REP27 · Cambio de representante
Artículo 27 GDPR · Cambio de proveedor
El cambio es sencillo y rara vez sale mal por la razón que la gente espera. La documentación es fácil; el riesgo es el día intermedio. Una designación que termina antes de que comience la siguiente deja una ventana en la que no se cumplió el Artículo 27(1), y esa ventana está fechada, documentada y es fácil de establecer para cualquiera después.
Con una fecha de efectividad anterior a la fecha de finalización de la anterior. Un día de solapamiento no cuesta nada; un día de vacío cuesta todo el sentido del ejercicio.
Redacción de los Artículos 13(1)(a) y 14(1)(a), en cada idioma que publique su sitio. Un aviso desactualizado envía a las personas a una entidad que ya no actúa por usted.
El representante saliente lo tiene bajo el Artículo 30(1) y no tiene razón para conservarlo después. Pida por escrito y guarde la respuesta.
Todo manejado, con referencias y fechas, además de cualquier cosa que aún esté abierta. Este es el elemento que más a menudo se olvida y el más difícil de reconstruir después.
Guarde la carta de revocación. Es el documento que data el final de la antigua cobertura, lo cual es importante si el período se examina alguna vez.
| Razón | Qué verificar en el nuevo proveedor |
|---|---|
| Las tarifas por solicitud se volvieron impredecibles | Si las solicitudes están incluidas, y hasta qué volumen |
| Las solicitudes se reenviaron lentamente, o no se reenviaron en absoluto | Un tiempo de respuesta declarado, y el mismo día para las autoridades |
| Nadie respondió en el idioma del cliente | Cuántos idiomas realmente tiene el servicio |
| El proveedor no tenía registro del Artículo 30 | Que el nuevo lo tenga y lo produzca |
| El precio de renovación saltó después del primer año | La cifra del segundo año, por escrito, antes de firmar |
| Los compradores no pudieron verificar la designación | Un certificado con un código de verificación público |
Las fallas que vemos nunca son dramáticas. Surgen medio año después del cambio, cuando llega algo que necesita un historial que nadie mantuvo.
Una autoridad escribe sobre una queja presentada al representante anterior en marzo. No tiene número de referencia, ninguna copia de lo que se envió y ningún registro de cuándo se reenvió, porque al proveedor saliente nunca se le pidió el registro y lo eliminó cuando terminó el mandato. La queja en sí puede haber sido trivial; la incapacidad de mostrar lo que sucedió con ella no lo es.
O el registro del Artículo 30 resulta que nunca se ha mantenido en absoluto. El antiguo proveedor era una dirección de reenvío que cobraba una tarifa anual, y la cuestión de quién mantenía el registro nunca se planteó. Descubrir eso durante una solicitud de la autoridad es una forma incómoda de aprender lo que estabas comprando.
Ambos se evitan haciendo dos preguntas antes de firmar en cualquier lugar: quién mantiene el registro y qué sucede con el registro cuando termina el mandato. Los proveedores que no mantienen ninguno de los dos lo dirán si se les presiona, y esa respuesta es en sí misma la información que necesitabas.
Sí. Una designación es un mandato, revocable a voluntad, y no hay un plazo mínimo impuesto por el GDPR. El único requisito es que exista una designación válida en todo momento mientras estés dentro del Artículo 3(2).
Una brecha. Si el antiguo mandato termina el día 1 y el nuevo comienza el día 5, hubo cuatro días durante los cuales la designación requerida por el Artículo 27(1) no existió. Firma el nuevo primero y revoca después.
El registro del Artículo 30 se mantiene en tu nombre, así que sí: pídelo por escrito, junto con el registro de solicitudes manejadas y cualquier cosa que aún esté pendiente. Un proveedor que se niega te está diciendo algo sobre cómo los mantuvo.
El mismo día en que la nueva designación entre en vigor. Hasta que lo haga, tu aviso público señala a los sujetos de datos a una entidad que ya no actúa por ti, lo cual es peor que no nombrar a nadie.
No deberían. Las solicitudes abiertas se transfieren con el registro. Esta es la parte que más a menudo sale mal, porque el proveedor saliente no tiene incentivo para perseguirlo.
No hay un deber general de notificación por cambiar de representante. La obligación es mantener la información publicada precisa, lo que la actualización del aviso hace.
No cobramos uno, y comenzamos la nueva designación antes de que termine tu cobertura existente para que no haya brecha. Si tu proveedor saliente reembolsa el período no utilizado es una cuestión de sus términos.
Comenzamos la nueva designación antes de que termine tu cobertura actual y te damos la redacción del aviso para publicar el mismo día.
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