Alternatywy dla zatrudnienia osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo produktów w UK

• Osoba odpowiedzialna wymagana dla większości sprzedawców spoza UE/UK zgodnie z GPSR
• Dostawcy oferują usługi od 150 EUR/rok do 490 GBP/rok (październik 2026)
• Zakres usług różny: wyznaczenie, dokumentacja, obsługa zapytań, certyfikat
• Nie wszyscy sprzedawcy potrzebują osoby odpowiedzialnej (np. wyłącznie B2B lub resellerzy mogą być zwolnieni)
• Zmiana dostawcy jest możliwa i może przebiegać bezproblemowo, jeśli zostanie przeprowadzona prawidłowo

Zaktualizowane 18 October 2026 · 7 sprawdzone źródła

Porównani dostawcy

Ceny opublikowane na stronie każdego dostawcy w dniu 18 October 2026, z wyłączeniem VAT, chyba że zaznaczone inaczej. Każdy wiersz prowadzi do jego źródła.

Co wymaga prawo: kiedy potrzebna jest osoba odpowiedzialna?

Ogólne rozporządzenie dotyczące bezpieczeństwa produktów (GPSR) w UE i UK wymaga, aby producenci spoza tych rynków wyznaczyli osobę odpowiedzialną mającą siedzibę w UE lub UK. Zasady te zawarte są w artykule 16 GPSR UE, z podobnymi wymogami w UK. Osoba odpowiedzialna pełni funkcję oficjalnego kontaktu dla organów nadzoru bezpieczeństwa produktów, przechowuje dokumentację techniczną i odpowiada za zapewnienie zgodności produktów wprowadzanych na rynek z wymogami bezpieczeństwa. Imię i adres osoby odpowiedzialnej muszą być wyraźnie oznaczone na produkcie, opakowaniu lub w dokumentacji towarzyszącej.

Dla sprzedawców korzystających z platform marketplace, takich jak Amazon czy TikTok Shop, osoba odpowiedzialna musi być wyznaczona przed uruchomieniem ofert, ponieważ platformy te egzekwują zgodność już na etapie rejestracji. Dla sprzedawców prowadzących własne sklepy egzekwowanie może nastąpić później – na granicy celnej, po skardze konsumenta lub podczas audytu hurtowego – często po wysłaniu towaru. To opóźnienie powoduje, że wielu sprzedawców własnych sklepów jest nieświadomie niezgodnych z przepisami.

Są wyjątki: sprzedawcy działający wyłącznie B2B mogą nie potrzebować osoby odpowiedzialnej, jeśli ich produkty nigdy nie trafiają do konsumentów końcowych. Resellerzy marek zewnętrznych zwykle nie są uważani za producentów według GPSR i mogą być zwolnieni, ponieważ odpowiedzialny jest właściciel marki. Jednak jeśli modyfikujesz produkty, stosujesz własne oznakowanie lub sprzedajesz towary pod własną marką (white-label), jesteś uznawany za producenta i musisz wyznaczyć osobę odpowiedzialną.

Brak zgodności może skutkować zatrzymaniem towarów na granicy, wycofaniem produktów z rynku lub karami finansowymi. Osoba odpowiedzialna jest wymogiem prawnym dla większości firm spoza UE/UK sprzedających produkty konsumenckie na tych rynkach.

Jak wybrać dostawcę: na co zwrócić uwagę

Wybór dostawcy osoby odpowiedzialnej to nie tylko kwestia ceny. Odpowiedni dostawca powinien oferować kompleksowy zakres usług, jasną dokumentację i sprawną obsługę. Kluczowe aspekty to:

• Zakres geograficzny: Czy dostawca obejmuje wszystkie kraje UE/UK, do których sprzedajesz? Niektórzy obsługują tylko UE, a UK jest osobno.
• Wyznaczenie i weryfikacja: Czy wyznaczenie jest weryfikowalne? Szukaj dostawców oferujących certyfikaty z kodami QR lub publiczne rejestry potwierdzające relację dla organów i platform.
• Obsługa dokumentacji: Czy dostawca przechowuje Twój plik techniczny i deklarację zgodności przez wymagane 10 lat?
• Komunikacja: Jak szybko dostawca przekazuje zapytania od organów i konsumentów? Czy jest dedykowane biuro obsługi zapytań?
• Wolumen i elastyczność: Czy w cenie jest nieograniczona liczba produktów, czy opłaty za produkt lub rodzinę produktów?
• Renoma i doświadczenie: Sprawdź historię dostawcy i czy jest zarejestrowany w wiarygodnej jurysdykcji UE/UK.

Poniżej porównanie zakresu usług według dostawców, na podstawie dostępnych danych:

Zawsze żądaj szczegółowego opisu usługi przed podpisaniem umowy, ponieważ niektórzy dostawcy mogą pobierać dodatkowe opłaty za certyfikaty, pilne zapytania lub obsługę poszczególnych produktów.

