REP27 · Mudança de representante
Artigo 27 GDPR · Mudança de fornecedor
A mudança é simples e raramente corre mal pelo motivo que as pessoas esperam. A documentação é fácil; o risco é o dia entre. Uma designação que termina antes da próxima começar deixa uma janela em que o Artigo 27(1) não foi satisfeito, e essa janela é datada, documentada e fácil de estabelecer por qualquer pessoa depois.
Com uma data efetiva anterior à data de término da antiga. Um dia de sobreposição não custa nada; um dia de lacuna custa todo o sentido do exercício.
Redação dos Artigos 13(1)(a) e 14(1)(a), em todas as línguas que o seu site publica. Um aviso desatualizado envia as pessoas para uma entidade que já não atua por si.
O representante que sai detém-no ao abrigo do Artigo 30(1) e não tem razão para mantê-lo depois. Peça por escrito e guarde a resposta.
Tudo tratado, com referências e datas, além de qualquer coisa ainda em aberto. Este é o item mais frequentemente esquecido e o mais difícil de reconstruir depois.
Guarde a carta de revogação. É o documento que data o fim da antiga cobertura, o que importa se o período for alguma vez examinado.
| Razão | O que verificar no novo fornecedor |
|---|---|
| As taxas por pedido tornaram-se imprevisíveis | Se os pedidos estão incluídos, e até que volume |
| Os pedidos foram encaminhados lentamente, ou não foram de todo | Um tempo de resposta declarado, e no mesmo dia para as autoridades |
| Ninguém respondeu na língua do cliente | Quantas línguas a equipa realmente atende |
| O fornecedor não detinha registo do Artigo 30 | Que o novo detém e o produz |
| O preço de renovação saltou após o primeiro ano | O valor do segundo ano, por escrito, antes de assinar |
| Os compradores não conseguiram verificar a designação | Um certificado com um código de verificação público |
As falhas que vemos nunca são dramáticas. Elas surgem meio ano após a mudança, quando algo chega que precisa de uma história que ninguém manteve.
Uma autoridade escreve sobre uma queixa feita ao representante anterior em março. Você não tem número de referência, nenhuma cópia do que foi enviado e nenhum registo de quando foi encaminhado, porque o fornecedor que saiu nunca foi solicitado a fornecer o registo e o eliminou quando o mandato terminou. A queixa em si pode ter sido trivial; a incapacidade de mostrar o que aconteceu com ela não é.
Ou o registo do Artigo 30 acaba por nunca ter sido mantido. O antigo prestador era um endereço de encaminhamento que cobrava uma taxa anual, e a questão de quem mantinha o registo nunca foi levantada. Descobrir isso durante um pedido de autoridade é uma forma desconfortável de aprender o que estava a comprar.
Ambos são evitados ao fazer duas perguntas antes de assinar em qualquer lugar: quem mantém o registo e o que acontece ao log quando o mandato termina. Prestadores que não mantêm nenhum dos dois dirão isso se pressionados, e essa resposta é a própria informação que você precisava.
Sim. Uma designação é um mandato, revogável a qualquer momento, e não há um prazo mínimo imposto pelo GDPR. O único requisito é que uma designação válida exista em todos os momentos enquanto você estiver dentro do Artigo 3(2).
Uma lacuna. Se o antigo mandato termina no dia 1 e o novo começa no dia 5, houve quatro dias durante os quais a designação exigida pelo Artigo 27(1) não existiu. Assine o novo primeiro e revogue depois.
O registo do Artigo 30 é mantido em seu nome, então sim — peça-o por escrito, juntamente com o log de pedidos tratados e qualquer coisa ainda em aberto. Um prestador que recusa está a dizer-lhe algo sobre como os manteve.
No mesmo dia em que a nova designação entra em vigor. Até que isso aconteça, o seu aviso público aponta os titulares de dados para uma entidade que já não atua por si, o que é pior do que não nomear ninguém.
Não deveriam. Os pedidos abertos transferem-se com o log. Esta é a parte que mais frequentemente corre mal, porque o prestador de saída não tem incentivo para persegui-lo.
Não há um dever geral de notificação para mudar de representante. A obrigação é manter a informação publicada precisa, o que a atualização do aviso faz.
Não cobramos um, e começamos a nova designação antes que a sua cobertura existente termine, para que não haja lacuna. Se o seu prestador de saída reembolsa o período não utilizado é uma questão dos seus termos.
Começamos a nova designação antes que a sua cobertura atual termine e damos-lhe a redação do aviso para publicar no mesmo dia.
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