Hotel, ospitalità e sistemi di prenotazione

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Directive 2002/58/EC for guest wifi
• National guest registration laws
• Directive (EU) 2015/2302 on package travel

Chi deve nominarlo

Piattaforme di prenotazione e sistemi di gestione delle proprietà stabiliti al di fuori dell'Unione che servono hotel e ospiti dell'UE. La registrazione degli ospiti presso le autorità di polizia o municipali è un obbligo legale nazionale in molti Stati membri, che influisce sulla conservazione.

Soglie ed esenzioni

Nessuna soglia. Le regole sui pacchetti turistici si applicano quando l'alloggio è combinato con altri servizi di viaggio.

Cosa deve comparire in etichetta

Non fisico. Il rappresentante nell'informativa sulla privacy, informazioni trasparenti sulla condivisione dei dati degli ospiti con le autorità e chiara presentazione dei prezzi, comprese le tasse e le spese obbligatorie.

Campi sui marketplace

Gli hotel richiedono termini di trattamento e, sempre più, residenza dei dati nell'UE. Le autorità per la protezione dei consumatori hanno agito su prezzi a goccia e affermazioni ingannevoli sulla disponibilità sulle piattaforme di prenotazione.

Documentazione da tenere

Registri ai sensi dell'Articolo 30 che coprono dati sugli ospiti, pagamenti e soggiorni, termini ai sensi dell'Articolo 28 con le proprietà, la designazione ai sensi dell'Articolo 27, regole di conservazione che riconciliano i doveri di registrazione della polizia con la minimizzazione, il meccanismo di trasferimento e la documentazione del consenso per il wifi degli ospiti.

Norme e prove

Non applicabile, sebbene la presentazione dei prezzi e le meccaniche del conto alla rovescia siano esaminate direttamente dalle autorità per la protezione dei consumatori.

Requisiti linguistici

Informazioni sugli ospiti e termini di prenotazione nella lingua dei mercati serviti.

Da quando si applica

Il rappresentante prima dell'inizio del trattamento. I doveri di registrazione degli ospiti si applicano dal check-in secondo la legge nazionale.

Per quanto si conservano i documenti

Dati di registrazione degli ospiti per il periodo richiesto dalla legge nazionale, che varia ampiamente, e dati di marketing separatamente con una propria base e una conservazione più breve.

Cosa succede se non sei in regola

Sanzioni GDPR fino al 4% del fatturato e sanzioni per la legge sui consumatori fino al 4% del fatturato negli Stati membri interessati per violazioni diffuse dei prezzi.

Chi controlla

Autorità per la protezione dei dati, autorità per la protezione dei consumatori e autorità di polizia o municipali per la registrazione degli ospiti.

Dove passa il confine

Gli obblighi di registrazione degli ospiti sono una base legale per dati specifici e conservazione specifica, e non giustificano la conservazione di tutto il resto. La profilazione della fedeltà e il marketing richiedono una propria base, che il dovere di registrazione non fornisce.

Le domande che ci fanno

Per quanto tempo possiamo conservare i dati degli ospiti?

I dati di registrazione per il periodo richiesto dalla legge nazionale; tutto il resto solo per il tempo necessario per il soggiorno, il contratto e qualsiasi periodo di reclamo.

Il wifi per gli ospiti è regolamentato?

Sì. L'accesso alle attrezzature terminali richiede il consenso per i cookie non essenziali, e la conservazione dei dati di traffico è limitata dalla ePrivacy e dalla legge nazionale.