Czy naprawdę potrzebuję jednego przedstawiciela GDPR dla UE i UK od jednego dostawcy?

• UE i UK wymagają lokalnego przedstawiciela GDPR (art. 27 EU/UK GDPR)
• Dostawcy łączni oszczędzają czas, koszty i zmniejszają ryzyko błędów
• Ceny za oba przedstawicielstwa od €390/rok (REP27), inne od £41/miesiąc
• Nie każdy dostawca obejmuje oba regiony – sprawdzaj dokładnie
• Nie jest potrzebne dla firm z rzeczywistą siedzibą w obu obszarach

Zaktualizowane 21 October 2026 · 9 sprawdzone źródła

Porównani dostawcy

Ceny opublikowane na stronie każdego dostawcy w dniu 21 October 2026, z wyłączeniem VAT, chyba że zaznaczone inaczej. Każdy wiersz prowadzi do jego źródła.

Co wymaga prawo? (Szczegóły art. 27 EU/UK GDPR)

Artykuł 27 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (GDPR) UE oraz UK-GDPR nakładają na firmy bez siedziby w UE lub Wielkiej Brytanii obowiązek wyznaczenia lokalnego przedstawiciela, jeśli oferują towary lub usługi osobom w tych regionach lub monitorują ich zachowanie. Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm, niezależnie od wielkości, gdy przetwarzają dane osobowe obywateli UE lub UK. Przedstawicielstwo musi być na piśmie, a dane kontaktowe przedstawiciela muszą być opublikowane w polityce prywatności.

• Obowiązek nie dotyczy firm z rzeczywistą siedzibą w danym regionie ani organów publicznych (art. 27 ust. 2 GDPR).
• Nieprzestrzeganie obowiązku może skutkować karami do 10 mln EUR lub 2% światowego rocznego obrotu.
• Przedstawiciel UE obejmuje wszystkie 27 państw członkowskich UE plus Norwegię, Islandię i Liechtenstein. Przedstawiciel UK dotyczy wyłącznie Wielkiej Brytanii.
• Po Brexicie wymagani są dwaj oddzielni przedstawiciele, jeśli obsługiwane są oba rynki. Przedstawiciel UE nie jest uznawany w UK i odwrotnie.

Przykład praktyczny: Firma z USA sprzedająca zarówno klientom niemieckim, jak i brytyjskim potrzebuje dwóch przedstawicieli – jednego w UE i jednego w Wielkiej Brytanii. Wyznaczenie jest warunkiem legalności przetwarzania danych i powinno nastąpić przed rozpoczęciem działalności.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę? (Porównanie i wskazówki praktyczne)

Wybór odpowiedniego przedstawiciela GDPR zależy od kilku czynników: zasięgu geograficznego, struktury cen, zakresu usług i jakości obsługi. Nie każdy dostawca jest prawnie ustanowiony w obu jurysdykcjach – to jednak warunek konieczny, by obsłużyć oba rynki jednym kontraktem. Sprawdź, czy dostawca faktycznie ma siedziby w UE i UK oraz czy oferuje pakiet łączony.

• Dostawca łączony, taki jak REP27, zapewnia spójność obu mandatów i ich wzajemne dopasowanie.
• Oddzielni dostawcy dla UE i UK oznaczają podwójny wysiłek przy wdrożeniu, dokumentacji i odnowieniach – zwiększa to ryzyko błędów w polityce prywatności.
• Sprawdź, czy oferowane są dodatkowe usługi, takie jak wielojęzyczne teksty Notice, publiczne strony weryfikacyjne czy centralny Request Desk.
• Porównaj okresy wypowiedzenia i warunki odnowienia, aby uniknąć przerw w ochronie.

Wskazówka praktyczna: Staraj się łączyć oba przedstawicielstwa u jednego dostawcy, aby zapewnić spójność i łatwość dowodzenia.

Co naprawdę zawiera cena? (Porównanie zakresu usług)

Cennik i zakres usług różnią się znacznie w zależności od dostawcy. Niektórzy oferują tylko minimum ustawowe, inni dodatkowe usługi jak wielojęzyczne teksty Notice, publiczne strony weryfikacyjne czy centralny Request Desk. W pakietach łączonych, takich jak REP27, otrzymujesz dwa oddzielne certyfikaty (UE i UK), oba z kodem QR i publiczną weryfikacją, a także teksty Notice w nawet ośmiu językach. Wliczone jest też zarządzanie zapytaniami (DSAR) i szablony do polityki prywatności.

• REP27 oferuje od €390/rok oba przedstawicielstwa, dwa certyfikaty, datę ważności i centralny punkt kontaktowy.
• Inni dostawcy często pobierają oddzielne opłaty za UE i UK (np. po €290/rok lub więcej), co podwaja koszty.
• Dodatkowe usługi jak doradztwo prawne, DPO czy audyty zgodności zwykle nie są wliczone.
• Większość dostawców nie podaje szczegółów o dodatkowych kosztach lub wliczonych usługach na stronie – warto pytać.

Podsumowanie: Dokładnie sprawdź, które usługi są Ci potrzebne i czy są zawarte w cenie.

Ukryte koszty i czego dostawcy rzadko mówią

Wielu dostawców pobiera oddzielne opłaty za przedstawicielstwa UE i UK, co szybko podwaja koszty. Różne okresy umów i wypowiedzeń mogą powodować przerwy w ochronie, gdy jedno przedstawicielstwo wygasa, a drugie jest nadal aktywne. REP27 oferuje wspólną datę ważności i usługę zmiany, zapewniającą ciągłość. We wszystkich ofertach nie są zawarte: doradztwo prawne w indywidualnych sprawach, usługi DPO, audyty zgodności oraz przedstawicielstwo w branżach specjalnych (np. hazard, biometryka, dzieci).

