REP27 · Cambiamento del rappresentante
Articolo 27 GDPR · Cambiamento del fornitore
Il passaggio è semplice e raramente va storto per il motivo che le persone si aspettano. La documentazione è facile; il rischio è il giorno intermedio. Una designazione che termina prima che inizi la successiva lascia un intervallo in cui l'Articolo 27(1) non è stato soddisfatto, e quell'intervallo è datato, documentato e facile da stabilire successivamente.
Con una data di efficacia antecedente alla data di fine della vecchia. Un giorno di sovrapposizione non costa nulla; un giorno di intervallo costa l'intero scopo dell'esercizio.
Formulazione degli articoli 13(1)(a) e 14(1)(a), in tutte le lingue in cui il tuo sito pubblica. Un'informativa obsoleta invia le persone a un'entità che non agisce più per te.
Il rappresentante uscente lo detiene ai sensi dell'Articolo 30(1) e non ha motivo di conservarlo successivamente. Richiedi per iscritto e conserva la risposta.
Tutto gestito, con riferimenti e date, più qualsiasi cosa sia ancora aperta. Questo è l'elemento più spesso dimenticato e il più difficile da ricostruire in seguito.
Conserva la lettera di revoca. È il documento che data la fine della vecchia copertura, il che è importante se il periodo viene mai esaminato.
| Motivo | Cosa controllare nel nuovo fornitore |
|---|---|
| Le spese per richiesta sono diventate imprevedibili | Se le richieste sono incluse, e fino a quale volume |
| Le richieste venivano inoltrate lentamente, o per niente | Un tempo di risposta dichiarato, e lo stesso giorno per le autorità |
| Nessuno ha risposto nella lingua del cliente | Quante lingue il desk ha effettivamente in organico |
| Il fornitore non ha tenuto alcun registro dell'Articolo 30 | Che il nuovo lo detenga e lo produca |
| Il prezzo di rinnovo è aumentato dopo il primo anno | La cifra del secondo anno, per iscritto, prima di firmare |
| Gli acquirenti non potevano verificare la designazione | Un certificato con un codice di verifica pubblico |
I fallimenti che vediamo non sono mai drammatici. Emergono sei mesi dopo il passaggio, quando arriva qualcosa che necessita di una storia che nessuno ha tenuto.
Un'autorità scrive riguardo a un reclamo presentato al precedente rappresentante a marzo. Non hai numero di riferimento, nessuna copia di ciò che è stato inviato e nessun registro di quando è stato inoltrato, perché il fornitore uscente non è mai stato chiesto per il registro e l'ha eliminato quando il mandato è terminato. Il reclamo stesso potrebbe essere stato banale; l'incapacità di mostrare cosa è successo è tutt'altro che banale.
O il registro di cui all'Articolo 30 risulta non essere mai stato tenuto. Il vecchio fornitore era un indirizzo di inoltro che richiedeva una tassa annuale, e la questione di chi tenesse il registro non è mai stata sollevata. Scoprire ciò durante una richiesta dell'autorità è un modo scomodo per apprendere cosa stavi acquistando.
Entrambi sono evitati ponendo due domande prima di firmare: chi detiene il registro e cosa succede al log quando termina il mandato. I fornitori che non detengono né l'uno né l'altro lo diranno se sollecitati, e quella risposta è l'informazione di cui avevi bisogno.
Sì. Una designazione è un mandato, revocabile a volontà, e non c'è un termine minimo imposto dal GDPR. L'unico requisito è che esista una designazione valida in ogni momento mentre sei nell'Articolo 3(2).
Un intervallo. Se il vecchio mandato termina il 1° e il nuovo inizia il 5°, ci sono stati quattro giorni durante i quali la designazione richiesta dall'Articolo 27(1) non esisteva. Firma prima il nuovo e revoca dopo.
Il registro di cui all'Articolo 30 è tenuto per tuo conto, quindi sì — chiedilo per iscritto, insieme al log delle richieste gestite e a qualsiasi cosa sia ancora aperta. Un fornitore che rifiuta ti sta dicendo qualcosa su come le ha tenute.
Lo stesso giorno in cui la nuova designazione entra in vigore. Fino a quel momento, il tuo avviso pubblico indirizza i soggetti interessati a un'entità che non agisce più per te, il che è peggio che non nominare nessuno.
Non dovrebbero. Le richieste aperte si trasferiscono con il log. Questa è la parte che spesso va male, perché il fornitore uscente non ha alcun incentivo a inseguirla.
Non c'è un obbligo generale di notifica per il cambio di rappresentante. L'obbligo è mantenere le informazioni pubblicate accurate, cosa che l'aggiornamento dell'avviso fa.
Non ne addebitiamo uno, e iniziamo la nuova designazione prima che la tua copertura esistente termini, quindi non c'è intervallo. Se il tuo fornitore uscente rimborsa il periodo non utilizzato è una questione dei loro termini.
Iniziamo la nuova designazione prima che la tua copertura attuale termini e ti forniamo il testo dell'avviso da pubblicare lo stesso giorno.
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