Hotels, hospitality and booking systems

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Directive 2002/58/EC for guest wifi
• National guest registration laws
• Directive (EU) 2015/2302 on package travel

Wie moet aanwijzen

Boekingsplatforms en vastgoedbeheersystemen die buiten de Unie zijn gevestigd en EU-hotels en gasten bedienen. Gastenregistratie bij de politie of gemeentelijke autoriteiten is een nationale wettelijke verplichting in veel lidstaten, wat de bewaartermijn beïnvloedt.

Drempels en vrijstellingen

Geen drempel. Regels voor pakketreizen zijn van toepassing wanneer accommodatie wordt gecombineerd met andere reisdiensten.

Wat op het etiket moet

Niet fysiek. De vertegenwoordiger in de privacyverklaring, transparante informatie over het delen van gastgegevens met autoriteiten, en duidelijke prijsweergave inclusief verplichte belastingen en kosten.

Marktplaatsvelden

Hotels vereisen verwerkingsvoorwaarden en, in toenemende mate, EU-gegevensresidentie. Consumentenautoriteiten hebben opgetreden tegen druppelprijzen en misleidende beschikbaarheidsclaims op boekingsplatforms.

Documentatie die u moet bewaren

Artikel 30 registraties met betrekking tot gast-, betalings- en verblijfsgegevens, Artikel 28 voorwaarden met eigendommen, de Artikel 27 aanwijzing, bewaartermijnen die de registratieverplichtingen van de politie verzoenen met minimalisatie, het overdrachtsmechanisme, en documentatie voor toestemming voor gastwifi.

Normen en tests

Niet van toepassing, hoewel de prijsweergave en countdown-mechanismen rechtstreeks door consumentenautoriteiten worden onderzocht.

Taalvereisten

Gastinformatie en boekingsvoorwaarden in de taal van de bediende markten.

Vanaf wanneer

De vertegenwoordiger voordat de verwerking begint. Gastenregistratieverplichtingen zijn van toepassing vanaf het inchecken volgens de nationale wetgeving.

Bewaartermijn

Gastenregistratiegegevens voor de periode die de nationale wet vereist, wat sterk varieert, en marketinggegevens afzonderlijk met een eigen basis en kortere bewaartermijn.

Bij niet-naleving

GDPR-boetes tot 4% van de omzet, en consumentenrechtelijke sancties tot 4% van de omzet in de betrokken lidstaten voor wijdverspreide prijsinbreuken.

Wie handhaaft

Gegevensbeschermingsautoriteiten, consumentenbeschermingsautoriteiten, en politie of gemeentelijke autoriteiten voor gastenregistratie.

Waar de grens ligt

Verplichtingen voor gastenregistratie zijn een wettelijke basis voor specifieke gegevens en specifieke bewaring, en rechtvaardigen niet het bewaren van alles wat verder gaat. Loyaliteitsprofilering en marketing vereisen hun eigen basis, die de registratieplicht niet biedt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang kunnen we gastgegevens bewaren?

Registratiegegevens voor de periode die de nationale wet vereist; alles wat verder gaat alleen zolang als nodig is voor het verblijf, het contract en eventuele claimtermijnen.

Is gastwifi gereguleerd?

Ja. Toegang tot terminalapparatuur vereist toestemming voor niet-essentiële cookies, en de bewaring van verkeersgegevens is beperkt door ePrivacy en nationale wetgeving.