REP27 · Vertegenwoordiger wijzigen
Artikel 27 GDPR · Provider wijzigen
Overschakelen is eenvoudig en gaat zelden mis om de redenen die mensen verwachten. Het papierwerk is eenvoudig; het risico is de dag ertussen. Een aanwijzing die eindigt voordat de volgende begint, laat een venster open waarin Artikel 27(1) niet is voldaan, en dat venster is gedateerd, gedocumenteerd en gemakkelijk voor iedereen vast te stellen achteraf.
Met een ingangsdatum die eerder is dan de einddatum van de oude. Een overlapdag kost niets; een gat kost het hele doel van de oefening.
Woordingen van artikelen 13(1)(a) en 14(1)(a), in elke taal die uw site publiceert. Een verouderde verklaring stuurt mensen naar een entiteit die niet langer voor u handelt.
De vertrekkende vertegenwoordiger houdt het onder Artikel 30(1) en heeft geen reden om het daarna te bewaren. Vraag schriftelijk en bewaar het antwoord.
Alles afgehandeld, met verwijzingen en data, plus alles wat nog openstaat. Dit is het item dat het vaakst wordt vergeten en het moeilijkst later te reconstrueren is.
Bewaar de herroepingsbrief. Het is het document dat de beëindiging van de oude dekking dateert, wat belangrijk is als de periode ooit wordt onderzocht.
| Reden | Wat te controleren bij de nieuwe provider |
|---|---|
| Per-verzoek kosten werden onvoorspelbaar | Of verzoeken zijn inbegrepen, en tot welk volume |
| Verzoeken werden langzaam doorgestuurd, of helemaal niet | Een aangegeven responstijd, en dezelfde dag voor autoriteiten |
| Niemand antwoordde in de taal van de klant | In hoeveel talen het bureau daadwerkelijk personeel heeft |
| De provider had geen Artikel 30-register | Dat de nieuwe het heeft en het produceert |
| Verlengingsprijs steeg na het eerste jaar | Het bedrag voor het tweede jaar, schriftelijk, vóór ondertekening |
| Kopers konden de aanwijzing niet verifiëren | Een certificaat met een openbare verificatiecode |
De mislukkingen die we zien zijn nooit dramatisch. Ze komen een half jaar na de overstap aan het licht, wanneer er iets arriveert dat een geschiedenis nodig heeft die niemand heeft bijgehouden.
Een autoriteit schrijft over een klacht die in maart bij de vorige vertegenwoordiger is ingediend. U heeft geen referentienummer, geen kopie van wat is verzonden en geen registratie van wanneer het is doorgestuurd, omdat de vertrekkende provider nooit om het logboek is gevraagd en het heeft verwijderd toen het mandaat eindigde. De klacht zelf kan triviaal zijn geweest; het onvermogen om te laten zien wat ermee is gebeurd, is dat niet.
Of het Artikel 30-register blijkt nooit te zijn bijgehouden. De oude aanbieder was een doorstuuradres dat een jaarlijkse vergoeding vroeg, en de vraag wie het register bijhield is nooit gesteld. Ontdekken dat tijdens een autoriteitsverzoek is een ongemakkelijke manier om te leren wat je kocht.
Beide worden vermeden door twee vragen te stellen voordat je ergens tekent: wie houdt het register bij, en wat gebeurt er met het logboek wanneer het mandaat eindigt. Aanbieders die geen van beide bijhouden, zullen dat zeggen als je hen onder druk zet, en dat antwoord is zelf de informatie die je nodig had.
Ja. Een aanwijzing is een mandaat, herroepbaar naar eigen inzicht, en er is geen minimumtermijn opgelegd door de GDPR. De enige vereiste is dat er te allen tijde een geldige aanwijzing bestaat terwijl je binnen Artikel 3(2) bent.
Een gat. Als het oude mandaat eindigt op de 1e en het nieuwe begint op de 5e, waren er vier dagen waarin de aanwijzing vereist door Artikel 27(1) niet bestond. Onderteken eerst de nieuwe en herroep daarna.
Het Artikel 30-register wordt namens jou bewaard, dus ja — vraag er schriftelijk om, samen met het logboek van afgehandelde verzoeken en alles wat nog openstaat. Een aanbieder die weigert, vertelt je iets over hoe hij ze heeft bewaard.
Dezelfde dag dat de nieuwe aanwijzing van kracht wordt. Tot dat moment wijst je openbare kennisgeving gegevenssubjecten op een entiteit die niet langer voor jou handelt, wat erger is dan niemand te noemen.
Dat zouden ze niet moeten. Open verzoeken worden overgedragen met het logboek. Dit is het deel dat het vaakst misgaat, omdat de vertrekkende aanbieder geen prikkel heeft om het na te jagen.
Er is geen algemene meldplicht voor het veranderen van vertegenwoordiger. De verplichting is om de gepubliceerde informatie nauwkeurig te houden, wat de update van de kennisgeving doet.
Wij rekenen daar geen kosten voor, en we starten de nieuwe aanwijzing voordat je bestaande dekking eindigt, zodat er geen gat is. Of je vertrekkende aanbieder de ongebruikte periode terugbetaalt, is een kwestie van hun voorwaarden.
We starten de nieuwe aanwijzing voordat je huidige dekking eindigt, en geven je de tekst van de kennisgeving om dezelfde dag te publiceren.
Verhuizen naar REP27