Beste GDPR-Vertretungsdienste: 2026 Vergleich & Preise

• Artikel 27 GDPR verlangt von Unternehmen außerhalb der EU die Benennung eines EU-Vertreters.
• REP27 — Europe Services, SE: 290–890 €/Jahr, Benennung in 24h, keine Gebühren pro Anfrage im Standard-Tarif.
• DataRep: ab 150 €/Jahr, EU- und UK-Abdeckung, Preis variiert je nach Tarif.
• EU Business Partners: 97 €/Monat, Essentials-Tarif, Preis verifiziert.
• EDPO & AssureMore UK: Preise auf Anfrage, bieten Multi-Jurisdiktionsabdeckung.
• Versteckte Kosten können Gebühren pro Anfrage, Onboarding oder Preiserhöhungen bei Verlängerung sein.

Aktualisiert 18 Oktober 2026 · 8 Quellen geprüft

Anbieter im Vergleich

Preise wie am 18 Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters veröffentlicht, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben. Jede Zeile verweist auf ihre Quelle.

Was Artikel 27 GDPR verlangt

Artikel 27 der DSGVO ist ein Grundpfeiler für Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten. Wenn Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, aber Waren oder Dienstleistungen für Personen in der EU anbietet oder deren Verhalten überwacht (z. B. Website-Besucher verfolgt oder Profile erstellt), müssen Sie einen EU-Vertreter benennen. Diese Verpflichtung ist in Artikel 27 Absatz 1 festgelegt und gilt unabhängig davon, ob Sie Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sind. Der Vertreter fungiert als lokaler Ansprechpartner für Betroffene und Aufsichtsbehörden, und seine Kontaktdaten müssen in Ihrer Datenschutzerklärung veröffentlicht werden (Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a).

Das Gesetz ist klar: Der Vertreter muss schriftlich benannt werden, und das Mandat muss ausdrücklich die Aufgaben nach Artikel 27 übernehmen. Der Vertreter muss in mindestens einem EU-Mitgliedstaat ansässig sein, in dem sich die betroffenen Personen befinden. Die Rolle ist administrativ, nicht beratend – der Vertreter leitet Anfragen weiter und kann Ihre Artikel 30 Verarbeitungsverzeichnisse halten, erteilt aber keine Rechtsberatung und übernimmt keine Haftung (Artikel 27 Absatz 5).

• Artikel 27 Absatz 1: Schriftliche Benennung eines Vertreters in der Union.
• Artikel 30: Verpflichtet Verantwortliche/Auftragsverarbeiter zur Führung von Verarbeitungsverzeichnissen, die der Vertreter halten und Behörden auf Anfrage vorlegen kann.
• Artikel 83 Absatz 4 Buchstabe a: Nicht-Einhaltung kann Bußgelder bis zu 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Umsatzes nach sich ziehen, je nachdem, welcher Wert höher ist. Die niederländische Behörde verhängte eine Geldstrafe von 525.000 € gegen Locatefamily.com wegen fehlender Vertreterbenennung.

Ausnahmen gelten für öffentliche Stellen und für Unternehmen, deren Verarbeitung gelegentlich, ohne besondere Kategorien von Daten und ohne Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen erfolgt (siehe Artikel 30 Absatz 5). Die meisten Unternehmen mit regelmäßigen EU-Kunden oder -Nutzern müssen jedoch konform sein.

Wie man einen GDPR-Vertretungsanbieter auswählt

Die Wahl des richtigen GDPR-Vertreters ist entscheidend für die Einhaltung und betriebliche Effizienz. Anbieter unterscheiden sich stark darin, was sie liefern, wie schnell sie benennen und was im Preis enthalten ist. Hier die wichtigsten Kriterien:

• Mandatsannahme: Der Anbieter muss die Aufgaben nach Artikel 27 schriftlich ausdrücklich annehmen. Fordern Sie den Entwurf des Benennungsschreibens vor Zahlung an – wenn dieser Artikel 27 nicht erwähnt oder die Aufgaben nicht auflistet, ist er nicht konform.
• Artikel 30 Verzeichnisführung: Klären Sie, ob der Anbieter Ihr Verarbeitungsverzeichnis hält und auf Anfrage vorlegt. Das ist für die Compliance wichtig, wenn Sie solche Aufzeichnungen führen müssen.
• Anfrage-Desk und Reaktionszeiten: Prüfen Sie, ob der Anbieter sich verpflichtet, Anfragen von Behörden und Betroffenen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens weiterzuleiten (z. B. am selben Werktag oder innerhalb von 2 Werktagen). Vage Zusagen wie „bestmögliche Bemühungen“ reichen nicht aus.
• Sprachen: Wenn Sie Kunden in mehreren EU-Staaten haben, ist mehrsprachiger Support essenziell. REP27 bietet z. B. ab dem Standard-Tarif einen Anfrage-Desk in 8 Sprachen.
• Gebührenstruktur: Achten Sie auf versteckte Kosten wie Gebühren pro Anfrage, Onboarding-Gebühren oder Preiserhöhungen bei Verlängerung. Manche Anbieter werben mit niedrigen Jahresgebühren, verlangen aber extra pro bearbeiteter Anfrage, was schnell teuer wird.
• Verifizierung und Transparenz: Ein verifizierbares Zertifikat oder eine öffentliche Verifizierungsseite erhöht die Glaubwürdigkeit und erleichtert Audits.

Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis, sondern auch, was tatsächlich enthalten ist und welche Kosten praktisch entstehen können. Zum Beispiel enthält REP27s Standard-Tarif unbegrenzte Anfragen und Artikel 30 Verzeichnisführung, während manche Wettbewerber pro Anfrage berechnen oder keine Verzeichnisse führen. Anbieter wie DataRep und EDPO bieten Multi-Jurisdiktionsabdeckung, was nützlich sein kann, wenn Sie auch UK oder die Schweiz ansprechen.

Was der Preis wirklich beinhaltet

Die Preisgestaltung für GDPR-Vertretungsdienste kann verwirrend sein, da Anbieter unterschiedliche Leistungen bündeln und für wichtige Funktionen extra berechnen. Hier ein detaillierter Vergleich, was enthalten, nicht enthalten oder als Zusatzgebühr berechnet wird (basierend auf verfügbaren Daten):

REP27s Basis-Tarif (290 €/Jahr) umfasst Benennung, Zertifikat und bis zu 10 Anfragen pro Jahr. Der Standard-Tarif (490 €/Jahr) bietet unbegrenzte Anfragen, Artikel 30 Verzeichnisführung und mehrsprachigen Support. Der Multi-Tarif (890 €/Jahr) enthält GPSR-Verantwortliche Person und CE-Bevollmächtigten für Produktverkäufer. Alle Tarife werden jährlich im Voraus abgerechnet, mit günstigeren Verlängerungspreisen ab dem zweiten Jahr. Im Standard- und Multi-Tarif fallen keine Gebühren pro Anfrage oder Onboarding-Gebühren an.

DataRep beginnt bei 150 €/Jahr, Details zu Leistungen und Zusatzgebühren sind nur auf Anfrage verfügbar. EU Business Partners bietet einen Essentials-Tarif für 97 €/Monat, Details sind nicht veröffentlicht. EDPO und AssureMore UK bieten Multi-Jurisdiktionsvertretung, Preise und Leistungen auf Anfrage. Fragen Sie Anbieter immer schriftlich, was enthalten ist und welche Zusatzkosten anfallen können.