• Opłaty za zapytanie mogą wystąpić przy przekroczeniu limitu (np. REP27 od 11. zapytania rocznie w planie podstawowym).
• Odpowiedzialność przedstawiciela zwykle ogranicza się do przekazywania zapytań – odpowiedzialność prawna za przetwarzanie danych pozostaje po stronie firmy.
• Zwróć uwagę na okresy wypowiedzenia i automatyczne odnowienia, aby uniknąć niechcianych przedłużeń umów.
• Niektórzy dostawcy nie oferują publicznej strony weryfikacyjnej ani wielojęzycznych tekstów Notice, co utrudnia dowodzenie spełnienia obowiązku.

Wskazówka praktyczna: Dokładnie czytaj regulaminy i opisy usług, pytaj o ukryte koszty i ograniczenia.

Jak przebiega zamówienie krok po kroku? (Proces i przykłady praktyczne)

1. Sprawdzenie potrzeb: Oceń, czy Twoja firma ma siedzibę poza UE i/lub UK oraz czy sprzedajesz do klientów końcowych lub monitorujesz ich zachowanie w tych regionach.
2. Wybór dostawcy: Wybierz dostawcę z siedzibami w obu regionach, jeśli obsługujesz oba rynki.
3. Wypełnienie formularza online: Podaj dane firmy, cele przetwarzania, kategorie osób i odbiorców danych.
4. Weryfikacja dokumentów: Dostawca przygotowuje dwa mandaty (UE i UK), sprawdza ich spójność i unika sprzeczności.
5. Podpisanie: Oba przedstawicielstwa podpisywane są oddzielnie (np. REP27: Europe Services SE dla UE, REP27 LTD dla UK).
6. Otrzymanie certyfikatów i tekstów Notice: Otrzymujesz oddzielne certyfikaty z kodem QR i odpowiednie teksty do polityki prywatności.
7. Aktualizacja polityki prywatności: Dodaj obu przedstawicieli z poprawnymi danymi do swojej polityki prywatności.
8. Przechowywanie linku weryfikacyjnego i kodu QR: Umożliwia to dowód spełnienia obowiązku w każdej chwili.

Przykład praktyczny: W REP27 cały proces zwykle trwa mniej niż 24 godziny od przesłania wszystkich dokumentów.

Macierz decyzji: Kto czego potrzebuje? (Macierz dla wszystkich typów firm)

Wskazówka praktyczna: Regularnie sprawdzaj, czy Twój model biznesowy lub rynki docelowe się zmieniają, aby na czas reagować na nowe obowiązki.

Lista kontrolna: Jak być zgodnym już dziś (Instrukcja krok po kroku)

1. Sprawdź, czy Twoja firma ma siedzibę poza UE i/lub UK.
2. Określ, czy sprzedajesz do klientów końcowych w UE/UK lub monitorujesz ich zachowanie.
3. Zdecyduj, czy obsługujesz oba rynki, czy tylko jeden.
4. Wybierz dostawcę z siedzibami w obu regionach (np. REP27).
5. Wypełnij formularz online i prześlij wymagane dane.
6. Sprawdź otrzymane mandaty i certyfikaty pod kątem poprawności.
7. Zaktualizuj politykę prywatności z poprawnymi danymi obu przedstawicieli.
8. Zachowaj linki weryfikacyjne i kody QR jako dowody dla urzędów i partnerów.
9. Planuj odnowienia, aby uniknąć przerw w ochronie.

Dzięki tej liście kontrolnej szybko i bezpiecznie zapewnisz zgodność.

Ryzyka i kary za naruszenia (Pułapki i przykłady)

Nieprzestrzeganie art. 27 EU/UK GDPR to samodzielne naruszenie, karane grzywnami do 10 mln EUR lub 2% światowego rocznego obrotu. Organy nadzorcze mogą też nakładać zakazy sprzedaży lub wydawać ostrzeżenia publiczne. Znanym przykładem jest kara dla Locatefamily.com nałożona przez holenderski urząd na 525 000 EUR za brak wyznaczonego przedstawiciela.

• Możliwe są też szkody w reputacji i zakazy sprzedaży.
• Błędne lub sprzeczne dane w polityce prywatności mogą skutkować dodatkowymi kontrolami.
• Brak przedstawiciela może powodować niewłaściwe przekazywanie zapytań od osób lub urzędów – z dalszymi konsekwencjami prawnymi.

Wskazówka praktyczna: Utrzymuj aktualne wszystkie dowody i certyfikaty oraz dbaj o poprawność polityki prywatności.

Trzy scenariusze z praktyki (Konkretne przykłady i rozwiązania)

• Amerykański dostawca SaaS: Sprzedaje oprogramowanie klientom w Niemczech i UK. Potrzebuje obu przedstawicieli. Dzięki dostawcy łączonemu jak REP27 cały proces załatwia się jednym krokiem – dwa certyfikaty, jedna data ważności, mniej pracy.
• Chiński sprzedawca na Amazon: Wystawia produkty na Amazon.de i Amazon.co.uk. Obsługując klientów końcowych na obu rynkach, potrzebuje dwóch przedstawicieli. Oferta łączona zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia dowodzenie przed platformami i urzędami.
• Brytyjski sklep online: Sprzedaje wyłącznie klientom niemieckim. Potrzebuje tylko przedstawiciela UE, nie UK. Zamówienie można ograniczyć do przedstawiciela UE.

Przykłady pokazują, jak ważna jest właściwa ocena rynku i wybór odpowiedniego dostawcy.