Hôtels, hôtellerie et systèmes de réservation

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Directive 2002/58/EC for guest wifi
• National guest registration laws
• Directive (EU) 2015/2302 on package travel

Qui doit le désigner

Plateformes de réservation et systèmes de gestion immobilière établis en dehors de l'Union servant des hôtels et des clients de l'UE. L'enregistrement des clients auprès de la police ou des autorités municipales est une obligation légale nationale dans de nombreux États membres, ce qui influence la conservation.

Seuils et exemptions

Pas de seuil. Les règles sur les voyages à forfait s'appliquent lorsque l'hébergement est combiné avec d'autres services de voyage.

Ce qui doit figurer sur l’étiquette

Non physique. Le représentant dans l'avis de confidentialité, des informations transparentes sur le partage des données des clients avec les autorités, et une présentation claire des prix incluant les taxes et frais obligatoires.

Champs des marketplaces

Les hôtels nécessitent des conditions de traitement et, de plus en plus, une résidence des données dans l'UE. Les autorités de consommation ont agi sur le prix échelonné et les déclarations de disponibilité trompeuses sur les plateformes de réservation.

Documents à conserver

Registres de l'article 30 couvrant les données des clients, de paiement et de séjour, conditions de l'article 28 avec les propriétés, la désignation de l'article 27, règles de conservation conciliant les obligations d'enregistrement auprès de la police avec la minimisation, le mécanisme de transfert, et la documentation de consentement au wifi des clients.

Normes et essais

Non applicable, bien que la présentation des prix et les mécanismes de compte à rebours soient examinés directement par les autorités de consommation.

Exigences linguistiques

Informations sur les clients et conditions de réservation dans la langue des marchés desservis.

À partir de quand

Le représentant avant le début du traitement. Les obligations d'enregistrement des clients s'appliquent à partir de l'enregistrement selon la loi nationale.

Durée de conservation

Données d'enregistrement des clients pour la période requise par la loi nationale, qui varie considérablement, et données marketing séparément avec sa propre base et une conservation plus courte.

En cas de manquement

Amendes du RGPD jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires, et pénalités en vertu du droit de la consommation jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires dans les États membres concernés pour des violations de prix généralisées.

Qui contrôle

Autorités de protection des données, autorités de protection des consommateurs, et police ou autorités municipales pour l'enregistrement des clients.

Où se situe la limite

Les obligations d'enregistrement des clients sont une base légale pour des données spécifiques et une conservation spécifique, et elles ne justifient pas la conservation de tout le reste. Le profilage de fidélité et le marketing nécessitent leur propre base, que l'obligation d'enregistrement ne fournit pas.

Les questions qu’on nous pose

Combien de temps pouvons-nous conserver les données des clients ?

Les données d'enregistrement pour la période requise par la loi nationale ; tout le reste seulement aussi longtemps que nécessaire pour le séjour, le contrat et toute période de réclamation.

Le wifi des clients est-il réglementé ?

Oui. L'accès aux équipements terminaux nécessite le consentement pour les cookies non essentiels, et la conservation des données de trafic est limitée par la ePrivacy et la loi nationale.