REP27 · Articolo 27 · Lettera di designazione
Articolo 27(1) · il mandato scritto
L'Articolo 27(1) richiede che il rappresentante sia designatoin forma scritta , e quella singola frase genera un traffico costante di modelli. Un modello va bene come struttura iniziale e non ha valore come artefatto di conformità, perché il documento non è l'obbligo: l'accettazione lo è. Una lettera che nomina un'azienda che non l'ha mai firmata non designa affatto nessuno.
PartiMandatoAmbitoRegistriTermine
La maggior parte dei modelli che circolano online contengono i primi tre e si fermano. Il quarto è ciò che un'autorità di controllo chiede dopo un incidente, e il quinto è ciò che ti protegge quando un fornitore scompare o decidi di cambiare.
| Clausola | Cosa cercare | Cartello di avviso |
|---|---|---|
| Accettazione del ruolo | Riferimento esplicito all'Articolo 27(4) | Linguaggio "Servizi" senza accettazione |
| Responsabilità | Conferma che l'Articolo 27(5) la lascia a te | Una promessa di assumere la vostra responsabilità |
| Registro dell'Articolo 30 | Chi la detiene e come raggiunge le autorità | Nessun riferimento ai registri |
| Tempi di risposta | Un tempo di risposta dichiarato per le richieste di inoltro | Formulazione di massima senza scadenza |
| Terminazione | Consegna di richieste e registrazioni | Silenzio, o rinnovo automatico senza preavviso |
| Lingue | In quali lingue risponde il desk | Solo in inglese, con richieste valide in tutta l'UE |
Entro 24 ore da un modulo completato, da Europe Services, SE a Praga, attiva dal 2018.
Issuato con un codice di verifica che chiunque può controllare sul nostro sito, inclusi i tuoi clienti e revisori.
Copi il paragrafo fornito dell'Articolo 13(1)(a) nella tua informativa sulla privacy. Questo è il passo che rende la designazione utile per un soggetto interessato.
Il tuo registro dell'Articolo 30 è assemblato dal modulo di onboarding e mantenuto disponibile per le autorità.
Le richieste che arrivano all'indirizzo pubblicato vengono registrate, riconosciute e inoltrate a te lo stesso giorno lavorativo.
Se stai redigendo la tua, questo è l'ordine che legge correttamente per un'autorità di controllo e per il team legale di un acquirente.
Nomi legali completi, numeri di registrazione e indirizzi, e se la parte che nomina agisce come titolare del trattamento, come responsabile del trattamento, o come entrambi per diversi trattamenti.
Una dichiarazione esplicita che il rappresentante è designato ai sensi dell'Articolo 27(1) e accetta il ruolo di punto di contatto ai sensi dell'Articolo 27(4).
Il trattamento coperto, le categorie di soggetti interessati e gli Stati membri in cui si trovano — che è ciò che evidenzia l'Articolo 27(3).
Chi mantiene il registro dell'Articolo 30, come viene reso disponibile e il tempo di risposta per l'inoltro delle richieste.
Durata, rinnovo, periodo di preavviso e cosa succede alle richieste e ai registri in sospeso quando termina.
Un riconoscimento esplicito che l'Articolo 27(5) lascia inalterate le procedure contro il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento.
Il mandato è privato tra le parti. Ciò che deve essere pubblico è più ristretto e specifico, e confondere i due è come le aziende finiscono per pubblicare un contratto o non pubblicare affatto.
L'identità e i dettagli di contatto del rappresentante, nell'informativa sulla privacy, ai sensi dell'Articolo 13(1)(a). Nome, indirizzo postale e un'email funzionante sono il minimo pratico.
Il mandato firmato, il certificato e il registro delle attività di trattamento. Prodotto su richiesta, non pubblicato sul sito web.
Il certificato o il suo codice di verifica, che è solitamente tutto ciò che un acquirente o revisore desidera realmente.
Termini commerciali e prezzi. Non dicono nulla a un interessato e dicono tutto ai tuoi concorrenti.
