Plataformas de reclutamiento y software de RRHH

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Regulation (EU) 2024/1689 — AI Act, Annex III employment
• Directive 2019/1152 on transparent working conditions

Quién debe designarlo

Proveedores establecidos fuera de la Unión que ofrecen sistemas de reclutamiento o RRHH a empleadores en la UE. El empleador es generalmente el responsable y el proveedor un encargado, pero cualquier uso de datos de candidatos para entrenamiento de modelos o benchmarking convierte al proveedor en responsable para ese propósito y activa sus propias obligaciones.

Umbrales y exenciones

Sin umbral de RGPD. Bajo la Ley de IA, los sistemas utilizados para reclutar, filtrar solicitudes, evaluar candidatos, asignar tareas o monitorear el rendimiento son de alto riesgo según el Anexo III, con obligaciones que se aplican a partir del 2 de agosto de 2026.

Qué debe figurar en la etiqueta

No físico. La identidad del representante en el aviso de privacidad y en la documentación contractual proporcionada a los clientes empleadores. Donde se utiliza IA, los candidatos deben ser informados y el empleador debe poder explicar la lógica involucrada.

Campos en los marketplaces

Los empleadores de la UE solicitan la clasificación de la Ley de IA, el análisis de transferencia y el representante en la adquisición, y los comités de empresa en Alemania, Austria y los Países Bajos frecuentemente bloquean el despliegue donde las respuestas son insatisfactorias.

Documentación que debes conservar

Registros del Artículo 30, términos de procesamiento del Artículo 28, la designación del Artículo 27, una evaluación de impacto en la protección de datos que cubre el perfilado de candidatos, reglas de retención que distinguen entre solicitantes no exitosos y contrataciones, y el mecanismo de transferencia. Para IA de alto riesgo: documentación técnica, gestión de riesgos, gobernanza de datos que aborde sesgos, registro y la evaluación de conformidad.

Normas y ensayos

La evaluación de sesgos y precisión es efectivamente requerida: la Ley de IA obliga a los proveedores a examinar los datos de entrenamiento en busca de sesgos y a declarar niveles de precisión, y la ley de discriminación se aplica de forma independiente.

Requisitos lingüísticos

Información dirigida a candidatos en el idioma de los solicitantes, y documentación del empleador en el idioma del mercado.

Desde cuándo se aplica

El representante antes de que comience el procesamiento. Obligaciones de alto riesgo de la Ley de IA a partir del 2 de agosto de 2026, con el empleador como desplegador también llevando deberes que incluyen informar a los trabajadores.

Cuánto se conservan los documentos

Datos de candidatos no exitosos solo durante el tiempo necesario, que varias autoridades interpretan como de seis a doce meses en ausencia de un período de reclamación específico. Los grupos de talento indefinidos sin una base son un hallazgo recurrente.

Qué ocurre si no cumples

Hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación bajo el RGPD, y hasta 15 millones de euros o el 3% bajo la Ley de IA por obligaciones de alto riesgo. Las reclamaciones por discriminación se tramitan en paralelo a través de los tribunales laborales nacionales.

Quién lo controla

Autoridades de protección de datos, autoridades de vigilancia del mercado de la Ley de IA, organismos de igualdad y, en la práctica, comités de empresa.

Dónde está el límite

El rechazo automatizado sin intervención humana activa el Artículo 22 del RGPD, que restringe las decisiones totalmente automatizadas con efectos legales o igualmente significativos. La inferencia emocional en entrevistas está prohibida en el contexto laboral bajo el Artículo 5 de la Ley de IA, por lo que algunos productos comercializados hoy no pueden ser vendidos legalmente en la Unión.

Las preguntas que nos hacen

¿Solo somos un encargado para los empleadores — necesitamos un representante?

Si procesas datos de candidatos de personas en la Unión y no tienes establecimiento en la UE, sí. Y cualquier uso de esos datos para tus propios fines te convierte en responsable.

¿El filtrado de CV es de alto riesgo?

Filtrar o clasificar solicitudes está listado en el Anexo III, así que sí, con obligaciones a partir de agosto de 2026.