¿Qué empresas necesitan un representante de la UE para el GDPR?

• El Artículo 27 RGPD obliga a empresas no UE con actividad dirigida a la UE a designar representante.
• La obligación aplica a controladores y encargados fuera de la UE bajo Art. 3(2).
• Excluye autoridades públicas y tratamientos ocasionales de bajo riesgo.
• Multas por incumplimiento: hasta 10 millones de euros o 2% de facturación global.
• El representante debe estar en la UE y aceptar el mandato por escrito.
• Comparar precios y servicios es clave: hay diferencias y costes ocultos.

Actualizado 20 octubre 2026 · 8 fuentes verificadas

Proveedores comparados

Precios publicados en la web de cada proveedor el 20 octubre 2026, IVA no incluido salvo indicación. Cada fila enlaza a su fuente.

¿Qué exige la ley? (Artículos 3 y 27 RGPD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece en su Artículo 27 que cualquier empresa o entidad establecida fuera de la Unión Europea (UE) que, según el Artículo 3(2), ofrezca bienes o servicios a personas en la UE o monitorice su comportamiento, debe designar por escrito un representante en la UE. Este representante actúa como punto de contacto para interesados y autoridades de protección de datos, y debe estar establecido en uno de los Estados miembros donde haya interesados afectados.

• La obligación aplica tanto a responsables (controladores) como a encargados (procesadores) fuera de la UE.
• La designación debe ser formalizada por escrito y firmada por ambas partes, y debe detallar el alcance, obligaciones y duración del mandato.
• El representante debe mantener un registro de las actividades de tratamiento (Art. 30 RGPD) y cooperar con las autoridades cuando sea requerido.
• Excepciones: no se exige representante a autoridades públicas ni a tratamientos ocasionales, de bajo riesgo y que no incluyan categorías especiales de datos o datos penales.

La falta de designación constituye una infracción independiente según el Artículo 83(4)(a), sancionable con hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio global anual, lo que sea mayor. Un ejemplo real es la multa de 525.000 euros impuesta a Locatefamily.com por la autoridad holandesa por no designar representante.

El representante no asume la responsabilidad legal del tratamiento: sigue recayendo en el responsable o encargado original. Su función es administrativa y de contacto, no de asesoría legal.

Cómo elegir un representante de la UE: criterios clave y comparativa

Elegir un representante de la UE adecuado es crucial para cumplir el RGPD y evitar sanciones. No todos los servicios son equivalentes: algunos solo ofrecen una dirección postal, mientras que otros asumen formalmente el mandato y gestionan solicitudes y registros. Antes de decidir, revisa estos aspectos:

• Designación formal: ¿El proveedor acepta explícitamente el mandato Art. 27 y lo firma?
• Gestión de registros: ¿Mantiene y produce el registro de actividades (Art. 30) si lo solicita una autoridad?
• Idiomas de atención: ¿El servicio de atención cubre los idiomas necesarios para tus clientes y autoridades?
• Costes adicionales: ¿Hay cargos por cada solicitud, por idiomas extra o por la renovación?
• Certificados y verificación: ¿Ofrece un certificado verificable y mecanismos públicos de comprobación?

Comparativa de servicios (según información pública de octubre 2026):

Solicita siempre la carta de designación antes de pagar y verifica que acepte todas las tareas exigidas por el RGPD.

¿Qué incluye realmente el precio? Tarifas, niveles y costes ocultos

El precio publicado por los proveedores de representante de la UE puede variar considerablemente y no siempre refleja el coste total del servicio. Es fundamental analizar qué incluye cada tarifa y qué cargos pueden surgir después.

• Tarifas base: Van desde menos de €300/año hasta más de €2.000/año, dependiendo de si solo ofrecen una dirección, una designación formal o servicios legales adicionales.
• Costes por solicitud: Algunos proveedores cobran entre €25 y €90 por cada solicitud de interesado gestionada. Esto puede disparar el coste real si recibes muchas solicitudes.
• Gestión de registros: Mantener y producir el registro de actividades (Art. 30) suele tener un coste adicional de €100 a €400/año en muchos proveedores. REP27 lo incluye desde el plan Standard.
• Idiomas y soporte: El soporte multilingüe es raro en los planes básicos; REP27 cubre 8 idiomas en Standard y Multi.
• Renovaciones: Algunos proveedores aumentan el precio tras el primer año. REP27 reduce la renovación desde el segundo año.

Ejemplo práctico: una empresa que recibe 20 solicitudes al año y contrata un plan con coste por solicitud puede acabar pagando más del doble del precio base. Siempre pide el contrato y calcula el coste total anual antes de decidir.

Resumen de niveles de servicio:

• Dirección postal: Solo reenvío, sin aceptación formal ni gestión de registros.
• Designación formal: Mandato firmado, gestión de solicitudes y registros, compromiso de respuesta.
• Retenedor legal: Incluye asesoría legal, generalmente innecesaria para la mayoría de empresas.

Cómo funciona la designación paso a paso: guía práctica

El proceso de designación de un representante de la UE bajo el RGPD debe ser riguroso y documentado. Aquí tienes una guía paso a paso para cumplir correctamente:

1. Evalúa la obligación: Confirma si tu empresa está fuera de la UE y si ofreces bienes/servicios o monitorizas a personas en la UE.
2. Selecciona proveedor: Elige un proveedor que acepte explícitamente el mandato Art. 27 y que esté establecido en la UE.
3. Solicita la carta de designación: Pide el borrador de la carta y verifica que incluya aceptación formal, alcance, gestión de registros y plazos de respuesta.
4. Firma y contrafirma: Firma la designación; el proveedor debe contrafirmar (REP27 lo hace en 24h).
5. Recibe el certificado: El proveedor debe emitir un certificado verificable con QR y página pública.
6. Actualiza tu política de privacidad: Añade los datos del representante (nombre, dirección, email) en tu aviso de privacidad según Art. 13/14 RGPD.
7. Operativa: El representante recibe, registra y reenvía solicitudes de interesados y autoridades según los plazos establecidos. En REP27, las solicitudes se reenvían en 2 días hábiles (o mismo día para autoridades en Standard/Multi).
8. Gestión de registros: Si tu plan lo incluye, el representante mantiene el registro Art. 30 y lo entrega a las autoridades si es requerido.