Quattro appaiono ripetutamente: una designazione che nomina un marchio piuttosto che un'entità legale; un campo di applicazione così ampio da coprire trattamenti di cui il rappresentante non è mai stato informato; nessun riferimento al registro dell'Articolo 30; e rinnovo automatico senza preavviso, che è come le designazioni scadono senza che nessuno decida di terminarle.
Conservalo. La continuità della designazione è una prova utile, e non c'è alcun vantaggio a distruggere il registro di un periodo durante il quale eri coperto. Quando cambi fornitore, firma e pubblica prima la nuova designazione, poi termina quella vecchia, in modo che il punto di contatto pubblicato non sia mai obsoleto per un solo giorno.
Il mandato può essere in qualsiasi lingua su cui le parti si accordano, e non c'è alcun requisito di tradurlo per l'Unione. Ciò che deve funzionare in diverse lingue è l'identità pubblicata e il desk dietro di essa: un soggetto interessato in Polonia ha diritto a contattare il rappresentante in polacco, e la lingua del contratto non ha alcuna rilevanza. Le aziende a volte traducono il mandato a proprie spese e lasciano il desk operativo solo in inglese, il che è esattamente il modo sbagliato di procedere.
Qualunque cosa leggano entrambe le parti. L'inglese è normale e non aggiunge nulla alla conformità.
In ciascuna versione linguistica della tua informativa sulla privacy, con la stessa entità e indirizzo.
Il nostro risponde in otto, che copre i mercati in cui la maggior parte dei nostri clienti vende effettivamente.
Issuato in inglese con un codice che si risolve indipendentemente dalla lingua della persona che lo controlla.
Sì. Nulla richiede una forma specifica o un redattore specifico. Ciò che è richiesto è che un'entità stabilita nell'Unione lo firmi e accetti il ruolo.
No. L'Articolo 27(1) richiede la forma scritta, non la notarizzazione, e nessuna autorità di controllo ha richiesto di più.
No. Qualsiasi lingua funziona tra le parti. Ciò che deve essere pubblicato, ai sensi dell'Articolo 13(1)(a), è l'identità e i dettagli di contatto del rappresentante.
Ognuno dei titolari del trattamento o responsabili del trattamento ha bisogno della propria designazione. Una lettera di gruppo che elenca le entità è praticabile solo se ogni entità è nominata come parte.
Lo stesso documento, con i ruoli descritti accuratamente. L'Articolo 27 si applica ai responsabili del trattamento e il mandato dovrebbe indicare quale trattamento copre.
Sufficientemente specifico affinché il rappresentante possa rispondere a domande al riguardo. Categorie di soggetti interessati, scopi e gli Stati membri coinvolti è il livello pratico.
Dovrebbe identificare l'indirizzo registrato del rappresentante, che è ciò che stabilisce la conformità con l'Articolo 27(3).
No. Non esiste un registro. Tu lo conservi, pubblichi l'identità del rappresentante e produci il documento se richiesto.
No, e una clausola che afferma di farlo è nulla contro l'Articolo 27(5). La sua presenza ti dice quanto vale il resto dell'accordo.
Un anno, allineato con il tuo ciclo di rinnovo. Qualsiasi cosa più breve crea rumore amministrativo; qualsiasi cosa più lunga senza una revisione tende a scadere inosservata.
Termina secondo i suoi termini. Firma la nuova designazione e pubblicala prima di terminare quella vecchia, in modo che non ci sia mai un giorno scoperto.
Sì. Il GDPR del Regno Unito è uno strumento separato e richiede la propria designazione con un rappresentante stabilito nel Regno Unito.
Sì. Chiedi e inviamo il testo completo. Un fornitore riluttante a mostrare il mandato prima della firma ti sta dicendo qualcosa.
Correlato: come verificare un rappresentante · il testo dell'informativa sulla privacy
Countersigned entro 24 ore, con un certificato contenente un codice di verifica, il registro dell'Articolo 30 tenuto per te e un desk di richiesta in otto lingue.
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