REP27 · Vertreterwechsel
Artikel 27 DSGVO · Anbieterwechsel
Der Wechsel ist unkompliziert und geht selten aus den Gründen schief, die die Leute erwarten. Die Papierarbeit ist einfach; das Risiko besteht im Tag dazwischen. Eine Bezeichnung, die endet, bevor die nächste beginnt, hinterlässt ein Zeitfenster, in dem Artikel 27(1) nicht erfüllt war, und dieses Zeitfenster ist datiert, dokumentiert und leicht für jeden nachzuvollziehen.
Mit einem Wirksamkeitsdatum, das vor dem Enddatum der alten liegt. Ein Tag der Überlappung kostet nichts; ein Tag der Lücke kostet den gesamten Sinn der Übung.
Wortlaut der Artikel 13(1)(a) und 14(1)(a) in jeder Sprache, die Ihre Website veröffentlicht. Eine veraltete Mitteilung sendet die Leute an eine Stelle, die nicht mehr für Sie handelt.
Der ausscheidende Vertreter hält ihn gemäß Artikel 30(1) und hat keinen Grund, ihn danach aufzubewahren. Schriftlich anfragen und die Antwort aufbewahren.
Alles bearbeitet, mit Verweisen und Daten, plus alles, was noch offen ist. Dies ist der Punkt, der am häufigsten vergessen wird und am schwierigsten später zu rekonstruieren ist.
Bewahren Sie das Widerrufsschreiben auf. Es ist das Dokument, das das Ende des alten Deckungszeitraums datiert, was wichtig ist, wenn der Zeitraum jemals überprüft wird.
| Grund | Was man beim neuen Anbieter überprüfen sollte |
|---|---|
| Die Gebühren pro Anfrage wurden unberechenbar | Ob Anfragen enthalten sind und bis zu welchem Volumen |
| Anfragen wurden langsam oder gar nicht weitergeleitet | Eine angegebene Antwortzeit und am selben Tag für Behörden |
| Niemand antwortete in der Sprache des Kunden | Wie viele Sprachen das Desk tatsächlich besetzt |
| Der Anbieter hielt keinen Artikel 30-Datensatz | Dass der neue ihn hält und vorlegt |
| Der Erneuerungspreis sprang nach dem ersten Jahr | Die Zahl für das zweite Jahr, schriftlich, vor der Unterzeichnung |
| Käufer konnten die Bezeichnung nicht verifizieren | Ein Zertifikat mit einem öffentlichen Verifizierungscode |
Die Mängel, die wir sehen, sind nie dramatisch. Sie treten ein halbes Jahr nach dem Wechsel auf, wenn etwas eintrifft, das eine Geschichte benötigt, die niemand aufbewahrt hat.
Eine Behörde schreibt über eine Beschwerde, die im März beim vorherigen Vertreter eingereicht wurde. Sie haben keine Referenznummer, keine Kopie dessen, was gesendet wurde, und keinen Nachweis, wann es weitergeleitet wurde, da der ausscheidende Anbieter nie nach dem Protokoll gefragt wurde und es gelöscht hat, als das Mandat endete. Die Beschwerde selbst mag trivial gewesen sein; die Unfähigkeit zu zeigen, was damit passiert ist, ist es nicht.
Oder stellt sich heraus, dass das Artikel 30-Protokoll nie geführt wurde. Der alte Anbieter war eine Weiterleitungsadresse, die eine jährliche Gebühr erhob, und die Frage, wer das Protokoll führte, wurde nie aufgeworfen. Dies während einer Anfrage der Behörde zu entdecken, ist eine unangenehme Art zu erfahren, was man gekauft hat.
Beides kann vermieden werden, indem man vor der Unterzeichnung an zwei Fragen denkt: Wer führt das Protokoll und was passiert mit dem Protokoll, wenn das Mandat endet. Anbieter, die weder das eine noch das andere führen, werden dies auf Druck sagen, und diese Antwort ist die Information, die Sie benötigten.
Ja. Eine Bezeichnung ist ein Mandat, das jederzeit widerrufbar ist, und es gibt keine Mindestlaufzeit, die durch die GDPR auferlegt wird. Die einzige Anforderung ist, dass zu jeder Zeit eine gültige Bezeichnung existiert, solange Sie sich im Rahmen von Artikel 3(2) befinden.
Eine Lücke. Wenn das alte Mandat am 1. endet und das neue am 5. beginnt, gab es vier Tage, in denen die durch Artikel 27(1) geforderte Bezeichnung nicht existierte. Unterzeichnen Sie zuerst das neue und widerrufen Sie danach.
Das Artikel 30-Protokoll wird in Ihrem Namen geführt, also ja — fordern Sie es schriftlich an, zusammen mit dem Protokoll der bearbeiteten Anfragen und allem, was noch offen ist. Ein Anbieter, der sich weigert, sagt Ihnen etwas darüber, wie er sie geführt hat.
Am selben Tag, an dem die neue Bezeichnung in Kraft tritt. Bis dies geschieht, weist Ihre öffentliche Mitteilung die betroffenen Personen auf eine Entität hin, die nicht mehr für Sie handelt, was schlimmer ist, als niemanden zu benennen.
Das sollten sie nicht. Offene Anfragen übertragen sich mit dem Protokoll. Dies ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht, da der ausgehende Anbieter keinen Anreiz hat, ihm nachzugehen.
Es gibt keine allgemeine Mitteilungspflicht beim Wechsel des Vertreters. Die Verpflichtung besteht darin, die veröffentlichten Informationen genau zu halten, was die Aktualisierung der Mitteilung bewirkt.
Wir erheben keine, und wir beginnen die neue Bezeichnung, bevor Ihr bestehender Schutz endet, sodass es keine Lücke gibt. Ob Ihr ausgehender Anbieter den ungenutzten Zeitraum erstattet, ist eine Frage ihrer Bedingungen.
Wir beginnen die neue Bezeichnung, bevor Ihr aktueller Schutz endet, und geben Ihnen den Wortlaut der Mitteilung, um ihn am selben Tag zu veröffentlichen.
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