Co naprawdę obejmuje cena (i ukryte koszty)

Opublikowane ceny usług osoby odpowiedzialnej w październiku 2026 wahają się od 150 EUR rocznie (Westwood Sourcing) do 490 GBP rocznie (Euverify), a niektórzy oferują opłaty jednorazowe (Eldris: 195 GBP, EaseCert: 400 EUR). Jednak zakres usług w tych cenach nie zawsze jest jasny. Niektórzy dostawcy mogą ograniczać liczbę typów lub rodzin produktów objętych ceną podstawową, podczas gdy inni (np. REP27) oferują nieograniczoną liczbę produktów i weryfikowalny certyfikat w standardzie.

Kluczowe kwestie do sprawdzenia przed podpisaniem umowy:

• Zakres produktów: Czy cena obejmuje wszystkie Twoje produkty, czy tylko określoną liczbę? Czy są dodatkowe opłaty za kolejne SKU lub rodziny produktów?
• Dokumentacja: Czy przechowywanie i udostępnianie pliku technicznego jest wliczone, czy to dodatkowa usługa?
• Obsługa zapytań: Czy zapytania od konsumentów i organów są przekazywane szybko i czy jest to w cenie?
• Certyfikat i rejestr: Czy dostajesz weryfikowalny certyfikat lub wpis do publicznego rejestru, czy to dodatkowo płatne?
• Opłaty za uruchomienie i odnowienie: Czy są ukryte opłaty za konfigurację, odnowienie lub pilną obsługę?

Na przykład REP27 w cenie zawiera nieograniczoną liczbę produktów, weryfikowalny certyfikat, treść etykiety w kilku językach oraz biuro obsługi zapytań do przekazywania zgłoszeń. Inni dostawcy nie podają tych szczegółów publicznie, dlatego ważne jest potwierdzenie na piśmie zakresu usług. Niektórzy mogą pobierać dodatkowe opłaty za przegląd pliku technicznego, tłumaczenia lub pilne wsparcie.

Zawsze proś o rozbicie usług i potencjalnych kosztów dodatkowych przed wyznaczeniem dostawcy, aby uniknąć niespodziewanych opłat.

Jak przebiega wyznaczenie: krok po kroku

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej to proces uporządkowany, ale kroki muszą być dokładnie przestrzegane, aby zapewnić ciągłą zgodność. Oto typowy przebieg:

1. Ocena potrzeb: Określ, czy Twoje produkty i kanały sprzedaży wymagają osoby odpowiedzialnej. Skorzystaj z poniższej matrycy decyzyjnej.
2. Porównanie dostawców: Przeanalizuj zakres, cenę i usługi wliczone. Żądaj potwierdzenia na piśmie, co jest w cenie.
3. Podpisanie mandatu: Wypełnij formularz wyznaczenia dostawcy i podpisz mandat – to dokument prawny zobowiązujący dostawcę do działania jako osoba odpowiedzialna.
4. Otrzymanie wyznaczenia: Dostawca wydaje pismo wyznaczenia lub certyfikat, często z kodem QR lub wpisem do publicznego rejestru dla weryfikacji.
5. Aktualizacja etykiet i ofert: Dodaj imię i adres osoby odpowiedzialnej na etykiety produktów, opakowania i oferty online. Dla sprzedawców marketplace zaktualizuj odpowiednie pola w panelu sprzedawcy.
6. Przekazanie dokumentacji: Prześlij plik techniczny i deklarację zgodności do dostawcy do przechowywania. Dokumentacja musi być dostępna dla organów przez 10 lat.
7. Uruchomienie sprzedaży: Dla nowego asortymentu stosuj zaktualizowane etykiety. Istniejące zapasy z poprzednią osobą odpowiedzialną można zwykle sprzedać, jeśli wyznaczenie było ważne w momencie wprowadzenia na rynek.
8. Zmiana dostawcy: Przy zmianie podpisz z nowym dostawcą przed zakończeniem umowy ze starym, aby uniknąć przerwy w zgodności. Nadlepkowanie etykiet jest zwykle akceptowane dla dużych zapasów już wydrukowanych.

