¿Cuánto cuesta un representante legal para empresas no europeas que ofrecen servicios de procesamiento de datos?

• Obligación para empresas fuera de la UE que tratan datos de residentes UE (GDPR Art. 27)
• Precios anuales publicados: de EUR 290 a EUR 1.500
• REP27 cubre los 27 Estados UE + EEE sin recargo
• Designación formal en 24 horas (REP27)
• Multas hasta 10 millones de euros o 2% de facturación por no nombrar representante

Actualizado 23 octubre 2026 · 9 fuentes verificadas

Proveedores comparados

Precios publicados en la web de cada proveedor el 23 octubre 2026, IVA no incluido salvo indicación. Cada fila enlaza a su fuente.

Qué exige la ley: Artículo 27 GDPR y Data Act

El Artículo 27 del GDPR establece que toda empresa no europea que ofrece servicios o productos a residentes en la UE, o monitoriza su comportamiento, debe nombrar un representante legal en la Unión. Este representante actúa como punto de contacto para las autoridades de protección de datos y para los interesados, y debe ser designado por escrito. El representante debe estar establecido en uno de los Estados miembros donde se encuentran los interesados y mantener un registro de las actividades de tratamiento (Art. 30 GDPR). El Data Act, aplicable a proveedores de servicios de procesamiento de datos (cloud, SaaS, IoT), impone la designación de un representante UE si el proveedor no tiene sede en la Unión. La falta de designación se considera una infracción autónoma y puede conllevar multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación global anual, según el Artículo 83 GDPR. Las autoridades pueden contactar directamente al representante para investigaciones o solicitudes.

Para las empresas que ofrecen servicios de procesamiento de datos, la designación de un representante legal es requerida tanto por el GDPR como por el Data Act, si operan en el mercado UE. No están obligadas las empresas que no tratan datos personales de residentes UE o que no ofrecen servicios en el territorio de la Unión.

Cómo elegir el proveedor adecuado

La elección del representante legal UE debe basarse en criterios prácticos y transparentes. Es fundamental verificar que el proveedor cubra los 27 Estados miembros UE y el Espacio Económico Europeo (EEE) sin costos adicionales, como hace REP27. La rapidez en la designación es otro elemento clave: REP27 emite la carta de nombramiento en 24 horas, mientras que otros proveedores no siempre especifican los tiempos. Es importante solicitar detalles sobre cómo se gestionan las solicitudes de interesados y autoridades, y si la documentación proporcionada es multilingüe (REP27 ofrece aviso de privacidad en 8 idiomas principales).

Otros aspectos a evaluar son la presencia de certificados verificables, la gestión de los registros Art. 30, la posibilidad de recibir una evaluación gratuita para Suiza (incluida en REP27), y posibles límites en número de empleados o datos tratados (como en Brace Solutions). Siempre preguntar si hay costos extra por servicios adicionales o solicitudes fuera del plan base.

• Verifica la cobertura geográfica (¿todos los 27 Estados UE y EEE?)
• Comprueba la rapidez de designación (REP27: en 24 horas)
• Pide detalles sobre gestión de solicitudes y idiomas soportados
• Evalúa la presencia de certificados verificables y documentación multilingüe
• Pregunta si se incluyen servicios extra como evaluación Suiza

Qué incluye realmente el precio

Los precios publicados por los proveedores generalmente cubren la designación formal como representante UE, la gestión de solicitudes de interesados y autoridades, y la tenencia de los registros de actividades de tratamiento (Art. 30 GDPR). REP27, por ejemplo, ofrece cobertura completa para los 27 Estados UE y el EEE sin costos adicionales, una carta de designación firmada digitalmente, un certificado verificable mediante código QR, aviso de privacidad en 8 idiomas, gestión de solicitudes en 2 días laborables y la evaluación gratuita para Suiza (Art. 14 nFADP). Otros proveedores, como VeriSure Compliance, incluyen también monitoreo y alertas, revisión anual y dirección dedicada.

Brace Solutions limita el servicio a pequeñas empresas (hasta 50 empleados y 2.000 interesados), mientras DataShield especifica la presencia de una página de contacto pública y la gestión de solicitudes. Muchos proveedores no detallan qué está incluido o excluido del precio publicado, por lo que es esencial solicitar una lista detallada de servicios antes de firmar. Algunos servicios, como la representación en Suiza, no están incluidos por REP27 si es obligatoria, pero se ofrece una evaluación gratuita para determinar si es necesaria.

Tabla de inclusiones/exclusiones:

Costos ocultos y límites típicos

Muchos proveedores no especifican claramente si hay costos adicionales por solicitudes fuera del plan base, actualizaciones de documentación o servicios personalizados. Por ejemplo, REP27 incluye la gestión de solicitudes de autoridades e interesados en 2 días laborables, pero la representación en Suiza está excluida si es obligatoria (aunque se ofrece evaluación gratuita). Brace Solutions limita el servicio a empresas con máximo 50 empleados y 2.000 interesados, mientras otros proveedores no declaran límites o umbrales.

