Brauche ich eine EU-Verantwortliche Person für Kosmetik in Europa?

• EU-Recht verlangt für jedes in der EU verkaufte Kosmetikprodukt eine Verantwortliche Person (Art. 4, 1223/2009).
• Die Verantwortliche Person muss in der EU niedergelassen sein und auf dem Etikett genannt werden.
• Dies gilt für alle Nicht-EU-Marken, unabhängig von Unternehmensgröße oder Vertriebskanal.
• Importeure oder Händler können mit schriftlicher Vereinbarung als Verantwortliche Person fungieren.
• Anbieter unterscheiden sich in inkludierten Leistungen, Preisen und Support.
• Bei Nicht-Einhaltung drohen Bußgelder, Zollbeschlagnahmen und Delistings.

Aktualisiert 19 Oktober 2026 · 3 Quellen geprüft

Anbieter im Vergleich

Preise wie am 19 Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters veröffentlicht, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben. Jede Zeile verweist auf ihre Quelle.

Was das Gesetz verlangt: Artikel 4 und mehr

Das EU-Recht ist eindeutig: Jedes kosmetische Produkt, das auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird, muss eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person haben. Diese Pflicht ist in Artikel 4.1 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 geregelt. Die Verantwortliche Person ist rechtlich verantwortlich dafür, dass jedes Produkt vor dem Verkauf alle Sicherheits-, Kennzeichnungs- und Meldepflichten erfüllt. Dies gilt für jedes Nicht-EU-Unternehmen, unabhängig von Größe oder ob der Verkauf B2B oder B2C erfolgt, einschließlich Online-Verkäufen über Amazon, Etsy, TikTok Shop oder Ihre eigene Webseite.

• Artikel 4.2: Die Verantwortliche Person muss die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen sicherstellen, einschließlich Sicherheit, Kennzeichnung und Meldung.
• Artikel 5.1: Die Verantwortliche Person haftet für Produktsicherheit und regulatorische Konformität vor und während des Inverkehrbringens.
• Artikel 11: Die Produktinformationsdatei (PIF) muss an einer EU-Adresse aufbewahrt und den Behörden 10 Jahre nach Inverkehrbringen der letzten Charge zugänglich gemacht werden.
• Artikel 24: Die Meldung an Behörden über das Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) ist vor dem Verkauf verpflichtend.

Ohne Verantwortliche Person dürfen Ihre Produkte nicht legal in der EU verkauft werden. Der Zoll kann Sendungen beschlagnahmen, und Marktplätze wie Amazon und Etsy entfernen nicht-konforme Produkte aus dem Angebot. Auch Gratisproben oder kleine Chargen benötigen eine Verantwortliche Person und CPNP-Meldung. Das Gesetz kennt keine Ausnahmen aufgrund von Unternehmensgröße, Verkaufsvolumen oder Produkttyp (sofern es sich um ein Kosmetikprodukt gemäß der Verordnung handelt).

Für Verkäufe im Vereinigten Königreich ist eine separate UK-Verantwortliche Person erforderlich, die in Großbritannien niedergelassen ist. Einige Anbieter, wie REP27, bieten sowohl EU- als auch UK-Verantwortliche Person Services in einem Paket an.

Wie Sie einen Anbieter für die Verantwortliche Person auswählen

Die Wahl des richtigen Anbieters für die Verantwortliche Person ist entscheidend für Compliance und reibungslosen Marktzugang. Folgendes sollten Sie beachten:

• EU-Niederlassung: Der Anbieter muss eine echte EU-Adresse für Ihr Produktetikett und zur Aufbewahrung Ihrer PIF haben. Diese Adresse wird von Behörden und Marktplätzen geprüft.
• Abdeckungsbereich: Deckt der Anbieter alle 27 EU-Länder ab? Wenn Sie auch im UK verkaufen, bietet er auch UK-Verantwortliche Person Services an?
• Leistungsumfang: Anbieter unterscheiden sich darin, was ihre Gebühr abdeckt. Wesentliche Leistungen sind Benennung, PIF-Aufbewahrung, CPNP-Meldung, Sicherheitsbericht- und Etikettprüfung sowie Behördenkontakt. Manche bieten Compliance-Support und Meldung schwerwiegender unerwünschter Wirkungen an.
• Geschwindigkeit und Ablauf: Wie schnell erhalten Sie Ihre Benennung und können mit dem Verkauf starten? REP27 stellt z. B. die Benennung innerhalb von 24 Stunden nach Formularausfüllung und Zahlung aus, Produkte dürfen aber erst nach vollständiger Compliance-Prüfung verkauft werden.
• Erfahrung und Referenzen: Suchen Sie etablierte Anbieter mit Erfahrung im Umgang mit regulatorischen Anforderungen und Marktplatzvorgaben.