Checklist para compradores:

1. ¿Tu empresa ofrece bienes/servicios o monitoriza a personas en la UE?
2. ¿Estás fuera de la UE?
3. ¿El tratamiento es más que ocasional y no está excluido?
4. Solicita la carta de designación y verifica que acepte tareas Art. 27.
5. Pregunta por costes extra: solicitudes, idiomas, renovación.
6. Verifica si mantienen tu registro Art. 30 y lo entregan a autoridades.
7. Confirma el soporte en los idiomas requeridos.
8. Revisa el plazo de respuesta ante autoridades.
9. Firma y publica los datos del representante en tu política de privacidad.

Riesgos, sanciones y escenarios de incumplimiento

No designar un representante de la UE cuando es obligatorio se considera una infracción independiente bajo el RGPD, sancionable con multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio global anual, según el Artículo 83(4)(a). Las autoridades pueden iniciar procedimientos incluso sin denuncia previa, y la falta de respuesta o una designación inválida puede agravar las consecuencias.

• Ejemplo real: Locatefamily.com fue multada con 525.000 euros por la autoridad holandesa solo por no tener representante designado.
• Mandato inválido: Designar solo una dirección postal o un proveedor que no acepte formalmente el mandato puede ser peor que no designar, ya que se nombra a un tercero que no responderá ante las autoridades.
• Responsabilidad: El representante no asume la responsabilidad legal del tratamiento, pero debe cooperar plenamente con las autoridades y facilitar la comunicación con el responsable fuera de la UE.

Recomendaciones para evitar riesgos:

• Verifica que el mandato esté firmado y acepte expresamente las tareas del Art. 27.
• Confirma que el representante mantenga y produzca el registro Art. 30 si es requerido.
• No confíes solo en precios bajos: revisa el alcance real del servicio y los plazos de respuesta.

El incumplimiento puede afectar la reputación, la capacidad de operar en la UE y conllevar sanciones económicas importantes.

Matriz de decisión: ¿Necesitas representante de la UE?

La siguiente matriz te ayuda a determinar si tu empresa necesita un representante de la UE bajo el RGPD. Analiza tu situación y verifica si la obligación aplica:

Ejemplos concretos:

• Un SaaS estadounidense que permite registro de usuarios de la UE: Sí, necesita representante.
• Un fabricante chino que vende productos en Amazon a clientes de la UE: Sí, necesita representante.
• Una ONG canadiense que solo procesa datos de donantes fuera de la UE: No necesita representante.

Lo que los proveedores suelen no decir: exclusiones, renovaciones y límites

Muchos proveedores omiten detalles clave que pueden afectar el cumplimiento y el coste real del servicio. Es fundamental leer la letra pequeña y preguntar antes de contratar:

• Solo dirección postal: Algunos solo ofrecen una dirección en la UE, sin aceptar formalmente el mandato ni comprometerse a responder solicitudes o mantener registros.
• Gestión de registros: La mayoría no incluye la gestión y entrega del registro Art. 30 en el precio base; puede suponer un coste anual significativo.
• Soporte limitado: El soporte suele ser solo en inglés, aunque se anuncie cobertura UE. REP27 incluye 8 idiomas en Standard y Multi.
• Costes por solicitud: Los cargos por cada solicitud pueden superar el precio anual si recibes muchas peticiones de interesados.
• Renovaciones automáticas: Algunos contratos se renuevan automáticamente con aumentos de precio tras el primer año. REP27 reduce el precio de renovación.
• Límites de responsabilidad: El representante no asume tu responsabilidad legal ni ofrece asesoría jurídica salvo que contrates un plan legal específico.
• Actividades excluidas: REP27 no acepta clientes que traten datos de categorías especiales, criminales, actividades de alto riesgo, niños menores de 16, scraping, contenido adulto, armas, criptomonedas, ni actividades que requieran licencia.

Solicita siempre el contrato y verifica todos los puntos antes de comprometerte.

Escenarios prácticos: ejemplos de obligación y rutas de cumplimiento

Para ilustrar cómo se aplica la obligación de representante de la UE, aquí tienes tres escenarios reales y la ruta más sencilla para cumplir:

• SaaS de EE.UU. que vende a empresas y consumidores en la UE: Debe designar representante UE. El plan Standard de REP27 cubre solicitudes ilimitadas, soporte en 8 idiomas y mantenimiento de registros. Añade los datos del representante en la política de privacidad y responde a solicitudes a través del desk.
• Vendedor chino en Amazon que envía a la UE: Obligación de representante bajo RGPD Art. 27. Si vende productos sujetos a marcado CE o GPSR, REP27 Multi cubre también la figura de responsable GPSR y representante autorizado CE. Añade los datos en listados y documentación de producto.
• Tienda online del Reino Unido que sigue vendiendo a la UE: Tras el Brexit, necesita representante UE y, en muchos casos, también UK. EUverify ofrece ambos en un solo plan; REP27 ofrece ambos por separado, con descuento si se contratan juntos. Añade ambos datos en la política de privacidad y responde a solicitudes según cada jurisdicción.

En todos los casos, la designación debe ser formal, firmada y reflejada en la documentación pública y privada de la empresa.