Kosten für EU-Verantwortliche Person bei Parfümmarken außerhalb der EU

• REP27: 690 €/Jahr für bis zu 5 Produkte (Preis auf der Quellseite geprüft)
• Certified Cosmetics: 542,06 $/Jahr (Preis auf der Quellseite geprüft)
• Obelis: Preis auf Anfrage
• Alle decken Aufgaben der EU-Verantwortlichen Person für Kosmetika ab (Verordnung 1223/2009, Art. 4)
• Leistungen umfassen Adressangabe auf Etikett, PIF-Verwahrung, CPNP-Meldung, Kontakt zu Behörden

Aktualisiert 17 Oktober 2026 · 7 Quellen geprüft

Anbieter im Vergleich

Preise wie am 17 Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters veröffentlicht, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben. Jede Zeile verweist auf ihre Quelle.

Was das Gesetz verlangt (Artikel 4, Verordnung (EG) 1223/2009)

Jedes Parfüm- oder Kosmetikprodukt, das in der Europäischen Union verkauft wird, muss der Verordnung (EG) 1223/2009 entsprechen. Artikel 4 dieser Verordnung schreibt vor, dass jedes kosmetische Produkt, das auf den EU-Markt gebracht wird, eine benannte Verantwortliche Person mit Sitz in der EU haben muss. Diese Pflicht gilt für alle Nicht-EU-Marken, unabhängig davon, ob sie direkt an Verbraucher, über Händler oder Online-Marktplätze wie Amazon, Etsy oder TikTok Shop verkaufen. Die Verantwortliche Person ist rechtlich verantwortlich dafür, dass das Produkt gesundheitlich unbedenklich, vollständig konform mit der EU-Kosmetikgesetzgebung und korrekt etikettiert ist. Sie muss zudem für jedes Produkt eine Produktinformationsdatei (PIF) führen, die den Sicherheitsbericht (CPSR), Herstellungsdetails, Nachweise zu Wirkaussagen und mehr enthält. Die PIF muss zehn Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen aufbewahrt und den zuständigen Behörden auf Verlangen vorgelegt werden. Vor dem Verkauf muss die Verantwortliche Person das Produkt über das Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) melden. Wird keine Verantwortliche Person benannt, darf das Produkt nicht legal verkauft oder auf EU-Marktplätzen gelistet werden, und der Zoll kann Sendungen zurückhalten oder ablehnen. Bei Nichtkonformität oder Gefährdung muss die Verantwortliche Person Korrekturmaßnahmen ergreifen, einschließlich Rücknahme oder Rückruf, und die Behörden informieren, wenn eine Gesundheitsgefährdung besteht. Diese Verpflichtungen sind verbindlich und gelten für alle Kosmetikprodukte, einschließlich Parfüms, Hautpflege und Make-up, unabhängig von Marke oder Vertriebskanal.

Wie man einen Anbieter für die Verantwortliche Person auswählt

Die Wahl des richtigen Anbieters für die Verantwortliche Person ist entscheidend für Nicht-EU-Parfümmarken, die den EU-Markt betreten möchten. Hauptkriterien sind Preistransparenz, Leistungsumfang, Schnelligkeit der Benennung und Erfahrung mit Ihrem Produkttyp. Einige Anbieter wie REP27 bieten eine klare Jahresgebühr basierend auf der Produktanzahl (Formeln) und decken sowohl EU- als auch UK-Märkte ab. Andere, wie Obelis, geben Preise nur auf Anfrage bekannt. Anbieter sollten mindestens Benennung, ein verifizierbares Zertifikat, ihren Namen und Adresse für Ihr Etikett, PIF-Verwahrung, CPNP-Meldung und Behördenkontakt bieten. Es ist wichtig zu prüfen, ob der Anbieter Ihren Sicherheitsbericht (CPSR) und die Etikettierung vor Annahme prüft, um teure Compliance-Fehler zu vermeiden. Ebenso sollten Sie klären, ob Rechtsberatung oder Sicherheitsbericht-Erstellung inklusive sind, da dies oft extra oder gar nicht angeboten wird. REP27 schreibt den CPSR nicht, prüft ihn aber vor Annahme. Certified Cosmetics und Obelis geben keine Auskunft über CPSR-Prüfung oder -Erstellung, daher sollten Marken direkt nachfragen. Suchen Sie Anbieter mit Erfahrung bei Parfüm- und Duftprodukten, da diese spezielle regulatorische Anforderungen haben können. Wenn Sie sowohl in der EU als auch im UK verkaufen, kann ein Anbieter mit kombinierten Services die Compliance erleichtern. Fordern Sie stets einen detaillierten Dienstleistungsvertrag und Gebührenübersicht an, um versteckte Kosten zu vermeiden.

Was der Preis wirklich beinhaltet

Es ist wichtig zu verstehen, was in der Gebühr für die Verantwortliche Person enthalten ist, um unerwartete Kosten zu vermeiden. REP27 verlangt 690 €/Jahr für bis zu 5 Produkte, größere Pläne für mehr Produkte sind verfügbar. Dieser Preis umfasst Benennung, Etikettadresse, PIF-Verwahrung, CPNP-Meldung, Produktprüfung und Behördenkontakt. Dieselbe Formel in verschiedenen Größen zählt als ein Produkt, was für Parfümmarken mit mehreren Flaschengrößen vorteilhaft ist. Certified Cosmetics verlangt 542,06 $/Jahr, die Anzahl der enthaltenen Produkte wird nicht spezifiziert. Obelis nennt Preise und Leistungen nur auf Anfrage. Keiner der Anbieter umfasst die Erstellung des Cosmetic Product Safety Report (CPSR); dieser muss separat bei einem qualifizierten Sicherheitsbewerter beauftragt werden. Rechtsberatung zu Werbeaussagen oder Streitfällen ist ebenfalls nicht standardmäßig enthalten, REP27 bietet jedoch gegen Aufpreis Zugang zu Anwälten. Manche Anbieter verlangen Zusatzgebühren für Produktnachmeldungen im laufenden Jahr, Eil-Anfragen oder Rechtsgutachten. Fordern Sie stets eine vollständige Aufschlüsselung der enthaltenen und ausgeschlossenen Leistungen sowie möglicher Zusatzkosten an, bevor Sie einen Vertrag abschließen. So vermeiden Sie Überraschungen und können Ihr Compliance-Budget genau planen.

Versteckte Kosten und Ausschlüsse

Obwohl die Grundpreise für die Verantwortlichen Personen oft klar erscheinen, gibt es häufig Ausschlüsse und mögliche Zusatzkosten, auf die Marken achten sollten. Am häufigsten ausgeschlossen ist der Cosmetic Product Safety Report (CPSR), der für jedes Produkt erforderlich und von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter zu erstellen ist. REP27, Certified Cosmetics und Obelis bieten die CPSR-Erstellung nicht standardmäßig an; Marken müssen diese separat organisieren und bezahlen. Rechtsberatung zu Produktbehauptungen, Streitigkeiten oder rechtlichen Auslegungen ist ebenfalls meist ausgeschlossen, REP27 verweist jedoch auf Anwälte gegen Aufpreis. Die Rolle als Importeur oder Vertriebspartner ist nicht Teil des Services – diese Anbieter übernehmen keine Zollabwicklung, Logistik oder Lagerhaltung. Einige Anbieter berechnen zusätzliche Gebühren für Produktzugänge während des Jahres, Eil-Anfragen oder Dokumentenprüfungen. Kündigungsfristen und die Übergabe der Produktinformationsdatei (PIF) an einen neuen Verantwortlichen können vertraglich geregelt sein, daher sollten Sie den Vertrag genau prüfen. Haftungsbeschränkungen und Ausschlüsse für indirekte Schäden sind ebenfalls üblich. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, fordern Sie vor Vertragsabschluss eine vollständige Gebührenübersicht und lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig.

So funktioniert die Benennung: Schritt für Schritt

1. Produkte identifizieren: Listen Sie alle Parfümformeln auf, die Sie in der EU verkaufen möchten. Verschiedene Größen derselben Formel zählen bei REP27 als ein Produkt.
2. Dokumentation vorbereiten: Erstellen Sie für jede Formel einen Cosmetic Product Safety Report (CPSR), unterschrieben von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter. Stellen Sie Ihre Produktinformationsdatei (PIF) mit allen erforderlichen Details zusammen, einschließlich Herstellungsverfahren, Nachweisen zu Werbeaussagen und Tierversuchsdaten.
3. Anbieter auswählen: Vergleichen Sie Anbieter nach Preis, Leistungen und Erfahrung. Fordern Sie ein Angebot an und klären Sie Zusatzkosten oder Ausschlüsse.
4. Online-Formular ausfüllen: Geben Sie Ihre Firmendaten, Produktliste ein und unterschreiben Sie die Benennungsvereinbarung elektronisch.
5. Dokumente zur Prüfung einreichen: Laden Sie CPSR, PIF und Etikettenentwürfe hoch. Der Anbieter prüft diese auf Konformität vor Annahme der Produkte.
6. Benennung und Zertifikat erhalten: Nach Genehmigung erhalten Sie ein unterschriebenes Benennungsschreiben, ein Zertifikat mit QR-Code zur Verifizierung und die Adresse des Anbieters für Etikett und Produktlisten.
7. Produkte im CPNP melden: Sie oder der Anbieter melden die Produkte im Cosmetic Products Notification Portal (CPNP). Für UK-Verkäufe wird das SCPN-Portal genutzt.
8. Etiketten drucken und Verkauf starten: Nach Abschluss aller Schritte können Sie konforme Etiketten drucken und Ihre Parfüms legal in der EU (und/oder UK) verkaufen.

Dieser Prozess gewährleistet vollständige regulatorische Compliance und minimiert das Risiko von Maßnahmen oder Produktausschlüssen vom Markt.

Risiken und Strafen bei Nicht-Einhaltung

Das Versäumnis, eine Verantwortliche Person zu benennen oder die Verordnung (EG) 1223/2009 einzuhalten, birgt erhebliche Risiken für Nicht-EU-Parfümmarken. Produkte ohne Verantwortliche Person dürfen nicht legal in der EU verkauft werden, und Marktplätze wie Amazon und Etsy entfernen Angebote ohne verifizierbare EU-Adresse. Zollbehörden können Sendungen zurückhalten oder ablehnen, was zu Umsatzeinbußen und zusätzlichen Kosten führt. Bei Nichtkonformität oder Gesundheitsrisiko muss die Verantwortliche Person Korrekturmaßnahmen ergreifen, einschließlich Rücknahme aus dem Handel oder Rückruf von Verbrauchern. Sie muss zudem die zuständigen Behörden informieren und bei deren Untersuchungen vollständig kooperieren. Bußgelder und Maßnahmen variieren je nach EU-Land, können aber hohe Geldstrafen, verpflichtende Rückrufe und öffentliche Bekanntmachungen umfassen. Die Verantwortliche Person muss die Produktinformationsdatei (PIF) zehn Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen verfügbar halten und Anfragen der Behörden unverzüglich beantworten. Nicht-Einhaltung kann den Ruf der Marke schädigen und zu langfristigem Ausschluss vom EU-Markt führen. Daher ist die Benennung einer qualifizierten Verantwortlichen Person und die strikte Einhaltung der Dokumentations- und Compliance-Anforderungen unerlässlich.

Entscheidungsmatrix: Brauchen Sie eine EU-Verantwortliche Person?

Diese Matrix hilft zu klären, wann die Pflicht zur Verantwortlichen Person gilt. Wenn Sie eine Nicht-EU-Marke sind, die direkt oder über Marktplätze an EU-Verbraucher verkauft, müssen Sie eine Verantwortliche Person benennen. Hat Ihr EU-Importeur oder Vertriebspartner schriftlich zugestimmt, entfällt die Notwendigkeit eines unabhängigen Anbieters. EU-Ansässige Marken können selbst als Verantwortliche Person fungieren. B2B-Zulieferer, die keine Fertigprodukte auf dem EU-Markt platzieren, sind ebenfalls ausgenommen.

