Software legal, contable y de consultoría

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Articles 27 and 28
• Professional secrecy rules in national law
• Directive (EU) 2015/849 for AML-regulated clients
• Regulation (EU) 2022/2554 — DORA where clients are financial entities

Quién debe designarlo

Proveedores de software fuera de la Unión que sirven a bufetes de abogados, contables y consultorías en la UE. Los datos de los clientes en estos sectores están cubiertos por reglas de secreto profesional que se sitúan junto al RGPD y a menudo son más estrictas en cuanto a divulgación y ubicación.

Umbrales y exenciones

Sin umbral. Las obligaciones de secreto profesional se aplican independientemente del tamaño de la firma.

Qué debe figurar en la etiqueta

No físico. El representante en el aviso de privacidad y en los términos de procesamiento, junto con la ubicación de los datos y la información del subprocesador que la firma necesita para sus propias obligaciones profesionales.

Campos en los marketplaces

Las asociaciones de abogados y los organismos profesionales en varios estados miembros han emitido orientaciones que restringen el almacenamiento en la nube de archivos de clientes fuera de la Unión, lo que funciona como una condición de acceso al mercado.

Documentación que debes conservar

Registros del Artículo 30(2), términos del Artículo 28 que abordan el secreto profesional y la confidencialidad de manera expresa, la designación del Artículo 27, lista de subprocesadores con derechos de notificación, evaluación de impacto de la transferencia, documentación de cifrado y control de acceso, y derechos de auditoría.

Normas y ensayos

Se esperan certificaciones de seguridad y pruebas de penetración por parte de compradores profesionales, y algunas asociaciones de abogados requieren garantías específicas sobre el acceso de terceros países.

Requisitos lingüísticos

Documentación en el idioma de la jurisdicción de la firma.

Desde cuándo se aplica

El representante antes de que comience el procesamiento.

Cuánto se conservan los documentos

La retención de archivos de clientes sigue reglas profesionales, a menudo diez años o más, que los términos de procesamiento deben acomodar en lugar de anular.

Qué ocurre si no cumples

Multas del RGPD, y por separado sanciones profesionales contra la firma por violación del secreto, lo que hace que las firmas sean extremadamente reacias al riesgo en la adquisición.

Quién lo controla

Autoridades de protección de datos y organismos regulatorios profesionales.

Dónde está el límite

El secreto profesional no es lo mismo que la protección de datos y puede ser más estricto: algunas asociaciones de abogados prohíben almacenar archivos de clientes donde una autoridad extranjera podría obligar a la divulgación, lo que ningún acuerdo de procesamiento puede remediar.

Las preguntas que nos hacen

¿Está cubierto el secreto profesional por nuestro acuerdo de procesamiento?

No automáticamente. Es una obligación separada de la firma bajo la ley nacional, y los términos deben abordar la confidencialidad y el acceso de manera explícita.

¿Satisface el alojamiento en la UE la orientación de la asociación de abogados?

A menudo es necesario pero no suficiente, porque la preocupación es el acceso forzado por parte de las autoridades en la jurisdicción de origen del proveedor.