Jak porównać ceny przedstawicieli GDPR dla UE i UK

• Artykuł 27 GDPR i UK GDPR wymagają odrębnych przedstawicieli dla UE i UK
• Ceny i usługi różnią się: zawsze sprawdzaj, co jest wliczone i ukryte koszty
• Niektórzy dostawcy oferują oba mandaty w jednym zamówieniu
• Uważaj na koszty uruchomienia, limity zgłoszeń, odnowienia i wykluczone usługi
• Nie każda firma potrzebuje tej usługi: zweryfikuj swoją sytuację

Zaktualizowane 20 October 2026 · 9 sprawdzone źródła

Porównani dostawcy

Ceny opublikowane na stronie każdego dostawcy w dniu 20 October 2026, z wyłączeniem VAT, chyba że zaznaczone inaczej. Każdy wiersz prowadzi do jego źródła.

Co wymaga prawo: Artykuł 27 GDPR i UK GDPR

Artykuł 27 GDPR stanowi, że każdy administrator lub podmiot przetwarzający dane, który nie ma siedziby w UE, ale oferuje towary lub usługi osobom w UE lub monitoruje ich zachowanie, musi na piśmie wyznaczyć przedstawiciela w Unii. Ta zasada dotyczy również Wielkiej Brytanii na mocy Artykułu 27 UK GDPR. Przedstawiciel musi być osobą fizyczną lub prawną faktycznie mającą siedzibę na danym terytorium i formalnie przyjmującą mandat. Nominacja musi być wskazana w polityce prywatności wraz z danymi i kontaktami przedstawiciela. Brak nominacji jest samodzielnym naruszeniem, karanym do 10 mln € lub 2% globalnego obrotu, zgodnie z Artykułem 83 GDPR. Przykład: Locatefamily.com została ukarana grzywną 525 000 € przez holenderski organ za brak nominacji przedstawiciela.

Od 2021 roku, po Brexicie, firmy przetwarzające dane obywateli UE i UK muszą wyznaczyć dwóch odrębnych przedstawicieli, po jednym dla każdego terytorium, ponieważ przepisy są teraz rozdzielone. Istnienie decyzji o adekwatności (np. między UE a UK) nie zwalnia z tego obowiązku: adekwatność dotyczy transferów danych, nie zaś prawnej reprezentacji w zakresie praw osób i żądań organów.

Jak wybrać odpowiedniego przedstawiciela GDPR

Wybór odpowiedniego przedstawiciela GDPR zależy od wielu czynników praktycznych i strategicznych. Najpierw sprawdź, czy Twoja firma potrzebuje reprezentacji zarówno w UE, jak i w UK: wiele firm spoza UE/UK, które sprzedają lub monitorują użytkowników w obu obszarach, musi wyznaczyć dwóch przedstawicieli. Niektórzy dostawcy, jak REP27, oferują oba mandaty w jednym zamówieniu, co upraszcza zarządzanie i zmniejsza koszty w porównaniu do osobnego zakupu.

Oceń dokładnie:

• Zakres terytorialny: czy dostawca faktycznie ma siedzibę w UE i/lub UK?
• Opublikowana cena: uwzględnij roczny koszt oraz ewentualne opłaty startowe, odnowienia lub za dodatkowe zgłoszenia.
• Usługi w cenie: sprawdź, czy wliczona jest obsługa zgłoszeń, wielojęzyczne teksty polityki prywatności, prowadzenie rejestrów Art. 30 i wydawanie weryfikowalnych certyfikatów.
• Łatwość wdrożenia i odnowienia: jednolity proces dla obu terytoriów zmniejsza ryzyko błędów i pominięć terminów.
• Wsparcie językowe i biuro zgłoszeń: kluczowe dla firm działających w wielu krajach europejskich.

Najlepszy wybór zależy więc od modelu biznesowego, obecności na wielu rynkach i potrzeby uproszczenia zgodności w wielu jurysdykcjach.