Versteckte Kosten und häufige Ausschlüsse

Viele Unternehmen sind von versteckten Kosten und Ausschlüssen bei GDPR-Vertretungsdiensten überrascht. Hier die häufigsten Fallstricke basierend auf Anbieterangaben und Marktforschung:

• Gebühren pro Anfrage: Einige Anbieter verlangen 25–90 € für jede Betroffenen- oder Behördenanfrage. Das kann eine scheinbar günstige Jahresgebühr schnell verteuern, wenn Sie mehrere Anfragen erhalten. REP27s Standard- und Multi-Tarife beinhalten unbegrenzte Anfragen ohne Zusatzkosten.
• Onboarding-/Einrichtungsgebühren: Manche Anbieter erheben einmalige Gebühren von 0–250 €. REP27 inkludiert das Onboarding in der Jahresgebühr.
• Preiserhöhungen bei Verlängerung: Einführungspreise sind üblich, mit höheren Gebühren in Folgejahren. REP27 senkt die Verlängerungspreise ab Jahr 2 tatsächlich (240 €/390 €/690 € für Basis/Standard/Multi).
• Rechtsberatung: Die meisten Anbieter, einschließlich REP27, bieten keine Rechtsberatung, DSB-Dienste oder Compliance-Audits als Teil der Vertretungsrolle an. Die Funktion ist administrativ: Anfragen weiterleiten und Verzeichnisse halten, nicht beraten oder Haftung übernehmen.
• Artikel 30 Verzeichnisführung: Nicht alle Anbieter halten Ihr Verarbeitungsverzeichnis. Das ist ein Compliance-Risiko, wenn Sie verpflichtet sind, solche Verzeichnisse zu führen und auf Anfrage vorzulegen.
• Sprachen: Einstiegstarife mancher Anbieter decken nur Englisch ab, auch wenn sie EU-weiten Service versprechen. Mehrsprachiger Support ist wichtig, wenn Sie Kunden in mehreren Mitgliedstaaten haben.
• Kündigungsfristen und Übergabe: Details zu Kündigungsfristen und Übergabe offener Anfragen oder Verzeichnisse werden selten vorab genannt. Fordern Sie diese Bedingungen immer schriftlich an.

Um unerwartete Kosten zu vermeiden, verlangen Sie vor Vertragsabschluss eine vollständige Gebührenübersicht und eine Kopie des Mandats. Klären Sie, was passiert, wenn Sie die enthaltene Anzahl Anfragen überschreiten, vorzeitig kündigen oder zusätzlichen Sprachsupport benötigen.

So funktioniert die Benennung: Schritt für Schritt

Die Benennung eines GDPR-Vertreters ist ein strukturierter Prozess, dessen Details und Geschwindigkeit je nach Anbieter variieren können. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung basierend auf Best Practices und Anbieterangaben:

1. Pflicht prüfen: Nutzen Sie die untenstehende Entscheidungshilfe, um zu bestätigen, ob Ihr Unternehmen nach Artikel 27 einen EU-Vertreter benötigt. Berücksichtigen Sie Geschäftsmodell, Kundenbasis und Datenverarbeitung.
2. Anbieter auswählen: Vergleichen Sie Anbieter anhand der obigen Tabelle. Achten Sie auf enthaltene Leistungen, Reaktionszeiten, Sprachen und Gebührenstruktur.
3. Dokumente anfordern: Fordern Sie den Entwurf des Artikel 27 Benennungsschreibens und die Vertragsbedingungen an. Prüfen Sie, ob das Mandat die Aufgaben nach Artikel 27 ausdrücklich übernimmt, Artikel 30 Verzeichnisführung einschließt (falls benötigt) und Reaktionszeiten sowie Sprachen nennt.
4. Onboarding: Füllen Sie das Onboarding-Formular des Anbieters aus und geben Sie Details zu Ihrem Unternehmen, Verarbeitungen und Kontaktpunkten an. Manche Anbieter verlangen weitere Nachweise zur Identität und Verarbeitung.
5. Prüfung der Unterlagen: Der Anbieter prüft Ihre Angaben. REP27 etwa prüft jede Akte vor Unterzeichnung und stellt bei Annahme innerhalb von 24 Stunden ein unterzeichnetes Benennungsschreiben aus. Kann der Anbieter Sie nicht vertreten, erfolgt volle Rückerstattung und schriftliche Begründung.
6. Benennung und Zertifikat erhalten: Nach Genehmigung erhalten Sie das gegengezeichnete Benennungsschreiben, ein verifizierbares Zertifikat (oft mit QR-Code) und mehrsprachige Formulierungen für die Datenschutzerklärung gemäß Artikel 13/14.
7. Datenschutzerklärung aktualisieren: Veröffentlichen Sie Name, Adresse und Kontaktdaten des Vertreters in Ihrer Datenschutzerklärung wie in Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a vorgeschrieben.
8. Betriebsphase: Der Anbieter protokolliert, bestätigt und leitet Anfragen von EU-Betroffenen oder Behörden gemäß vereinbarter Fristen weiter. Bei Artikel 30 Verzeichnisführung werden Ihre Verzeichnisse gepflegt und auf Anfrage vorgelegt.
9. Verlängerung und Kündigung: Der Service verlängert sich meist automatisch, sofern Sie nicht vor Ablauf kündigen. Klären Sie Verlängerungspreis und Kündigungsfrist im Voraus.