Checkliste: So benennen Sie heute eine EU-Verantwortliche Person

1. Listen Sie alle kosmetischen Produkte (Formeln) auf, die Sie in der EU verkaufen wollen.
2. Beschaffen Sie für jede Formel einen Cosmetic Product Safety Report (CPSR), unterschrieben von einem qualifizierten Gutachter.
3. Stellen Sie für jedes Produkt eine vollständige Produktinformationsdatei (PIF) zusammen.
4. Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter für Verantwortliche Personen hinsichtlich Preis, Leistungen und Erfahrung.
5. Fordern Sie ein detailliertes Angebot und den vollständigen Dienstleistungsvertrag an, inklusive aller Zusatzkosten und Ausschlüsse.
6. Füllen Sie das Online-Anmeldeformular des Anbieters aus und unterschreiben Sie die Benennungsvereinbarung elektronisch.
7. Reichen Sie CPSR, PIF und Etikettenentwürfe zur Prüfung ein.
8. Erhalten Sie das unterschriebene Benennungsschreiben, Zertifikat und Etikettenblock mit Name und Adresse des Anbieters.
9. Melden Sie jedes Produkt im CPNP-Portal (oder lassen Sie es vom Anbieter erledigen).
10. Drucken Sie konforme Etiketten und starten Sie den Verkauf in der EU, sobald alle Schritte abgeschlossen sind.

Mit dieser Checkliste erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und können den EU-Markt ohne Verzögerungen oder Compliance-Risiken betreten.

Was Anbieter meist nicht sagen

• Erstellung des Sicherheitsberichts (CPSR) ist nicht inklusive: Alle Anbieter verlangen, dass der CPSR von einem qualifizierten Gutachter erstellt wird, was eine separate Kostenposition darstellt.
• Rechtsberatung ist extra oder extern: Standarddienste der Verantwortlichen Person umfassen keine rechtlichen Gutachten zu Werbeaussagen oder Streitigkeiten; REP27 verweist auf Anwälte gegen Aufpreis.
• Kein Importeur oder Vertriebspartner: Die Verantwortliche Person übernimmt keine Zollabwicklung, Logistik oder Lagerung. Ihre Rolle ist ausschließlich regulatorisch.
• Zusatzkosten möglich: Einige Anbieter berechnen Gebühren für Produktzugänge im laufenden Jahr, Eil-Anfragen oder Dokumentenprüfungen. Prüfen Sie die vollständige Gebührenordnung.
• Kündigungsfristen und Übergabe: Die Beendigung des Services kann Fristen erfordern, und die PIF muss an den nächsten Verantwortlichen übergeben werden. Lesen Sie den Vertrag genau.
• Haftungsbeschränkungen: Dienstleistungsverträge schließen oft indirekte Schäden aus und begrenzen die Haftung. Verstehen Sie Ihr Risiko durch sorgfältiges Lesen der Bedingungen.

Realistische Szenarien: Welcher Weg ist am einfachsten?

• US-Parfümmarke, die auf Amazon EU verkauft: Benötigt eine EU-Verantwortliche Person. REP27 oder Certified Cosmetics bieten Benennung, Etikettadresse und CPNP-Meldung. Die Marke stellt CPSR und PIF bereit. Nach Genehmigung wird die Adresse des Anbieters auf dem Etikett angegeben und das Produkt auf CPNP gemeldet. Danach kann der Verkauf starten.
• Chinesischer Amazon-Verkäufer: Gleiches Vorgehen. Der Verkäufer muss eine EU-Verantwortliche Person benennen, CPSR und PIF vorbereiten und die CPNP-Meldung vornehmen, bevor Produkte gelistet werden. REP27 bietet mehrsprachige Unterstützung und schnelle Benennung, was für Nicht-EU-Marken hilfreich ist.
• UK-Online-Shop mit Verkauf in die EU: Nach dem Brexit benötigt der Shop sowohl eine EU- als auch eine UK-Verantwortliche Person. REP27 bietet kombinierte Pläne mit separaten Adressen für beide Märkte. Der Prozess ist ähnlich: CPSR und PIF vorbereiten, Benennung abschließen und Produkte auf CPNP und SCPN melden.

In allen Fällen ist der einfachste konforme Weg ein Anbieter mit klaren Preisen, schneller Dokumentenprüfung und Erfahrung mit Ihrer Produktkategorie. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation vollständig ist, um Verzögerungen zu vermeiden.