Software de faturamento eletrônico, contabilidade e impostos

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Quem tem de designar

Provedores de software fora da União que atendem empresas da UE. Os mandatos de faturamento eletrônico são nacionais e diferem substancialmente: a Itália opera um modelo de autorização através do sistema de intercâmbio, a França, Polônia, Espanha e outros estão introduzindo os seus próprios, e o pacote IVA na Era Digital harmoniza a partir de 2030.

Limiares e isenções

Os mandatos se aplicam por estado membro e são implementados de acordo com o tamanho do contribuinte. O faturamento eletrônico para compras públicas é obrigatório desde 2019 em toda a União.

O que deve constar do rótulo

Não físico. As faturas devem conter os dados obrigatórios do IVA, e o formato deve estar em conformidade com a norma europeia EN 16931 ou o esquema nacional onde um se aplica.

Campos nos marketplaces

A acreditação ou registro é necessário em vários estados membros para transmitir faturas, e os compradores não adotarão software que não possa se conectar à plataforma nacional.

Documentação a conservar

Registros do Artigo 30 cobrindo dados de faturas e clientes, a designação do Artigo 27, arranjos de retenção que atendem à legislação fiscal nacional, acreditação com plataformas nacionais e certificação de ponto de acesso Peppol onde utilizado.

Normas e ensaios

Testes de conformidade contra a EN 16931 e os esquemas nacionais, e certificação de conectividade para a rede relevante.

Requisitos linguísticos

Software e suporte no idioma do mercado, e faturas no idioma e formato que o sistema nacional exige.

A partir de quando

Por mandato nacional. O pacote IVA na Era Digital estabelece 2030 para relatórios digitais harmonizados, com vários mandatos nacionais chegando antes.

Prazo de conservação

Dados de faturas pelo período de retenção fiscal nacional, que varia de cinco a onze anos entre os estados membros, e que prevalece sobre instintos de minimização mais curtos.

Em caso de incumprimento

As penalidades fiscais recaem sobre o contribuinte em vez do vendedor, mas um vendedor cujo software não transmita corretamente enfrenta responsabilidade contratual e rápida perda de mercado. Multas do RGPD se aplicam ao lado dos dados.

Quem fiscaliza

Autoridades fiscais nacionais, órgãos de acreditação para as redes de transmissão e autoridades de proteção de dados.

Onde está a fronteira

Os períodos de retenção fiscal e a minimização do RGPD puxam em direções opostas, e a resposta é um cronograma de retenção documentado baseado na obrigação legal em vez de um padrão. A faturação transfronteiriça significa atender a vários esquemas nacionais ao mesmo tempo até a harmonização.

Perguntas frequentes

Existe um padrão de faturamento eletrônico da UE?

A EN 16931 define o modelo semântico, mas os mandatos nacionais adicionam seus próprios esquemas e plataformas. O relatório digital harmonizado chega com o pacote IVA na Era Digital em 2030.

Por quanto tempo os dados da fatura devem ser mantidos?

De acordo com a legislação fiscal nacional, tipicamente entre cinco e onze anos, o que é uma obrigação legal justificando a retenção além da minimização ordinária.