Hoteles, hospitalidad y sistemas de reservas

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Directive 2002/58/EC for guest wifi
• National guest registration laws
• Directive (EU) 2015/2302 on package travel

Quién debe designarlo

Plataformas de reservas y sistemas de gestión de propiedades establecidos fuera de la Unión que sirven a hoteles y huéspedes de la UE. El registro de huéspedes ante la policía o autoridades municipales es una obligación legal nacional en muchos estados miembros, lo que influye en la retención.

Umbrales y exenciones

Sin umbral. Las normas de viajes combinados se aplican cuando el alojamiento se combina con otros servicios de viaje.

Qué debe figurar en la etiqueta

No físico. El representante en el aviso de privacidad, información transparente sobre el intercambio de datos de huéspedes con las autoridades y presentación clara de precios que incluye impuestos y tasas obligatorias.

Campos en los marketplaces

Los hoteles requieren términos de procesamiento y, cada vez más, residencia de datos en la UE. Las autoridades de consumo han actuado sobre la fijación de precios por goteo y las afirmaciones engañosas de disponibilidad en las plataformas de reservas.

Documentación que debes conservar

Registros del Artículo 30 que cubren datos de huéspedes, pagos y estancias, términos del Artículo 28 con propiedades, la designación del Artículo 27, reglas de retención que concilian los deberes de registro policial con la minimización, el mecanismo de transferencia y la documentación de consentimiento de wifi para huéspedes.

Normas y ensayos

No aplicable, aunque la presentación de precios y las mecánicas de cuenta regresiva son examinadas directamente por las autoridades de consumo.

Requisitos lingüísticos

Información para huéspedes y términos de reserva en el idioma de los mercados atendidos.

Desde cuándo se aplica

El representante antes de que comience el procesamiento. Los deberes de registro de huéspedes se aplican desde el check-in según la ley nacional.

Cuánto se conservan los documentos

Datos de registro de huéspedes durante el período que exige la ley nacional, que varía ampliamente, y datos de marketing por separado con su propia base y retención más corta.

Qué ocurre si no cumples

Multas del RGPD de hasta el 4% de la facturación, y sanciones de derecho del consumidor de hasta el 4% de la facturación en los estados miembros afectados por infracciones generalizadas de precios.

Quién lo controla

Autoridades de protección de datos, autoridades de protección del consumidor y autoridades policiales o municipales para el registro de huéspedes.

Dónde está el límite

Las obligaciones de registro de huéspedes son una base legal para datos específicos y retención específica, y no justifican la retención de todo lo demás. La elaboración de perfiles de lealtad y marketing requieren su propia base, que el deber de registro no proporciona.

Las preguntas que nos hacen

¿Cuánto tiempo podemos conservar los datos de los huéspedes?

Datos de registro durante el período que exige la ley nacional; todo lo demás solo durante el tiempo necesario para la estancia, el contrato y cualquier período de reclamación.

¿Está regulado el wifi para huéspedes?

Sí. El acceso a equipos terminales requiere consentimiento para cookies no esenciales, y la retención de datos de tráfico está restringida por la ePrivacy y la ley nacional.