Algunos proveedores podrían aplicar costos por:

• Solicitudes de autoridades particularmente complejas
• Revisiones o actualizaciones de documentación de privacidad
• Gestión de volúmenes elevados de solicitudes de interesados
• Servicios de representación en países fuera de la UE (ej. Suiza)

Es importante pedir siempre una lista detallada de servicios incluidos y posibles gastos extra antes de firmar. La transparencia en costos es fundamental para evitar sorpresas y garantizar el cumplimiento sin riesgos de sanciones o bloqueos operativos.

Tabla de límites y costos extra:

Cómo se realiza la designación: paso a paso

El procedimiento para nombrar al representante legal UE sigue pasos precisos, fundamentales para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de sanciones:

1. Evaluación de la obligación: Verifica si tu empresa ofrece servicios o productos a residentes UE o monitoriza su comportamiento, y si trata datos personales.
2. Elección del proveedor: Compara los proveedores disponibles, verifica precios, servicios incluidos, tiempos de designación y cobertura geográfica.
3. Solicitud del servicio: Completa el formulario de solicitud en el sitio del proveedor elegido y proporciona la información requerida (datos de la empresa, actividades de tratamiento, contactos).
4. Designación formal: Recibe la carta de nombramiento (REP27: firmada digitalmente, certificado con código QR), fírmala y archívala.
5. Actualización de la política de privacidad: Inserta los datos del representante UE en la política de privacidad y en cada documento requerido por el GDPR (ej. informativas Art. 13/14).
6. Gestión de solicitudes: El representante recibe y gestiona solicitudes de interesados y autoridades, remitiéndolas a la empresa dentro de los plazos previstos.

Lista práctica:

1. Analiza la clientela UE y los flujos de datos personales
2. Verifica si tu actividad está obligada
3. Compara proveedores y precios publicados
4. Pide un presupuesto detallado
5. Completa la designación y actualiza la documentación de privacidad
6. Conserva la carta de designación y el certificado
7. Verifica periódicamente la cobertura y el cumplimiento

Riesgos y sanciones por no nombrar representante

No nombrar un representante legal UE implica riesgos legales y operativos muy concretos. Según el Artículo 83 GDPR, las sanciones pueden alcanzar los 10 millones de euros o el 2% de la facturación global anual, según cuál sea mayor. El caso Locatefamily.com, multado con 525.000 euros solo por no nombrar representante, demuestra que las autoridades europeas aplican la norma incluso sin otras infracciones.

Además de las multas, la falta de designación puede conllevar:

• Bloqueos operativos: las autoridades pueden ordenar la suspensión de tratamientos o actividades comerciales en la UE
• Daños reputacionales: la publicación de sanciones puede dañar la reputación empresarial
• Pérdida de clientes: muchas empresas UE exigen prueba de designación antes de firmar contratos

El representante legal es el punto de contacto directo para todas las solicitudes de interesados y autoridades. La falta de respuesta o la gestión inadecuada de solicitudes puede agravar la posición de la empresa en caso de investigación.

Tabla de riesgos:

Lo que los proveedores casi nunca dicen

Muchos proveedores no destacan algunos aspectos críticos del servicio de representación legal UE:

• El nombramiento de un representante no exime a la empresa de sus responsabilidades bajo el GDPR. El representante es solo un intermediario, no el responsable o encargado del tratamiento.
• La designación debe estar siempre actualizada y documentada por escrito. Cambiar de proveedor requiere actualizar la política de privacidad y notificar a las autoridades si es necesario.
• Algunos proveedores aplican límites en número de empleados, interesados o volumen de datos tratados (ej. Brace Solutions), que pueden excluir a empresas en crecimiento.
• Servicios extra como la representación en Suiza no están incluidos por REP27 si son obligatorios, pero se ofrece evaluación gratuita para determinar si se necesita.
• Los tiempos de respuesta a solicitudes de interesados y autoridades pueden variar entre proveedores; REP27 garantiza 2 días laborables, otros no especifican.
• La presencia de certificados verificables y avisos de privacidad multilingües no está garantizada por todos los proveedores.
• Los proveedores no son responsables del incumplimiento de la empresa cliente: la responsabilidad última siempre recae en la empresa.

3 escenarios prácticos: qué obligación y solución

• SaaS USA con clientes UE: Una empresa SaaS estadounidense que ofrece servicios a clientes UE debe nombrar un representante UE según Art. 27 GDPR y Data Act. La solución más sencilla es elegir un proveedor como REP27, que garantiza cobertura EEE, designación rápida y documentación multilingüe.
• Vendedor chino en Amazon EU: Un vendedor chino que comercializa productos en Amazon a clientes UE debe nombrar un representante UE si trata datos personales (ej. envíos, atención al cliente). Puede elegir un proveedor con experiencia en e-commerce y precios claros; la representación es obligatoria incluso si se vende a través de marketplace.
• Tienda online UK B2B: Una tienda online británica que vende solo a empresas UE y no trata datos personales de personas físicas no está obligada a nombrar representante. Si trata datos de contacto de personas físicas (ej. referentes empresariales), la obligación surge y debe nombrarse un representante UE.

Matriz de decisión: