Piattaforme di reclutamento e software HR

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Regulation (EU) 2024/1689 — AI Act, Annex III employment
• Directive 2019/1152 on transparent working conditions

Chi deve nominarlo

Fornitori stabiliti al di fuori dell'Unione che offrono sistemi di reclutamento o HR ai datori di lavoro nell'UE. Il datore di lavoro è solitamente il titolare del trattamento e il fornitore un responsabile del trattamento, ma qualsiasi utilizzo dei dati dei candidati per l'addestramento del modello o il benchmarking rende il fornitore un titolare per tale scopo e attiva i propri obblighi.

Soglie ed esenzioni

Nessuna soglia GDPR. Ai sensi dell'AI Act, i sistemi utilizzati per reclutare, filtrare le candidature, valutare i candidati, assegnare compiti o monitorare le prestazioni sono considerati ad alto rischio ai sensi dell'Allegato III, con obblighi che si applicano dal 2 agosto 2026.

Cosa deve comparire in etichetta

Non fisico. L'identità del rappresentante nell'informativa sulla privacy e nella documentazione contrattuale fornita ai clienti datori di lavoro. Dove viene utilizzata l'IA, i candidati devono essere informati e il datore di lavoro deve essere in grado di spiegare la logica coinvolta.

Campi sui marketplace

I datori di lavoro dell'UE richiedono la classificazione ai sensi dell'AI Act, l'analisi del trasferimento e il rappresentante negli appalti, e i consigli di fabbrica in Germania, Austria e Paesi Bassi bloccano frequentemente il dispiegamento dove le risposte sono insoddisfacenti.

Documentazione da tenere

Registri dell'Articolo 30, termini di trattamento dell'Articolo 28, designazione dell'Articolo 27, una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati che copre il profiling dei candidati, regole di conservazione che distinguono i candidati non assunti dalle assunzioni, e il meccanismo di trasferimento. Per l'IA ad alto rischio: documentazione tecnica, gestione del rischio, governance dei dati che affronta il bias, registrazione e valutazione di conformità.

Norme e prove

La valutazione del bias e dell'accuratezza è effettivamente richiesta: l'AI Act obbliga i fornitori a esaminare i dati di addestramento per bias e a dichiarare i livelli di accuratezza, e la legge sulla discriminazione si applica indipendentemente.

Requisiti linguistici

Informazioni rivolte ai candidati nella lingua degli stessi, e documentazione per i datori di lavoro nella lingua del mercato.

Da quando si applica

Il rappresentante prima dell'inizio del trattamento. Obblighi ad alto rischio dell'AI Act dal 2 agosto 2026, con il datore di lavoro come dispiegatore che porta anche doveri tra cui informare i lavoratori.

Per quanto si conservano i documenti

Dati dei candidati non assunti solo per il tempo necessario, che diverse autorità interpretano come sei-dodici mesi in assenza di un periodo di reclamo specifico. Pool di talenti indefiniti senza una base sono una scoperta ricorrente.

Cosa succede se non sei in regola

Fino a €20 milioni o il 4% del fatturato ai sensi del GDPR, e fino a €15 milioni o il 3% ai sensi dell'AI Act per obblighi ad alto rischio. Le richieste di discriminazione procedono parallelamente attraverso i tribunali del lavoro nazionali.

Chi controlla

Autorità di protezione dei dati, autorità di sorveglianza del mercato ai sensi dell'AI Act, organismi per l'uguaglianza e, in pratica, consigli di fabbrica.

Dove passa il confine

Il rifiuto automatizzato senza coinvolgimento umano attiva l'Articolo 22 del GDPR, che limita le decisioni esclusivamente automatizzate con effetti legali o similmente significativi. L'inferenza emotiva nei colloqui è vietata nel contesto lavorativo ai sensi dell'Articolo 5 dell'AI Act, quindi alcuni prodotti commercializzati oggi non possono essere venduti legalmente nell'Unione.

Le domande che ci fanno

Siamo solo un responsabile del trattamento per i datori di lavoro — abbiamo bisogno di un rappresentante?

Se tratti i dati dei candidati di persone nell'Unione e non hai una sede nell'UE, sì. E qualsiasi utilizzo di tali dati per i tuoi scopi ti rende un titolare.

La selezione dei CV è ad alto rischio?

Il filtraggio o la classificazione delle candidature è elencato nell'Allegato III, quindi sì, con obblighi a partire da agosto 2026.