REP27 · Filiale o rappresentante
Articolo 3(2) e Considerando 22 GDPR
Le aziende che valutano le due opzioni di solito la inquadrano come una questione di costi, ed è così — ma solo dopo una questione legale. L'Articolo 27 si applica dove non c'è stabilimento nell'Unione, quindi la prima cosa da chiarire è se ciò che avete, o intendete avere, costituisce effettivamente uno stabilimento. La parola ha un peso molto maggiore nel GDPR rispetto al diritto societario, e un'entità registrata non è automaticamente tale.
Il Considerando 22 stabilisce lo standard: esercizio efficace e reale dell'attività attraverso disposizioni stabili. La forma giuridica non è esplicitamente determinante.
La conseguenza vale in entrambi i sensi. Un singolo agente con sufficiente stabilità può costituire uno stabilimento, quindi un'azienda convinta di non averne potrebbe in realtà averne uno. Allo stesso modo, una filiale completamente incorporata senza personale, senza locali e senza ruolo nel trattamento potrebbe non qualificarsi, lasciando l'Articolo 27 in vigore nonostante il certificato di incorporazione appeso al muro.
Le aziende aprono filiali per motivi commerciali — assunzioni, fatturazione in euro, essere più vicine ai clienti — e l'effetto di conformità è un sottoprodotto. Dove l'Articolo 27 è l'unico motore, il rappresentante è la risposta proporzionata di gran lunga.
Nominate un rappresentante ora e revocatelo quando l'entità è realmente operativa. L'obbligo è attivo oggi; un'intenzione non è una difesa.
Quasi certamente non uno stabilimento. Non fare affidamento su di essa: un'autorità chiederà quale attività svolge.
Probabilmente uno stabilimento, il che rimuove l'obbligo dell'Articolo 27 ma porta il resto del GDPR a essere applicato direttamente. Vale la pena confermare con un legale piuttosto che assumere in un senso o nell'altro.
Il concetto precede il GDPR, e la giurisprudenza sotto la precedente direttiva continua a influenzare il modo in cui le autorità leggono il Considerando 22.
In Weltimmo la Corte ha stabilito che un'azienda registrata in uno Stato membro ma operante attraverso un singolo rappresentante, un conto bancario e una cassetta postale in un altro poteva essere stabilita nel secondo — il test è attività reale ed efficace attraverso disposizioni stabili, per quanto minime. La soglia è deliberatamente bassa, e si guarda a cosa accade piuttosto che a cosa è registrato.
Google Spain è andata oltre, trattando una filiale locale che vende pubblicità come un modo per portare il trattamento della casa madre sotto la legge UE perché le due attività erano inestricabilmente collegate. La lezione per una struttura di gruppo è che un'entità europea che fa qualcosa di commercialmente connesso al trattamento può coinvolgere la casa madre, anche se non tocca mai i dati stessi.
Nessuno dei due casi rimuove la difficoltà pratica: la risposta dipende da fatti specifici alla vostra struttura, e sbagliarsi nella direzione sicura significa che non esiste alcuna designazione. Dove c'è un genuino dubbio, la mossa proporzionata è nominare un rappresentante e revocarlo successivamente se la posizione dello stabilimento diventa chiara. La revoca costa una lettera.
Non se la filiale è un vero stabilimento che svolge il trattamento. L'Articolo 27 si applica solo dove si applica l'Articolo 3(2), e l'Articolo 3(2) si applica solo in assenza di uno stabilimento nell'Unione. Una vera filiale rimuove l'obbligo.
No. Il Considerando 22 richiede attività efficace e reale attraverso disposizioni stabili. Una targa, un ufficio virtuale o un'azienda registrata ma inattiva non costituiscono uno stabilimento per questi scopi.
Guarda quale entità determina scopi e mezzi. Se la casa madre al di fuori dell'Unione è il titolare e la filiale è solo un canale di vendita, la casa madre potrebbe comunque rientrare nell'Articolo 3(2) per il proprio trattamento.
La forma giuridica non è decisiva. Una filiale con personale e disposizioni stabili può essere uno stabilimento; una filiale senza nessuno dei due potrebbe non esserlo. Il test è l'attività, non l'incorporazione.
Ordini di grandezza diversi. Una filiale significa incorporazione, conti annuali, dichiarazioni obbligatorie, consulenti locali e esposizione fiscale aziendale in quello Stato membro. Un rappresentante è una tassa annuale e un mandato firmato.
Solo se concordano per iscritto di agire come rappresentante. Distribuzione e rappresentanza sono ruoli diversi e la maggior parte dei distributori rifiuta una volta che leggono cosa richiede l'Articolo 27.
Nomina un rappresentante ora e revocalo quando la filiale è effettivamente operativa. L'obbligo decorre da oggi, non dalla data in cui intendevi risolverlo diversamente.
Una designazione richiede un giorno ed è revocata con una lettera, quindi non costa nulla essere coperti mentre si considera una filiale.
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