REP27 · Changement de représentant
Article 27 GDPR · Changement de fournisseur
Le changement est simple et ne se passe rarement mal pour les raisons que les gens attendent. La paperasse est facile ; le risque est le jour entre les deux. Une désignation qui se termine avant que la suivante ne commence laisse une fenêtre dans laquelle l'Article 27(1) n'a pas été satisfait, et cette fenêtre est datée, documentée et facile à établir par la suite.
Avec une date d'effet antérieure à la date de fin de l'ancienne. Un jour de chevauchement ne coûte rien ; un jour de vide coûte tout l'intérêt de l'exercice.
Formulations des Articles 13(1)(a) et 14(1)(a), dans toutes les langues publiées sur votre site. Un avis obsolète envoie les gens vers une entité qui n'agit plus pour vous.
Le représentant sortant le détient en vertu de l'Article 30(1) et n'a aucune raison de le conserver par la suite. Demandez par écrit et conservez la réponse.
Tout traité, avec références et dates, plus tout ce qui est encore ouvert. C'est l'élément le plus souvent oublié et le plus difficile à reconstruire par la suite.
Conservez la lettre de révocation. C'est le document qui date la fin de l'ancienne couverture, ce qui est important si la période est jamais examinée.
| Raison | Que vérifier chez le nouveau fournisseur |
|---|---|
| Les frais par demande sont devenus imprévisibles | Si les demandes sont incluses, et jusqu'à quel volume |
| Les demandes étaient transmises lentement, ou pas du tout | Un délai de réponse déclaré, et le même jour pour les autorités |
| Personne n'a répondu dans la langue du client | Combien de langues le bureau emploie réellement |
| Le fournisseur ne détenait aucun registre de l'Article 30 | Que le nouveau le détienne et le produise |
| Le prix de renouvellement a augmenté après la première année | Le chiffre de la deuxième année, par écrit, avant de signer |
| Les acheteurs n'ont pas pu vérifier la désignation | Un certificat avec un code de vérification public |
Les échecs que nous voyons ne sont jamais dramatiques. Ils apparaissent six mois après le changement, lorsque quelque chose arrive qui nécessite une histoire que personne n'a conservée.
Une autorité écrit au sujet d'une plainte faite auprès du représentant précédent en mars. Vous n'avez aucun numéro de référence, aucune copie de ce qui a été envoyé et aucun enregistrement de quand cela a été transmis, car le fournisseur sortant n'a jamais été demandé pour le registre et l'a supprimé lorsque le mandat a pris fin. La plainte elle-même a pu être triviale ; l'incapacité à montrer ce qui lui est arrivé ne l'est pas.
Ou il s'avère que le registre de l'Article 30 n'a jamais été tenu du tout. L'ancien fournisseur était une adresse de transfert qui prenait un frais annuel, et la question de qui tenait le registre n'a jamais été soulevée. Découvrir cela lors d'une demande d'autorité est une manière inconfortable d'apprendre ce que vous achetiez.
Les deux sont évités en posant deux questions avant de signer quoi que ce soit : qui tient le registre, et que se passe-t-il avec le journal lorsque le mandat prend fin. Les fournisseurs qui ne détiennent ni l'un ni l'autre le diront s'ils sont pressés, et cette réponse est elle-même l'information dont vous aviez besoin.
Oui. Une désignation est un mandat, révocable à volonté, et il n'y a pas de durée minimale imposée par le GDPR. La seule exigence est qu'une désignation valide existe à tout moment tant que vous êtes dans l'Article 3(2).
Un vide. Si l'ancien mandat se termine le 1er et que le nouveau commence le 5, il y a eu quatre jours pendant lesquels la désignation requise par l'Article 27(1) n'existait pas. Signez d'abord le nouveau et révoquez ensuite.
Le registre de l'Article 30 est tenu en votre nom, donc oui — demandez-le par écrit, ainsi que le journal des demandes traitées et tout ce qui est encore ouvert. Un fournisseur qui refuse vous dit quelque chose sur la manière dont il les a tenus.
Le même jour où la nouvelle désignation prend effet. Tant qu'elle ne le fait pas, votre avis public dirige les personnes concernées vers une entité qui n'agit plus pour vous, ce qui est pire que de ne nommer personne.
Elles ne devraient pas. Les demandes ouvertes se transfèrent avec le journal. C'est la partie qui pose le plus souvent problème, car le fournisseur sortant n'a aucun intérêt à la poursuivre.
Il n'y a pas de devoir général de notification pour changer de représentant. L'obligation est de maintenir l'information publiée exacte, ce que la mise à jour de l'avis fait.
Nous n'en facturons pas, et nous commençons la nouvelle désignation avant la fin de votre couverture existante afin qu'il n'y ait pas de vide. Que votre fournisseur sortant rembourse la période non utilisée est une question de leurs conditions.
Nous commençons la nouvelle désignation avant la fin de votre couverture actuelle, et vous fournissons le libellé de l'avis à publier le même jour.
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