¿Necesito un representante en la UE para el RGPD? Proveedores comparados (2026)

• El Artículo 27 del RGPD exige que la mayoría de empresas fuera de la UE que traten datos de la UE nombren un representante en la UE.
• Las exenciones solo aplican para tratamientos ocasionales y de bajo riesgo (ver Artículo 27(2)).
• REP27 — Europe Services, SE ofrece designación desde €290/año (2026).
• Los proveedores varían: algunos solo reenvían correspondencia, otros mantienen registros y gestionan solicitudes.
• El incumplimiento puede conllevar multas de hasta €10 millones o el 2% del volumen de negocio global.

Actualizado 14 octubre 2026 · 6 fuentes verificadas

Proveedores comparados

Precios publicados en la web de cada proveedor el 14 octubre 2026, IVA no incluido salvo indicación. Cada fila enlaza a su fuente.

Qué exige la ley (Artículo 27 RGPD)

El Artículo 27 del RGPD es claro: si tu empresa no está establecida en la UE pero trata datos personales de personas en la UE—ya sea ofreciendo bienes o servicios, o monitorizando su comportamiento—debes designar un representante en la Unión. Esto aplica tanto a responsables como encargados según el Artículo 3(2) RGPD. El representante debe ser nombrado formalmente por escrito (Artículo 27(4)), detallando tareas, vías de escalado y responsabilidad. Debe estar establecido en uno de los Estados miembros donde se ubiquen los interesados (Artículo 27(3)).

Existen exenciones muy limitadas bajo el Artículo 27(2): si el tratamiento es solo ocasional, no incluye tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos (como salud, biométricos o penales), y es improbable que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas, podrías no necesitar representante. Sin embargo, la mayoría de actividades comerciales—como tener un sitio web con usuarios de la UE, vender a clientes de la UE o rastrear visitantes de la UE—no cumplen la exención. Incluso SaaS B2B, e-commerce y plataformas de marketing suelen requerir representante si tienen usuarios o clientes en la UE.

No designar representante cuando es obligatorio es una infracción independiente. Las autoridades han impuesto multas significativas, incluyendo €525.000 a Locatefamily.com. El Artículo 83(4)(a) fija la multa máxima en €10 millones o el 2% del volumen de negocio anual mundial, lo que sea mayor. El representante no sustituye tus propias obligaciones de cumplimiento; es un requisito adicional para empresas fuera de la UE sujetas al RGPD.

En resumen, si estás fuera de la UE y tu negocio interactúa de forma sistemática con datos de residentes en la UE, casi seguro necesitas designar un representante salvo que encajes en las exenciones muy limitadas.

Cómo elegir un representante en la UE

Elegir el representante adecuado en la UE es clave para el cumplimiento y por razones prácticas. Los proveedores varían mucho en lo que ofrecen y cómo fijan sus precios. Así puedes tomar una decisión informada:

• Verifica el mandato: El proveedor debe aceptar por escrito las tareas del Artículo 27, no solo darte una dirección postal. Solicita ver una carta de designación antes de pagar. Si la carta no menciona explícitamente el Artículo 27 y las obligaciones del proveedor, probablemente solo compras un servicio de buzón.
• Tiempos de respuesta: ¿Con qué rapidez reenviará el proveedor las solicitudes de autoridades o interesados? Un buen servicio debe comprometerse a un plazo (ejemplo: mismo día o siguiente día laborable). Promesas vagas como "lo antes posible" son mala señal.
• Registro del Artículo 30: Según el Artículo 30(1), el representante debe custodiar tu registro de actividades y presentarlo a las autoridades si lo solicitan. Muchos proveedores básicos no lo hacen. Pregunta si mantendrán y presentarán tu registro del Artículo 30.
• Idiomas: Si tienes interesados en varios países de la UE, el soporte multilingüe es importante. REP27, por ejemplo, ofrece atención en 8 idiomas en el plan Standard y superiores.
• Transparencia de precios: Algunos proveedores anuncian precios bajos pero cobran extra por alta, gestión de solicitudes o renovaciones. Pregunta siempre por el precio del segundo año y un desglose completo de servicios y costes ocultos.
• Tipo de proveedor: Los despachos de abogados pueden ofrecer representación como parte de una asesoría legal, pero suele ser innecesario y caro salvo que requieras asesoría jurídica continua. La mayoría de empresas están bien servidas por proveedores especializados en cumplimiento del Artículo 27.

