REP27 · Article 27 · Lettre de désignation
Article 27(1) · le mandat écrit
L'article 27(1) demande que le représentant soit désignépar écrit , et cette seule phrase génère un trafic constant de modèles. Un modèle est bon comme structure de départ et sans valeur en tant qu'artefact de conformité, car le document n'est pas l'obligation : l'acceptation l'est. Une lettre nommant une entreprise qui ne l'a jamais signée ne désigne personne du tout.
PartiesMandatChampRegistresTermes
La plupart des modèles circulant en ligne contiennent les trois premiers et s'arrêtent. Le quatrième est ce qu'une autorité de contrôle demande après un incident, et le cinquième est ce qui vous protège lorsque un fournisseur disparaît ou que vous décidez de changer.
| Clause | Que rechercher | Signe d'avertissement |
|---|---|---|
| Acceptation du rôle | Référence explicite à l'article 27(4) | Formulation "Services" sans acceptation |
| Responsabilité | Confirmation que l'article 27(5) vous laisse la responsabilité | Une promesse d'assumer votre responsabilité |
| Registre de l'article 30 | Qui la détient et comment elle atteint les autorités | Aucune mention des dossiers du tout |
| Délai de réponse | Un délai annoncé pour le traitement des demandes | Formulation de meilleurs efforts sans délai |
| Résiliation | Remise des demandes et des dossiers | Silence, ou renouvellement automatique sans préavis |
| Langues | Dans quelles langues le bureau répond-il ? | Anglais uniquement, avec des revendications à l'échelle de l'UE |
Dans les 24 heures suivant un formulaire complété, par Europe Services, SE à Prague, actif depuis 2018.
Délivré avec un code de vérification que tout le monde peut vérifier sur notre site, y compris vos clients et auditeurs.
Vous collez le paragraphe fourni de l'article 13(1)(a) dans votre avis de confidentialité. C'est l'étape qui rend la désignation utile à une personne concernée.
Votre registre de l'article 30 est assemblé à partir du formulaire d'intégration et tenu à disposition des autorités.
Les demandes arrivant à l'adresse publiée sont enregistrées, reconnues et transmises le même jour ouvrable.
Si vous rédigez la vôtre, c'est l'ordre qui se lit correctement pour une autorité de contrôle et pour l'équipe juridique d'un acheteur.
Noms légaux complets, numéros d'enregistrement et adresses, et si la partie désignante agit en tant que responsable du traitement, en tant que sous-traitant, ou en tant que les deux pour différents traitements.
Une déclaration expresse indiquant que le représentant est désigné en vertu de l'article 27(1) et accepte le rôle de point de contact en vertu de l'article 27(4).
Le traitement couvert, les catégories de personnes concernées, et les États membres dans lesquels elles se trouvent — ce qui prouve l'article 27(3).
Qui maintient le registre de l'article 30, comment il est mis à disposition et le délai pour transmettre les demandes.
Durée, renouvellement, période de préavis et ce qui arrive aux demandes et aux enregistrements en attente à la fin.
Une reconnaissance expresse que l'article 27(5) laisse les procédures contre le responsable du traitement ou le sous-traitant inchangées.
Le mandat est privé entre les parties. Ce qui doit être public est plus étroit et spécifique, et confondre les deux est la façon dont les entreprises finissent par publier un contrat ou ne rien publier du tout.
L'identité et les coordonnées du représentant, dans l'avis de confidentialité, en vertu de l'article 13(1)(a). Nom, adresse postale et un e-mail fonctionnel constituent le minimum pratique.
Le mandat signé, le certificat et le registre des activités de traitement. Produits sur demande, pas publiés sur le site web.
Le certificat ou son code de vérification, qui est généralement tout ce qu'un acheteur ou un auditeur veut réellement.
Conditions commerciales et tarification. Elles ne disent rien à un sujet de données et disent tout à vos concurrents.
Quatre apparaissent régulièrement : une désignation nommant une marque plutôt qu'une entité juridique ; un champ d'application si large qu'il couvre un traitement dont le représentant n'a jamais été informé ; aucune mention du registre de l'article 30 ; et un renouvellement automatique sans préavis, ce qui est la façon dont les désignations expirent sans que personne ne décide de les mettre fin.
Gardez-le. La continuité de la désignation est une preuve utile, et il n'y a aucun avantage à détruire le registre d'une période pendant laquelle vous étiez couvert. Lorsque vous changez de fournisseur, signez et publiez d'abord la nouvelle désignation, puis résiliez l'ancienne, afin que le point de contact publié ne soit jamais obsolète pendant un seul jour.
Le mandat peut être dans n'importe quelle langue convenue par les parties, et il n'y a pas d'exigence de le traduire pour l'Union. Ce qui doit fonctionner dans plusieurs langues, c'est l'identité publiée et le bureau derrière cela : une personne concernée en Pologne a le droit de s'adresser au représentant en polonais, et la langue du contrat n'a aucune incidence là-dessus. Les entreprises traduisent parfois le mandat à leurs frais et laissent le bureau fonctionner uniquement en anglais, ce qui est précisément l'inverse de ce qu'il faut faire.
Quoi que les deux parties lisent. L'anglais est normal et n'ajoute rien à la conformité.
Dans chaque version linguistique de votre avis de confidentialité, avec la même entité et adresse.
Le nôtre répond en huit, ce qui couvre les marchés dans lesquels la plupart de nos clients vendent réellement.
Délivré en anglais avec un code qui se résout indépendamment de la langue de la personne qui le vérifie.
Oui. Rien n'exige un formulaire spécifique ou un rédacteur spécifique. Ce qui est requis, c'est qu'une entité établie dans l'Union le signe et accepte le rôle.
Non. L'article 27(1) demande une écriture, pas une notarisation, et aucune autorité de contrôle n'a exigé plus.
Non. Toute langue fonctionne entre les parties. Ce qui doit être publié, en vertu de l'article 13(1)(a), est l'identité et les coordonnées du représentant.
Chaque responsable du traitement ou sous-traitant a besoin de sa propre désignation. Une lettre de groupe énumérant des entités n'est valable que si chaque entité est nommée comme partie.
Le même document, avec les rôles décrits avec précision. L'article 27 s'applique aux sous-traitants et le mandat doit indiquer quel traitement il couvre.
Assez spécifique pour que le représentant puisse répondre à des questions à ce sujet. Les catégories de personnes concernées, les finalités et les États membres impliqués constituent le niveau pratique.
Elle doit identifier l'adresse enregistrée du représentant, ce qui établit la conformité avec l'article 27(3).
Non. Il n'y a pas de registre. Vous le conservez, publiez l'identité du représentant et produisez le document si demandé.
Non, et une clause prétendant le faire est nulle contre l'article 27(5). Sa présence vous indique ce que vaut le reste de l'accord.
Un an, aligné avec votre cycle de renouvellement. Tout ce qui est plus court crée du bruit administratif ; tout ce qui est plus long sans révision tend à expirer sans être remarqué.
Elle se termine selon ses termes. Signez la nouvelle désignation et publiez-la avant de résilier l'ancienne, afin qu'il n'y ait jamais un jour non couvert.
Oui. Le RGPD britannique est un instrument distinct et nécessite sa propre désignation avec un représentant établi au Royaume-Uni.
Oui. Demandez et nous envoyons le texte complet. Un fournisseur qui refuse de montrer le mandat avant la signature vous dit quelque chose.
Connexe : comment vérifier un représentant · la formulation de l'avis de confidentialité
Contre-signé dans les 24 heures, avec un certificat portant un code de vérification, le registre de l'article 30 détenu pour vous et un bureau de demandes en huit langues.
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