Lista kontrolna na dziś:

1. Potwierdź, czy potrzebujesz osoby odpowiedzialnej
2. Poproś o szczegóły i ceny od wybranych dostawców
3. Wyznacz i podpisz mandat
4. Zaktualizuj wszystkie informacje o produkcie i online
5. Prześlij dokumentację techniczną
6. Przechowuj wszystkie certyfikaty i korespondencję
7. Monitoruj zmiany regulacyjne i działania kontrolne

Ryzyka, kary i egzekwowanie

Brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej tam, gdzie jest to wymagane, naraża firmę na poważne ryzyko. Egzekwowanie może nastąpić na różnych etapach:

• Zatrzymanie na granicy: Towary mogą zostać zatrzymane, jeśli brakuje danych osoby odpowiedzialnej lub są one nieweryfikowalne.
• Usunięcie z marketplace: Platformy takie jak Amazon i TikTok Shop wymagają danych osoby odpowiedzialnej przed uruchomieniem ofert. Brak zgodności skutkuje natychmiastowym usunięciem lub zablokowaniem ofert.
• Skargi konsumentów: Organy mogą wszcząć postępowanie po skardze, prowadząc do wycofania lub akcji naprawczych, jeśli nie można wykazać zgodności.
• Kontrole hurtowe: Nabywcy B2B w Europie mogą wymagać dowodów zgodności, w tym danych osoby odpowiedzialnej i deklaracji zgodności.

Kary i sankcje:

• Artykuł 83(4)(a) RODO: Za ochronę danych kary mogą sięgać 10 mln EUR lub 2% światowego obrotu. Kary za bezpieczeństwo produktów ustalane są na poziomie krajowym i mogą być wysokie, zwłaszcza za poważne naruszenia lub recydywę.
• Egzekwowanie wsteczne: Sprzedawcy własnych sklepów mogą zostać ukarani miesiące lub lata po sprzedaży produktów, bez wcześniejszego ostrzeżenia.
• Odpowiedzialność: Osoba odpowiedzialna jest oficjalnym kontaktem dla organów, ale producent pozostaje ostatecznie odpowiedzialny za bezpieczeństwo produktu. Dostawcy mogą ograniczać swoją odpowiedzialność w umowach – zawsze sprawdzaj warunki.

Praktyczna wskazówka: zawsze utrzymuj aktualną dokumentację i wyraźny, weryfikowalny związek z osobą odpowiedzialną, aby uniknąć kosztownych zakłóceń.

Matryca decyzyjna: czy potrzebujesz osoby odpowiedzialnej?

Użyj tej matrycy, aby szybko określić swoje obowiązki. W razie wątpliwości skonsultuj się z regulacją lub wykwalifikowanym dostawcą.

Czego dostawcy zwykle nie mówią

• Opłaty za produkt lub zapytanie: Niektórzy dostawcy mogą pobierać opłaty za każdy typ produktu lub za obsługę pojedynczych zapytań od organów. Zawsze proś o pełny cennik.
• Okresy wypowiedzenia: Rozwiązanie umowy z dostawcą może wymagać okresu wypowiedzenia. Unikaj przerw w ochronie, nakładając okresy wyznaczenia.
• Ograniczenia odpowiedzialności: Dostawcy mogą ograniczać swoją odpowiedzialność za błędy w zgodności – dokładnie czytaj umowę.
• Weryfikacja: Nie wszyscy dostawcy oferują publiczne rejestry lub weryfikowalne certyfikaty. To może być kluczowe podczas kontroli lub na granicy.
• Wymagania dokumentacyjne: Nadal odpowiadasz za poprawność i kompletność pliku technicznego, nawet jeśli przechowuje go dostawca.
• Ryzyko sprzedawców własnych sklepów: Egzekwowanie jest mniej widoczne, ale konsekwencje mogą być poważne i wsteczne. Wielu sprzedawców jest niezgodnych do czasu incydentu.

Zawsze żądaj pełnych warunków i opisu usług na piśmie przed wyznaczeniem dostawcy.

Realistyczne scenariusze: kto czego potrzebuje?

• Scenariusz 1: Amerykańska firma SaaS
  Firma z USA oferująca wyłącznie usługi cyfrowe dla klientów z UE/UK nie potrzebuje osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo produktów, ponieważ GPSR dotyczy tylko produktów fizycznych. Może jednak potrzebować przedstawiciela zgodnie z artykułem 27 RODO dla ochrony danych.
• Scenariusz 2: Chiński sprzedawca na Amazon
  Chiński producent sprzedający zabawki na Amazon do konsumentów z UE musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną w UE przed uruchomieniem ofert. Amazon wymusza ten wymóg przy rejestracji. Dane osoby odpowiedzialnej muszą być na produkcie i opakowaniu, a dokumentacja techniczna dostępna przez 10 lat.
• Scenariusz 3: Brytyjski sklep online sprzedający elektronikę własnej marki
  Sklep z UK sprzedający elektronikę własnej marki bezpośrednio do konsumentów z UE musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną w UE. Dane osoby odpowiedzialnej muszą być na wszystkich produktach, opakowaniach i w sklepie online. Dokumentacja techniczna musi być przekazana osobie odpowiedzialnej i dostępna na żądanie organów.

Każdy scenariusz podkreśla znaczenie zrozumienia obowiązków w zależności od rodzaju produktu, kanału sprzedaży i rynku docelowego.