Co naprawdę obejmuje cena: zwróć uwagę na szczegóły

Opublikowane ceny dostawców mogą się znacznie różnić nie tylko kwotą, ale przede wszystkim zakresem usług. Niektórzy dostawcy pobierają wysokie opłaty startowe (do €2 000), inni ograniczają liczbę zgłoszeń bez dodatkowych kosztów (Janus Compliance: 50/rok, potem £8 za każdą). REP27 oferuje z każdym opłaconym planem bezpłatną ocenę dla Szwajcarii zgodnie z nowym prawem federalnym (nFADP) oraz podpisane oświadczenie o zwolnieniu, jeśli przedstawiciel szwajcarski nie jest potrzebny.

Ważne jest, aby sprawdzić:

• Liczbę zgłoszeń wliczonych w plan
• Rzeczywiste wsparcie wielojęzyczne (np. teksty prywatności w 8 językach w REP27)
• Obsługę rejestrów Art. 30: niektórzy dostawcy oferują je tylko w planach zaawansowanych
• Weryfikowalne certyfikaty i odznaki
• Koszty odnowienia – czy są niższe lub wyższe niż pierwszy rok

Praktyczny przykład: kupując osobno przedstawiciela UE i UK, koszt może się podwoić (np. REP27: €290 + €290 = €580), podczas gdy plan łączony zaczyna się od €390. GDPR Gateway pobiera opłatę startową do €2 000, którą należy uwzględnić w kalkulacji pierwszego roku.

Podsumowująca tabela:

Ukryte koszty i warunki: czego dostawcy często nie mówią

Wielu dostawców nie ujawnia pewnych kosztów i warunków, które mogą znacząco wpłynąć na wydatki i zarządzanie zgodnością. Na przykład GDPR Gateway pobiera opłatę startową do €2 000, która jest doliczana do rocznej opłaty. Janus Compliance ogranicza zgłoszenia do 50 rocznie, a każde dodatkowe kosztuje £8. REP27 jasno określa, że nie przyjmuje niektórych działalności (dane wrażliwe, dzieci, wysokie ryzyko, pośrednictwo danych, hazard, kryptowaluty, broń, leki konsumenckie, działalność wymagająca licencji, której klient nie posiada).

Inne kwestie do rozważenia:

• Automatyczne odnowienia: większość dostawców odnawia usługę automatycznie, często z okresem wypowiedzenia 30 dni (REP27) lub bez podania terminu.
• Ograniczona odpowiedzialność: przedstawiciel nie zastępuje IOD, nie odpowiada merytorycznie na zgłoszenia, lecz je przekazuje klientowi.
• Zarządzanie rejestrami: nie wszyscy dostawcy prowadzą rejestr Art. 30, lub robią to tylko w planach zaawansowanych.
• Wykluczone usługi: porady prawne, audyty, obsługa skomplikowanych zgłoszeń lub szczególnych kategorii danych są często wyłączone.

Przed wyborem zawsze poproś o pisemną listę tego, co jest wliczone, limitów i wykluczeń oraz sprawdź politykę odnowienia i rezygnacji.

Jak przebiega nominacja: krok po kroku

1. Sprawdź swoją sytuację: Czy masz siedzibę poza UE/UK i oferujesz towary/usługi lub monitorujesz użytkowników na tych terytoriach? Jeśli tak, nominacja jest obowiązkowa.
2. Wybierz dostawcę: Sprawdź tabelę cen i usług. Jeśli potrzebujesz obu mandatów, upewnij się, że dostawca je oferuje razem.
3. Wypełnij formularz onboardingowy: Niektórzy dostawcy (np. REP27) mają jeden formularz na oba terytoria, co zmniejsza błędy i czas.
4. Weryfikacja i podpis: Dostawca sprawdza dane, przygotowuje mandaty i podpisuje je cyfrowo (REP27 używa podpisu elektronicznego eIDAS).
5. Odbierz certyfikaty: Otrzymujesz dwa oddzielne certyfikaty z kodem QR i publiczną stroną weryfikacji.
6. Zaktualizuj politykę prywatności: Dodaj dwa teksty dostarczone przez dostawcę, po jednym dla UE i UK, w wymaganych językach.
7. Obsługa zgłoszeń: Dostawca przekazuje zgłoszenia od organów i osób w określonym czasie (np. REP27: do 2 dni roboczych, priorytet w planach Standard/Multi).
8. Odnowienie: Jedna data wygaśnięcia i jedna faktura ułatwiają zarządzanie. Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia.