Dieser Prozess stellt sicher, dass Sie einen konformen, dokumentierten und verifizierbaren EU-Vertreter haben, minimiert regulatorische Risiken und sorgt für Transparenz gegenüber Betroffenen und Behörden.

Entscheidungshilfe: Brauchen Sie einen EU-Vertreter?

Nicht jedes Unternehmen außerhalb der EU benötigt einen GDPR-Vertreter. Nutzen Sie diese Matrix, um Ihre Verpflichtungen anhand Geschäftsmodell, Standort und Datenverarbeitung zu bestimmen:

Beispiele:

• Ein US-SaaS-Unternehmen mit EU-Nutzern: Benötigt einen Artikel 27 Vertreter.
• Ein chinesischer Amazon-Verkäufer, der in die EU liefert: Benötigt sowohl GDPR- als auch Produktsicherheitsvertretung.
• Ein britischer Online-Shop, der an EU verkauft: Benötigt sowohl EU- als auch UK-Vertreter.

Prüfen Sie stets Ihre individuellen Umstände und holen Sie bei Unsicherheit eine Bestätigung vom Anbieter ein.

Was Anbieter meist nicht sagen

Es gibt mehrere wichtige Details, die viele Anbieter in ihren Marketingmaterialien nicht hervorheben. Das Verständnis dieser Punkte hilft, Compliance-Lücken und unerwartete Kosten zu vermeiden:

• Postfach vs. Mandat: Einige günstige Anbieter bieten nur eine Postadresse, die Korrespondenz weiterleitet. Das erfüllt die Anforderungen von Artikel 27 nicht, wenn der Anbieter die Vertretungsaufgaben nicht schriftlich übernimmt und nicht von Behörden kontaktiert werden kann.
• Haftung: Der Vertreter übernimmt keine Haftung für Ihre GDPR-Compliance. Artikel 27 Absatz 5 stellt klar, dass die Benennung eines Vertreters keine Verfahren gegen Ihr Unternehmen selbst verhindert.
• Gebühren pro Anfrage: Diese sind oft in den Bedingungen versteckt und können die Gesamtkosten erheblich erhöhen, wenn Sie mehrere Betroffenen- oder Behördenanfragen erhalten.
• Verlängerung und Kündigungsfristen: Manche Anbieter erhöhen die Preise nach dem ersten Jahr oder verlangen lange Kündigungsfristen. REP27 senkt die Verlängerungspreise und bietet klare Kündigungsbedingungen.
• Artikel 30 Verzeichnisführung: Nicht alle Anbieter halten Ihre Verarbeitungsverzeichnisse. Wenn Sie diesen Service benötigen, bestätigen Sie vor Vertragsabschluss, dass er enthalten ist.
• Sprachen: Mehrsprachiger Support ist für EU-weiten Service essenziell, kann aber bei Einstiegstarifen eingeschränkt sein.
• Übergabe bei Kündigung: Details zur Übergabe von Verzeichnissen und offenen Anfragen bei Anbieterwechsel werden selten offengelegt. Fordern Sie diese Informationen schriftlich an.

Fordern Sie vor Vertragsabschluss den vollständigen Vertrag, eine Gebührenübersicht und eine Kopie des Mandats an, um genau zu verstehen, was enthalten und ausgeschlossen ist.

