person 10 Jahre lang nach dem letzten Inverkehrbringen aufbewahrt werden (Art. 11).
• Sicherheitsbewertung (CPSR): Jedes Produkt benötigt eine Sicherheitsbewertung durch einen qualifizierten Bewerter (Art. 10). Die verantwortliche Person prüft, ob diese vorliegt, erstellt sie aber in der Regel nicht selbst.
• CPNP-Meldung: Vor dem Inverkehrbringen muss das Produkt im Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) gemeldet werden (Art. 13).
• Label: Die Adresse der verantwortlichen Person muss auf der Verpackung stehen (Art. 19).
• Behördenkontakt und Vigilanz: Die verantwortliche Person ist Ansprechpartner für Behörden, muss auf Anfragen reagieren und schwerwiegende Nebenwirkungen melden (Art. 23).

Die verantwortliche Person kann Hersteller, Importeur, Händler oder ein beauftragter Dritter sein, muss aber schriftlich benannt werden. Ohne verantwortliche Person drohen Verkaufsverbote und Strafen. Produkte, die nicht den Anforderungen der Verordnung entsprechen, dürfen nicht auf dem EU-Markt bereitgestellt werden.

Wichtig: Auch Proben und Tester gelten als Inverkehrbringen und benötigen eine verantwortliche Person und eine CPNP-Meldung. Die Verordnung gilt für B2C- und B2B-Produkte gleichermaßen.

Wie wählt man den richtigen Anbieter? Entscheidungshilfen und Matrix

Die Auswahl des passenden EU-Verantwortlichen hängt von mehreren Faktoren ab: Produktanzahl, Markteintrittsgeschwindigkeit, Serviceumfang, Marktplatzanforderungen (Amazon, Etsy, eBay) und gewünschte Zusatzleistungen. Anbieter unterscheiden sich in Preisstruktur, Leistungsumfang und Zusatzangeboten. Prüfen Sie vor der Auswahl:

• Deckt der Anbieter alle 27 EU-Länder mit einer Ernennung ab?
• Wie schnell erhalten Sie die erforderlichen Labeldaten und das Zertifikat?
• Welche Leistungen sind im Preis enthalten (z.B. PIF-Verwahrung, Behördenkontakt, Labeladresse, CPNP-Meldung)?
• Wie werden zusätzliche Produkte abgerechnet?
• Gibt es versteckte Gebühren, Mindestlaufzeiten oder Kündigungsfristen?
• Bietet der Anbieter Nachweise wie QR-Code auf dem Zertifikat, die von Marktplätzen akzeptiert werden?

Entscheidungsmatrix:

Praktisch: Viele Marken wählen einen unabhängigen Verantwortlichen, um flexibel zu bleiben, falls sie den Importeur oder Distributor wechseln. Marktplätze verlangen meist einen Nachweis (z.B. Zertifikat mit QR-Code), den nicht jeder Anbieter sofort liefern kann.

Was ist im Preis enthalten? – Anbieter-Vergleich im Detail

Die Leistungen der Anbieter unterscheiden sich teils deutlich. Ein genauer Blick auf die enthaltenen und ausgeschlossenen Leistungen ist entscheidend, um böse Überraschungen zu vermeiden. Hier ein Vergleich der wichtigsten Anbieter:

Wichtig: Die Erstellung des Sicherheitsberichts (CPSR) ist fast nie im Preis enthalten und muss separat von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter beauftragt werden. Auch die CPNP-Meldung ist nicht immer inklusive oder kann Zusatzkosten verursachen. Prüfen Sie, wie viele Produkte im Grundpreis abgedeckt sind und wie Zusatzprodukte berechnet werden.

