Platformy rekrutacyjne i oprogramowanie HR

• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• Regulation (EU) 2024/1689 — AI Act, Annex III employment
• Directive 2019/1152 on transparent working conditions

Kto musi wyznaczyć

Dostawcy z siedzibą poza Unią oferujący systemy rekrutacyjne lub HR pracodawcom w UE. Pracodawca jest zazwyczaj administratorem, a dostawca przetwarzającym, ale jakiekolwiek wykorzystanie danych kandydatów do szkolenia modeli lub benchmarkingu czyni dostawcę administratorem w tym celu i wywołuje jego własne obowiązki.

Progi i wyłączenia

Brak progu RODO. Zgodnie z Aktem o AI, systemy używane do rekrutacji, filtrowania aplikacji, oceny kandydatów, przydzielania zadań lub monitorowania wydajności są uznawane za wysokiego ryzyka zgodnie z załącznikiem III, z obowiązkami obowiązującymi od 2 sierpnia 2026 roku.

Co musi być na etykiecie

Nie fizyczny. Tożsamość przedstawiciela w informacji o prywatności i w dokumentacji umownej przekazanej klientom-pracodawcom. Gdy używana jest AI, kandydaci muszą być informowani, a pracodawca musi być w stanie wyjaśnić zaangażowaną logikę.

Pola na platformach

Pracodawcy w UE żądają klasyfikacji zgodnie z Aktem o AI, analizy transferu i przedstawiciela w przetargach, a rady pracownicze w Niemczech, Austrii i Holandii często blokują wdrożenie, gdy odpowiedzi są niezadowalające.

Dokumentacja do przechowywania

Rejestry zgodnie z artykułem 30, warunki przetwarzania zgodnie z artykułem 28, oznaczenie zgodnie z artykułem 27, ocena skutków ochrony danych obejmująca profilowanie kandydatów, zasady przechowywania rozróżniające nieudanych kandydatów od zatrudnionych oraz mechanizm transferu. Dla wysokiego ryzyka AI: dokumentacja techniczna, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie danymi dotyczące uprzedzeń, rejestrowanie i ocena zgodności.

Normy i badania

Ocena uprzedzeń i dokładności jest w rzeczywistości wymagana: Akt o AI zobowiązuje dostawców do badania danych szkoleniowych pod kątem uprzedzeń i do deklarowania poziomów dokładności, a prawo dotyczące dyskryminacji ma zastosowanie niezależnie.

Wymogi językowe

Informacje skierowane do kandydatów w języku aplikantów, a dokumentacja pracodawcy w języku rynku.

Od kiedy obowiązuje

Przedstawiciel przed rozpoczęciem przetwarzania. Obowiązki wysokiego ryzyka zgodnie z Aktem o AI od 2 sierpnia 2026 roku, przy czym pracodawca jako wdrażający również ponosi obowiązki, w tym informowanie pracowników.

Jak długo przechowywać

Dane nieudanych kandydatów tylko tak długo, jak to konieczne, co kilka organów interpretuje jako sześć do dwunastu miesięcy, w przypadku braku konkretnego okresu roszczenia. Nieskończone pule talentów bez podstawy są powtarzającym się stwierdzeniem.

Co grozi za brak zgodności

Do 20 milionów € lub 4% obrotu zgodnie z RODO, oraz do 15 milionów € lub 3% zgodnie z Aktem o AI za obowiązki wysokiego ryzyka. Roszczenia dotyczące dyskryminacji toczą się równolegle w krajowych sądach pracy.

Kto egzekwuje

Organy ochrony danych, organy nadzoru rynku zgodnie z Aktem o AI, organy równości oraz, w praktyce, rady pracownicze.

Gdzie przebiega granica

Automatyczne odrzucenie bez udziału człowieka angażuje artykuł 22 RODO, który ogranicza wyłącznie zautomatyzowane decyzje mające skutki prawne lub podobnie znaczące. Wnioskowanie o emocje w wywiadach jest zabronione w kontekście miejsca pracy zgodnie z artykułem 5 Akta o AI, więc niektóre produkty sprzedawane dzisiaj nie mogą być legalnie sprzedawane w Unii.

Najczęstsze pytania

Jesteśmy tylko przetwarzającym dla pracodawców — czy potrzebujemy przedstawiciela?

Jeśli przetwarzacie dane kandydatów osób w Unii i nie macie siedziby w UE, tak. A jakiekolwiek wykorzystanie tych danych do własnych celów czyni was administratorem.

Czy screening CV jest wysokiego ryzyka?

Filtrowanie lub klasyfikowanie aplikacji jest wymienione w załączniku III, więc tak, z obowiązkami od sierpnia 2026.