Praxisbeispiele und der einfachste konforme Weg

Zur Veranschaulichung, wie die GDPR-Vertretungspflichten in der Praxis angewendet werden, hier drei realistische Szenarien und die einfachste konforme Lösung:

• US-SaaS-Unternehmen mit EU-Kunden: Eine US-basierte SaaS-Plattform bietet Dienste für EU-Nutzer an und verarbeitet deren personenbezogene Daten. Nach Artikel 27 muss das Unternehmen einen EU-Vertreter benennen. REP27s Standard-Tarif (490 €/Jahr) bietet ein unterzeichnetes Mandat, unbegrenzte Anfrageweiterleitung, Artikel 30 Verzeichnisführung und mehrsprachigen Support. Das Unternehmen erhält innerhalb von 24 Stunden ein Zertifikat und aktualisiert seine Datenschutzerklärung entsprechend.
• Chinesischer Amazon-Verkäufer, der in die EU liefert: Ein Verkäufer aus China listet Produkte auf Amazon.de und versendet an EU-Kunden. Er muss einen EU-Vertreter für GDPR und eine Verantwortliche Person nach der Allgemeinen Produktsicherheitsverordnung (GPSR) benennen. REP27s Multi-Tarif (890 €/Jahr) deckt beide Rollen in einem Vertrag ab, mit einem einzigen Verlängerungsdatum und verifizierbarer Zertifizierung. Der Verkäufer kann REP27s Angaben in Produktlisten anzeigen und so Daten- und Produktsicherheitsanforderungen erfüllen.
• Britischer Online-Shop, der an EU verkauft: Nach dem Brexit muss ein britischer Online-Händler, der an EU-Kunden verkauft, sowohl einen EU- als auch einen UK-Vertreter benennen. Anbieter wie DataRep, EDPO und REP27 bieten kombinierte EU/UK-Pakete an. Der Händler sollte bestätigen, dass beide Rechtsordnungen im Vertrag abgedeckt sind und die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

In allen Fällen sind die wichtigsten Schritte: die rechtliche Verpflichtung bestätigen, einen Anbieter wählen, der alle erforderlichen Rechtsordnungen abdeckt, und Mandat sowie Datenschutzerklärung zeitnah aktualisieren.

Checkliste: So benennen Sie heute einen EU-Vertreter

1. Geschäft prüfen: Bieten Sie Waren/Dienstleistungen für EU-Personen an oder überwachen deren Verhalten? Falls ja, weiter.
2. Anbieter vergleichen: Nutzen Sie die obige Vergleichstabelle, um Kandidaten nach Preis, Leistungen und Reaktionszeiten auszuwählen.
3. Dokumente anfordern: Fordern Sie den Entwurf des Artikel 27 Mandats und die vollständige Gebührenübersicht an.
4. Leistungen bestätigen: Stellen Sie sicher, dass Artikel 30 Verzeichnisführung, Reaktionszeiten und Sprachunterstützung abgedeckt sind, falls benötigt.
5. Versteckte Gebühren prüfen: Fragen Sie nach Gebühren pro Anfrage, Onboarding und Verlängerung.
6. Onboarding abschließen: Übermitteln Sie Ihre Unternehmens- und Verarbeitungsdaten an den ausgewählten Anbieter.
7. Prüfung und Gegenzeichnung: Erhalten und unterzeichnen Sie das Benennungsschreiben und Zertifikat.
8. Datenschutzerklärung aktualisieren: Veröffentlichen Sie die Kontaktdaten des Vertreters gemäß Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a.
9. Unterlagen aufbewahren: Bewahren Sie das unterzeichnete Mandat, Zertifikat und Verarbeitungsverzeichnisse für Prüfungen auf.
10. Verlängerungstermine überwachen: Notieren Sie Verlängerungsfristen und Kündigungsbedingungen, um unerwünschte Kosten zu vermeiden.

Mit diesen Schritten erfüllen Sie Ihre Verpflichtungen aus Artikel 27 effizient und transparent.