Juridische, boekhoudkundige en adviessoftware

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Articles 27 and 28
• Professional secrecy rules in national law
• Directive (EU) 2015/849 for AML-regulated clients
• Regulation (EU) 2022/2554 — DORA where clients are financial entities

Wie moet aanwijzen

Softwareleveranciers buiten de Unie die advocatenkantoren, accountants en adviesbureaus in de EU bedienen. Klantgegevens in deze sectoren vallen onder beroepsgeheimregels die naast de GDPR bestaan en vaak strenger zijn wat betreft openbaarmaking en locatie.

Drempels en vrijstellingen

Geen drempel. Verplichtingen tot beroepsgeheim zijn van toepassing ongeacht de grootte van het kantoor.

Wat op het etiket moet

Niet fysiek. De vertegenwoordiger in de privacyverklaring en in de verwerkingsvoorwaarden, samen met de gegevenslocatie en subverwerkerinformatie die het kantoor nodig heeft voor zijn eigen professionele verplichtingen.

Marktplaatsvelden

Orde van advocaten en beroepsorganisaties in verschillende lidstaten hebben richtlijnen uitgegeven die de cloudopslag van klantendossiers buiten de Unie beperken, wat fungeert als een voorwaarde voor markttoegang.

Documentatie die u moet bewaren

Artikel 30(2) registraties, Artikel 28 voorwaarden die beroepsgeheim en vertrouwelijkheid expliciet adresseren, de Artikel 27 aanwijzing, subverwerkerlijst met kennisgevingsrechten, overdrachtseffectbeoordeling, documentatie over encryptie en toegangscontrole, en auditrechten.

Normen en tests

Beveiligingscertificeringen en penetratietests worden verwacht door professionele kopers, en sommige orden van advocaten vereisen specifieke garanties over toegang door derde landen.

Taalvereisten

Documentatie in de taal van de rechtsgebied van het kantoor.

Vanaf wanneer

De vertegenwoordiger vóór de verwerking begint.

Bewaartermijn

De bewaartermijn van klantendossiers volgt professionele regels, vaak tien jaar of meer, die de verwerkingsvoorwaarden moeten accommoderen in plaats van te overrulen.

Bij niet-naleving

GDPR-boetes, en afzonderlijk professionele sancties tegen het kantoor voor schending van het geheim, wat kantoren extreem risicomijdend maakt bij inkoop.

Wie handhaaft

Gegevensbeschermingsautoriteiten en professionele regelgevende instanties.

Waar de grens ligt

Beroepsgeheim is niet hetzelfde als gegevensbescherming en kan strenger zijn: sommige orden van advocaten verbieden het opslaan van klantendossiers waar een buitenlandse autoriteit openbaarmaking kan afdwingen, wat geen enkele verwerkersovereenkomst kan verhelpen.

Veelgestelde vragen

Is beroepsgeheim gedekt door onze verwerkersovereenkomst?

Niet automatisch. Het is een aparte verplichting van het kantoor onder nationaal recht, en de voorwaarden moeten vertrouwelijkheid en toegang expliciet adresseren.

Voldoet EU-hosting aan de richtlijnen van de orde van advocaten?

Vaak is het noodzakelijk maar niet voldoende, omdat de zorg is dat autoriteiten in de rechtsgebied van de leverancier gedwongen toegang kunnen krijgen.