En resumen, compara no solo el precio, sino el alcance real del servicio, tiempos de respuesta, soporte en idiomas y transparencia de condiciones. Un representante adecuado es mucho más que una dirección en la UE.

Qué incluye realmente el precio

Los servicios de representante en la UE se comercializan bajo el mismo nombre pero pueden ser muy diferentes en la práctica. Entender lo que incluye el precio es esencial para el cumplimiento y la previsión de costes. Los proveedores suelen agruparse en tres niveles:

• Primer nivel — Solo dirección: Los servicios más baratos solo ofrecen una dirección postal en la UE para reenvío de correspondencia. No hay mandato formal, ni aceptación de tareas del Artículo 27, ni compromiso de custodiar o presentar tu registro del Artículo 30. Estos servicios no bastan para cumplir el RGPD.
• Segundo nivel — Designación completa: Esto es lo que exige realmente el Artículo 27. El proveedor firma un mandato escrito, emite un certificado, opera una mesa de solicitudes con plazo definido y custodia tu registro del Artículo 30. REP27 — Europe Services, SE ofrece esto desde €290/año (Base, hasta 10 solicitudes), €490/año (Standard, solicitudes ilimitadas y custodia de registro), y €890/año (Multi, añade representación de producto). Los planes Standard y Multi incluyen atención en 8 idiomas y sin tarifa por solicitud. Los precios de renovación son más bajos desde el segundo año.
• Tercer nivel — Retenedor legal: Despachos de abogados pueden actuar como representantes y además dar asesoría legal, pero esto no es necesario para el Artículo 27 y resulta mucho más caro. Salvo que necesites asesoría jurídica continua, suele ser innecesario.

Los costes ocultos son habituales en este mercado. Algunos cobran alta (€0–€250 en otros, incluido en REP27), tarifa por solicitud (€25–€90 cada una), o extra por custodiar el registro del Artículo 30 (€100–€400/año en otros). El soporte en idiomas y la representación en Reino Unido suelen tener precio aparte. Pide siempre un desglose completo de costes y lo que incluye cada nivel antes de contratar.

En resumen, el precio anunciado solo es relevante si sabes qué cubre. Los elementos clave para el cumplimiento son mandato firmado, certificado verificable, mesa de solicitudes ágil y custodia del registro del Artículo 30. Cualquier cosa menor puede dejarte expuesto a riesgos regulatorios.

Costes ocultos a tener en cuenta

Al comparar servicios de representante en la UE, es vital mirar más allá de la tarifa anual anunciada. Muchos proveedores estructuran sus precios para parecer competitivos, pero los costes extra pueden acumularse rápido. Estos son los cargos ocultos más habituales:

• Tarifa de alta o incorporación: Algunos cobran una tarifa única de alta, normalmente entre €0 y €250. REP27 la incluye en la tarifa anual.
• Tarifa por solicitud: Varios cobran €25–€90 por cada solicitud de interesado o autoridad reenviada. Esto puede disparar el coste si recibes varias solicitudes al año. Los planes Standard y Multi de REP27 no tienen este cargo.
• Custodia del registro del Artículo 30: Algunos planes básicos no incluyen la custodia del registro, o cobran extra (€100–€400/año). Es un requisito clave del Artículo 27.
• Soporte en idiomas: Muchos planes básicos solo ofrecen atención en inglés, cobrando extra por otros idiomas. Standard y Multi de REP27 incluyen 8 idiomas.
• Incrementos de precio en renovaciones: Es habitual un precio de entrada bajo y renovaciones más caras tras el primer año. REP27 tiene precios de renovación inferiores al primer año: €240 (Base), €390 (Standard), €690 (Multi).
• Tarifas de representante en Reino Unido: Si necesitas también representante para el RGPD del Reino Unido, suele cobrarse aparte. REP27 ofrece un paquete con descuento para ambos.