Praktyczna checklista:

1. Określ kraje docelowe i sprawdź potrzebę przedstawiciela
2. Porównaj ceny i usługi w tabeli
3. Sprawdź limity, ukryte koszty i wykluczenia
4. Przygotuj dokumenty firmowe wymagane przez dostawcę
5. Wypełnij formularz nominacji
6. Odbierz i archiwizuj certyfikaty
7. Zaktualizuj politykę prywatności
8. Monitoruj zgłoszenia przekazywane przez przedstawiciela

Ryzyka i sankcje: co się dzieje, gdy nie wyznaczysz przedstawiciela

Brak wyznaczenia przedstawiciela, gdy jest to wymagane, naraża firmę na realne ryzyko i wysokie sankcje. Artykuł 83 GDPR przewiduje kary do 10 mln € lub 2% globalnego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Brak nominacji jest samodzielnym naruszeniem – nie musi dojść do naruszenia danych, by zostać ukaranym. Przykład: Locatefamily.com została ukarana grzywną 525 000 € przez holenderski organ tylko za brak przedstawiciela.

Poza karami mogą wystąpić:

• Zlecenia wstrzymania przetwarzania danych
• Obowiązek natychmiastowej nominacji z krótkim terminem
• Straty reputacyjne: sankcje są często publikowane
• Utrata klientów i partnerów wymagających zgodności

Organy mogą działać także na zgłoszenie użytkowników lub konkurencji. Formalna zgodność jest więc kluczowa nie tylko dla uniknięcia kar, ale też dla utrzymania zaufania rynku.

Praktyczne scenariusze: jaki obowiązek i rozwiązanie wybrać

• Amerykański SaaS z klientami w UE i UK: musi wyznaczyć dwóch odrębnych przedstawicieli, po jednym dla UE i UK. Najefektywniejszym rozwiązaniem jest wybór dostawcy oferującego oba mandaty w jednym zamówieniu (np. REP27, GDPR Gateway, Prighter). To zmniejsza koszty, czas i ryzyko różnych terminów.
• Chiński sprzedawca na Amazon EU: jeśli sprzedaje konsumentom UE, musi wyznaczyć przedstawiciela UE. Jeśli sprzedaje też w UK, potrzebny jest też przedstawiciel UK. Można zaoszczędzić, wybierając plan łączony zamiast dwóch osobnych umów.
• Sklep online UK sprzedający we Francji: musi wyznaczyć tylko przedstawiciela UE, ponieważ siedziba jest już w Wielkiej Brytanii. Nie potrzebuje przedstawiciela UK, jeśli nie oferuje towarów/usług ani nie monitoruje użytkowników UK.

Macierz decyzji:

Te scenariusze pomagają szybko określić obowiązek i najefektywniejsze rozwiązanie.

Czego dostawcy zwykle nie mówią: wykluczenia, limity i odpowiedzialność

Wielu dostawców nie podkreśla ważnych warunków:

• Wykluczenia działalności: REP27 nie przyjmuje klientów przetwarzających dane wrażliwe (art. 9), dane karne (art. 10), usługi dla osób poniżej 16 lat, monitorowanie lub profilowanie na dużą skalę, pośrednictwo danych, hazard, kryptowaluty, broń, leki konsumenckie czy działalność wymagającą licencji, której klient nie posiada.
• Ograniczenia odpowiedzialności: Przedstawiciel nie świadczy porad prawnych, nie jest IOD, nie odpowiada merytorycznie na zgłoszenia, a jedynie je przekazuje. Odpowiedzialność za zgodność pozostaje po stronie firmy.
• Okres wypowiedzenia: REP27 wymaga pisemnej rezygnacji co najmniej 30 dni przed końcem umowy. Inni dostawcy nie zawsze podają jasne warunki.
• Koszty za dodatkowe zgłoszenia: Janus Compliance pobiera £8 za każde zgłoszenie ponad limit 50. Inni dostawcy nie zawsze podają limity lub dodatkowe opłaty.
• Zarządzanie rejestrem Art. 30: Nie wszyscy dostawcy prowadzą rejestry; niektórzy tylko w planach zaawansowanych.

Przed podpisaniem umowy zawsze poproś o pełną listę wykluczeń, limitów i warunków odnowienia/rezygnacji.