Nachfolgend ein detaillierter Vergleich der inkludierten und nicht inkludierten Leistungen je Anbieter:

Fordern Sie immer ein detailliertes Angebot an und klären Sie, was inklusive ist, insbesondere bei zusätzlichen Produkten, Eilwünschen oder Rechtsunterstützung.

Was der Preis wirklich beinhaltet (und versteckte Kosten)

Veröffentlichte Preise für Verantwortliche Person Services beziehen sich oft nur auf das Basispaket. Es ist wichtig zu verstehen, was enthalten ist und was zusätzliche Kosten verursachen kann:

• Im Grundpreis enthalten: Die meisten Anbieter inkludieren die Benennung als Verantwortliche Person, eine EU-Adresse für Etikett und PIF sowie die Funktion als Ansprechpartner für Behörden. REP27 umfasst z. B. CPNP-Meldung, Prüfung Ihres Sicherheitsberichts (CPSR) und Etiketts sowie Meldung schwerwiegender unerwünschter Wirkungen. Certified Cosmetics bietet Compliance-Prüfung und Support, Lexora die Basisbenennung und Dokumentenhaltung.
• Nicht enthalten oder extra: Die Erstellung Ihres CPSR (Sicherheitsbericht) ist bei keinem Anbieter enthalten; dieser muss von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter erstellt werden. Rechtsberatung zu Claims oder Streitigkeiten ist meist extra. Manche Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für weitere Produkte, Eilwünsche oder Dokumentenmanagement.
• Jährliche Verlängerung: Alle Anbieter berechnen jährlich. Eine Produktaufnahme während des Jahres kann anteilige Gebühren verursachen.
• Weitere versteckte Kosten: Manche Anbieter haben Kündigungsfristen oder Haftungsbeschränkungen. Prüfen Sie den Vertrag auf Details zu Vertragsbeendigung, Dokumentenübergabe und Einzelanforderungsgebühren.

Hier eine Zusammenfassungstabelle zur schnellen Übersicht:

Fragen Sie vor Vertragsabschluss nach einer vollständigen Kostenaufstellung und klären Sie, was passiert, wenn Sie Produkte hinzufügen, die Verantwortliche Person wechseln oder dringenden Support benötigen.

Wie die Benennung funktioniert: Schritt für Schritt

Die Benennung einer Verantwortlichen Person ist ein strukturierter Prozess. Hier eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung basierend auf aktuellen Anbieterpraktiken:

1. Bestätigen Sie, dass Ihr Produkt ein Kosmetikprodukt gemäß Verordnung (EG) 1223/2009 ist. Im Zweifel prüfen Sie die Definition oder fragen Ihren Anbieter.
2. Wählen Sie Ihren Anbieter. Vergleichen Sie Leistungen, Preise und enthaltene Features. Fordern Sie ein Angebot an und prüfen Sie den Dienstleistungsvertrag.
3. Sammeln Sie Ihre Unterlagen: Sie benötigen Ihre Produktinformationsdatei (PIF), einen von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter unterschriebenen Cosmetic Product Safety Report (CPSR) und Ihr Produktetikett in den erforderlichen Sprachen.
4. Füllen Sie das Online-Formular des Anbieters aus. Dies dauert meist nur wenige Minuten und erfordert Firmendaten, Produktinformationen und eine elektronische Unterschrift.
5. Der Anbieter prüft Ihre Unterlagen. Die Verantwortliche Person kontrolliert Ihren CPSR, PIF und das Etikett auf Konformität. Fehlt etwas, erhalten Sie eine klare Liste der erforderlichen Korrekturen.
6. Unterschreiben Sie das Benennungsmandat elektronisch. Nach Annahme Ihrer Unterlagen unterzeichnen Sie und der Anbieter das offizielle Mandat. Sie erhalten ein Zertifikat und den EU-Adressblock für Ihr Etikett.
7. Reichen Sie die CPNP-Meldung ein. Dies kann der Anbieter oder Sie selbst übernehmen. Jedes Produkt muss vor Inverkehrbringen gemeldet sein.
8. Beginnen Sie mit dem Verkauf. Ihre Produkte dürfen in der EU erst verkauft werden, wenn alle Schritte abgeschlossen sind und die Verantwortliche Person jedes Produkt schriftlich akzeptiert hat.