Para evitar sorpresas, pide siempre la tabla completa de precios, incluyendo renovaciones y todos los posibles cargos extra, antes de comprometerte. Solicita confirmación por escrito de lo que incluye tu plan. La mayor diferencia entre proveedores suele estar en la gestión de solicitudes: estima tu volumen probable y tenlo en cuenta en la decisión.

Cómo funciona la designación: paso a paso

Designar un representante en la UE bajo el Artículo 27 RGPD es un proceso estructurado. Así funciona en la práctica, usando REP27 — Europe Services, SE como ejemplo:

1. Elige proveedor y plan: Revisa los niveles del proveedor y selecciona el que se ajuste a tus necesidades (ejemplo: Base, Standard, Multi en REP27).
2. Completa la incorporación: Rellena el formulario de alta con los datos de tu empresa, actividades de tratamiento y la información relevante para el registro del Artículo 30 (si aplica).
3. Revisión del proveedor: El proveedor revisa tu envío. En REP27, una persona revisa cada caso antes de firmar. Si no pueden actuar como tu representante, te reembolsan el pago y explican el motivo por escrito.
4. Carta de designación y certificado: En 24 horas, REP27 emite una carta de designación firmada (mandato) y un certificado verificable con código QR. Puedes compartirlo con clientes, auditores o autoridades como prueba de cumplimiento.
5. Actualiza tu aviso de privacidad: Recibes el texto para los Artículos 13/14 en 8 idiomas. Debes actualizar tu aviso de privacidad incluyendo el nombre, dirección y datos de contacto del representante como exige el RGPD.
6. Fase operativa: El proveedor registra, confirma y reenvía todas las solicitudes de interesados o autoridades en el plazo acordado (dos días laborables para REP27 Base, mismo día para Standard y Multi). En Standard y Multi, el registro del Artículo 30 se custodia y puede presentarse a las autoridades si lo solicitan.
7. Renovación o baja: El servicio se renueva automáticamente salvo que canceles antes de la fecha. Si cambias de proveedor o cancelas, asegúrate de transferir correctamente registros y solicitudes pendientes para evitar brechas de cumplimiento.

Este proceso garantiza que cumples formalmente el Artículo 27 y estás preparado ante auditorías. Conserva siempre el mandato y certificado firmados y tenlos listos para mostrar si lo solicita una autoridad o auditor.

Riesgos y multas por incumplimiento

No cumplir el Artículo 27 RGPD supone un riesgo regulatorio serio para empresas fuera de la UE. Las autoridades han dejado claro que no designar representante es una infracción independiente, incluso si cumples el resto del RGPD. La autoridad holandesa multó a Locatefamily.com con €525.000 por no designar representante, demostrando que la aplicación es real y significativa.

El Artículo 83(4)(a) fija la multa máxima en €10 millones o el 2% del volumen de negocio anual mundial, lo que sea mayor. Esto es independiente de otras posibles multas por infracciones del RGPD. El representante facilita la comunicación y el cumplimiento; no exime a tu empresa de responsabilidad. El Artículo 27(5) especifica que designar representante no impide acciones contra la empresa.

Otros riesgos incluyen:

• Investigaciones regulatorias: Sin representante, las autoridades pueden tener dificultades para contactarte, aumentando la probabilidad de acciones sancionadoras.
• Pérdida de negocio: Muchos clientes, socios o marketplaces de la UE exigen prueba de representante antes de contratar.
• Daño reputacional: Las acciones públicas de las autoridades pueden dañar tu marca y la confianza de clientes y socios en la UE.

En resumen, los riesgos de no cumplir superan con creces el coste de designar un representante adecuado. El proceso es sencillo y las consecuencias de incumplir pueden ser graves y duraderas.