Versteckte Kosten, Ausschlüsse und typische Vertragsdetails

Viele Anbieter schließen bestimmte Leistungen aus oder berechnen sie separat. Die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:

• Sicherheitsbericht (CPSR): Fast nie im Preis enthalten. Muss separat von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter erstellt werden. Anbieter wie REP27 prüfen den Bericht, erstellen ihn aber nicht.
• Zusatzprodukte: Die Grundpreise gelten meist für eine bestimmte Anzahl von Produkten (z.B. 5 bei REP27). Für jede weitere Formel oder Produktvariante fallen Zusatzkosten an. Preisstaffelungen und Konditionen sind auf Anfrage zu klären.
• CPNP-Meldung: Nicht immer im Preis enthalten. Einige Anbieter unterstützen oder übernehmen die Meldung, andere bieten nur Beratung.
• Kündigungsfristen und Übertragung: Beim Wechsel des Verantwortlichen muss die PIF und die CPNP-Meldung auf den neuen Verantwortlichen übertragen werden. Prüfen Sie die vertraglichen Regelungen zur Kündigung und Datenübertragung.
• Haftung: Die Verantwortlichkeit bezieht sich auf die regulatorische Einhaltung, nicht auf Produkthaftung oder Schäden durch Inhaltsstoffe. Die Haftung ist meist vertraglich limitiert.
• Importeur/Händler: Diese können selbst als Verantwortliche auftreten, wenn sie schriftlich zustimmen. Viele Marken wählen dennoch einen unabhängigen Dritten.

Praxistipp: Lassen Sie sich alle Leistungen und Ausschlüsse schriftlich bestätigen und fragen Sie gezielt nach Zusatzgebühren für Produktänderungen, Nachmeldungen oder Sonderleistungen.

So läuft die Bestellung ab – Schritt-für-Schritt & Checkliste

Der Weg zur Ernennung eines EU-Verantwortlichen folgt meist einem klaren Ablauf. So stellen Sie sicher, dass Ihr Produkt schnell und rechtssicher auf den Markt kommt:

1. Anbieter auswählen: Preise und Leistungen vergleichen, Angebot einholen.
2. Informationen bereitstellen: Firmen- und Produktdaten, ggf. Sicherheitsbericht (CPSR), PIF, Labelentwurf.
3. Vertrag abschließen und bezahlen: Nach Unterzeichnung und Zahlung erhalten Sie die Adresse für das Label und ggf. ein Zertifikat mit QR-Code.
4. Label und Dokumente vorbereiten: Adresse des Verantwortlichen auf das Etikett drucken, PIF und CPSR finalisieren.
5. Prüfung durch Anbieter: Anbieter prüft CPSR, PIF und Label. Fehlende Unterlagen werden klar benannt.
6. CPNP-Meldung: Produkt im CPNP-Portal anmelden (selbst oder durch Anbieter).
7. Verkauf starten: Sobald alle Unterlagen geprüft und die Meldung erfolgt ist, kann das Produkt in der EU verkauft werden.

Checkliste für heute:

1. Haben Sie eine schriftliche Vereinbarung mit einem EU-Importeur als Verantwortlichen? Wenn nein, Anbieter wählen.
2. Ist Ihr Sicherheitsbericht (CPSR) fertig? Wenn nein, beauftragen.
3. PIF vollständig und aktuell?
4. Label mit EU-Adresse vorbereitet?
5. CPNP-Meldung geplant oder bereits erfolgt?

Bei REP27 erfolgt die Ernennung und Bereitstellung der Labeldaten unmittelbar nach Zahlung und Formulareingabe. Produkte dürfen erst nach erfolgreicher Prüfung und Meldung verkauft werden.

Risiken, Strafen und Haftung – Was droht bei Verstößen?

Die Benennung einer verantwortlichen Person ist keine Formalität, sondern eine zentrale Voraussetzung für den Marktzugang. Wer keinen EU-Verantwortlichen benennt oder die Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 nicht erfüllt, riskiert erhebliche Konsequenzen:

• Verkaufsverbot: Produkte ohne verantwortliche Person dürfen in der gesamten EU nicht verkauft werden. Marktplätze wie Amazon, Etsy oder eBay entfernen betroffene Produkte umgehend.
• Strafen: Gemäß Art. 23 der Verordnung können nationale Behörden Bußgelder verhängen. Die Höhe variiert je nach Land und Einzelfall.
• Haftung: Die verantwortliche Person haftet für die Einhaltung der regulatorischen Pflichten, nicht jedoch für die Produktsicherheit an sich – diese bleibt beim Hersteller bzw. dem Unterzeichner des Sicherheitsberichts (CPSR).
• Behördenkontakt: Die verantwortliche Person ist erste Anlaufstelle für Behörden und muss bei Anfragen, Rückrufen oder schwerwiegenden Nebenwirkungen reagieren.
• Verlust des Marktzugangs: Ohne gültige Ernennung und vollständige Unterlagen kann es zu langwierigen Verzögerungen und wirtschaftlichen Schäden kommen.

Praxistipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Unterlagen aktuell sind und die verantwortliche Person erreichbar bleibt. Bei Anbieterwechsel muss die PIF und die CPNP-Meldung rechtzeitig übertragen werden.

Was Anbieter oft nicht sagen – Exklusives Praxiswissen

• Sicherheitsbericht (CPSR): Die Erstellung ist fast nie im Preis enthalten. Anbieter wie REP27 prüfen den Bericht, übernehmen aber keine Haftung für dessen Inhalt.
• Zusatzgebühren: Für neue Produkte, Produktänderungen oder Sonderleistungen fallen meist Zusatzkosten an, die nicht immer transparent ausgewiesen werden.
• Kündigungsfristen: Beim Wechsel des Verantwortlichen sind Kündigungsfristen und die Übertragung der PIF auf den neuen Anbieter zu beachten.
• Importeur/Händler: Diese können selbst als Verantwortliche auftreten, wenn sie schriftlich zustimmen. Das ist besonders für exklusive Distributionsmodelle relevant.
• Haftungsumfang: Die Verantwortung beschränkt sich meist auf die regulatorische Einhaltung. Produkthaftung oder Ansprüche aus fehlerhaften Sicherheitsbewertungen sind ausgeschlossen.
• Marktplatzanforderungen: Amazon und andere Plattformen verlangen oft einen sofort prüfbaren Nachweis (z.B. QR-Code auf Zertifikat). Nicht jeder Anbieter bietet dies an.

Praxistipp: Lassen Sie sich alle Leistungen, Ausschlüsse und Zusatzkosten schriftlich bestätigen. Fragen Sie gezielt nach, wie viele Produkte im Grundpreis enthalten sind und wie Zusatzprodukte abgerechnet werden.

Drei typische Szenarien – Wer braucht was und wie geht man vor?

• US-Startup (B2C, Amazon EU): Ein US-Unternehmen möchte Parfums über Amazon in der EU verkaufen. Amazon verlangt einen EU-Verantwortlichen, der auf dem Label steht und per Zertifikat nachweisbar ist. Schnellste Lösung: Anbieter wie REP27, die nach Zahlung und Formulareingabe sofort die nötigen Labeldaten und ein verifizierbares Zertifikat liefern. Die CPNP-Meldung kann selbst oder durch den Anbieter erfolgen. Der Sicherheitsbericht (CPSR) muss separat beauftragt werden.
• Chinesischer Amazon-Seller: Ein chinesischer Hersteller verkauft Kosmetikprodukte an Endkunden in der EU. Ohne EU-Verantwortlichen werden die Produkte von Amazon entfernt. Auch hier ist ein unabhängiger Verantwortlicher wie REP27 oder Certified Cosmetics erforderlich. Die Adresse muss auf das Label, die PIF und der CPSR müssen vorliegen, die CPNP-Meldung erfolgen.
• UK-Onlineshop nach Brexit: Ein britischer Onlineshop möchte weiterhin in die EU liefern. Für den Verkauf in der EU ist ein EU-Verantwortlicher nötig, für UK ein separater UK-Verantwortlicher. REP27 bietet kombinierte Lösungen für beide Märkte. Die Label müssen beide Adressen enthalten, die Produktmeldungen in beiden Portalen (CPNP und SCPN) erfolgen.

Praxistipp: Prüfen Sie vor dem Markteintritt, ob Ihr Vertriebsmodell einen eigenen Verantwortlichen erfordert oder ob Ihr Importeur/Händler diese Rolle übernimmt. Für Marktplatzverkäufe ist ein unabhängiger Verantwortlicher meist Pflicht.