Checkliste für heute:

1. Identifizieren Sie Ihre Produkte und bestätigen Sie, dass es Kosmetika sind.
2. Bereiten Sie CPSR, PIF und Etikettenvorlagen vor.
3. Entscheiden Sie, ob Ihr Importeur/Händler als Verantwortliche Person fungiert oder ob Sie einen unabhängigen Anbieter benötigen.
4. Kontaktieren Sie Anbieter, vergleichen Sie Angebote und klären Sie alle Inklusiv- und Exklusivleistungen.
5. Schließen Sie Benennung und Meldung vor jeglichem Verkauf oder Listing ab.

Die Benennung erfolgt nicht sofort: Rechnen Sie mit mindestens einem Werktag für Prüfung und Dokumentenaustausch und planen Sie zusätzliche Zeit für Korrekturen oder fehlende Angaben ein.

Risiken, Bußgelder und was Anbieter meist nicht sagen

Risiken bei Nicht-Einhaltung: Der Verkauf von Kosmetik in der EU ohne Verantwortliche Person ist illegal. Folgen sind:

• Zollbeschlagnahmen und -halte: Produkte können an der Grenze blockiert werden.
• Delisting auf Marktplätzen: Amazon, Etsy und andere Plattformen verlangen Nachweise der Verantwortlichen Person vor Listung oder entfernen nicht-konforme Produkte.
• Regulatorische Bußgelder: Nationale Behörden können Strafen verhängen und Rückrufe anordnen. Die Verantwortliche Person ist erster Ansprechpartner für Behörden und muss umgehend reagieren.

Bußgelder: Die Verordnung nennt keine konkreten Beträge, nationale Behörden können jedoch erhebliche Strafen verhängen und Rückruf oder Rücknahme anordnen. Produkte ohne Verantwortliche Person gelten als illegal auf dem EU-Markt.

Was Anbieter meist nicht sagen:

• Kündigungsfristen: Manche Anbieter verlangen eine Vorankündigung zur Vertragsbeendigung. Prüfen Sie den Vertrag genau.
• Haftungsbeschränkungen: Anbieter begrenzen oft ihre Haftung für Produktsicherheit oder regulatorische Verstöße. Die Markeninhaber bleiben verantwortlich für Produktsicherheit und Richtigkeit von PIF und CPSR.
• Ausnahmen: Anbieter sind in der Regel keine Importeure, Händler oder Sicherheitsbewerter, sofern nicht explizit vereinbart. Sie erstellen Ihren Sicherheitsbericht nicht und übernehmen keine Zollabfertigung.
• Einzelanforderungsgebühren: Manche Anbieter verlangen extra für dringende Dokumentenbearbeitung, zusätzliche Produkte oder Rechtsberatung bei Streitigkeiten und Claims.

Lesen Sie den Dienstleistungsvertrag sorgfältig und fragen Sie vor Vertragsabschluss nach Kündigungsfristen, Haftung und Zusatzkosten.

Entscheidungsmatrix: Brauchen Sie eine EU-Verantwortliche Person?

Nutzen Sie diese Entscheidungsmatrix, um Ihre Pflichten zu ermitteln:

Es gibt keine Ausnahmen für kleine Marken, geringe Verkaufsvolumen oder reine Online-Verkäufe. Jedes Kosmetikprodukt, das in der EU in Verkehr gebracht wird, benötigt eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person.

Drei realistische Szenarien

1. US-SaaS-Unternehmen startet Hautpflegelinie für EU-Kunden: Das Unternehmen muss eine EU-Verantwortliche Person benennen, CPNP-Meldung einreichen und sicherstellen, dass alle Produkte eine konforme PIF und Etikett haben. REP27 oder Certified Cosmetics können Benennung, Dokumentenprüfung und Meldung übernehmen. Das Unternehmen liefert den eigenen CPSR, der Anbieter prüft die Compliance vor Verkaufsstart.

2. Chinesischer Amazon-Verkäufer versendet Kosmetik in die EU: Der Verkäufer benötigt eine EU-Verantwortliche Person, die auf dem Etikett genannt wird und für die CPNP-Meldung zuständig ist. Amazon verlangt den Nachweis der Benennung vor Listung. Anbieter wie REP27 oder Lexora stellen die EU-Adresse und managen die Compliance. Der Verkäufer muss für jedes Produkt gültigen CPSR und PIF vorweisen.

3. UK-Online-Shop verkauft nach Brexit in die EU: Der Shop muss für EU-Verkäufe eine EU-Verantwortliche Person und für UK-Verkäufe eine UK-Verantwortliche Person benennen. REP27 bietet beide Services unter einem Dach mit separaten Adressen für beide Märkte. Der Shop muss sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig sind und Produkte vor Verkauf in CPNP (EU) und SCPN (UK) gemeldet sind.