E-Rechnung, Buchhaltungs- und Steuersoftware

• Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement
• Council Directive 2006/112/EC as amended by the VAT in the Digital Age package
• Regulation (EU) 2016/679 — GDPR, Article 27
• National e-invoicing mandates

Wer muss benennen

Softwareanbieter außerhalb der Union, die EU-Unternehmen bedienen. E-Rechnungsmandate sind national und unterscheiden sich erheblich: Italien betreibt ein Clearance-Modell über das Austauschsystem, Frankreich, Polen, Spanien und andere führen ihre eigenen ein, und das Mehrwertsteuerpaket im digitalen Zeitalter harmonisiert ab 2030.

Schwellen und Ausnahmen

Mandate gelten pro Mitgliedstaat und phasenweise nach Größe des Steuerpflichtigen. Die öffentliche Beschaffung von E-Rechnungen ist seit 2019 in der gesamten Union verpflichtend.

Was auf das Etikett gehört

Nicht physisch. Rechnungen müssen die obligatorischen Mehrwertsteuerangaben enthalten, und das Format muss dem europäischen Standard EN 16931 oder dem nationalen Schema entsprechen, wo eines gilt.

Marktplatz-Felder

Akkreditierung oder Registrierung ist in mehreren Mitgliedstaaten erforderlich, um Rechnungen zu übermitteln, und Käufer werden keine Software annehmen, die nicht mit der nationalen Plattform verbunden werden kann.

Unterlagen, die Sie vorhalten müssen

Artikel 30 Aufzeichnungen über Rechnungs- und Kundendaten, die Bezeichnung gemäß Artikel 27, Aufbewahrungsregelungen, die den nationalen Steuergesetzen entsprechen, Akkreditierung bei nationalen Plattformen und Peppol-Zugangspunktzertifizierung, wo verwendet.

Normen und Prüfungen

Konformitätstests gegen EN 16931 und die nationalen Schemata sowie Zertifizierung der Konnektivität für das relevante Netzwerk.

Sprachanforderungen

Software und Unterstützung in der Sprache des Marktes sowie Rechnungen in der Sprache und im Format, das das nationale System verlangt.

Ab wann es gilt

Nach nationalem Mandat. Das Mehrwertsteuerpaket im digitalen Zeitalter setzt 2030 für harmonisierte digitale Berichterstattung fest, wobei mehrere nationale Mandate früher eintreffen.

Aufbewahrungsfristen

Rechnungsdaten für die nationale Aufbewahrungsfrist, die in den Mitgliedstaaten zwischen fünf und elf Jahren variiert und die kürzere Minimierungsinstinkte übersteuert.

Was bei Verstößen passiert

Steuerstrafen fallen auf den Steuerpflichtigen und nicht auf den Anbieter, aber ein Anbieter, dessen Software nicht korrekt überträgt, sieht sich vertraglicher Haftung und schnellem Marktverlust gegenüber. GDPR-Strafen gelten für die Datenseite.

Wer kontrolliert

Nationale Steuerbehörden, Akkreditierungsstellen für die Übertragungsnetzwerke und Datenschutzbehörden.

Wo die Grenze verläuft

Steueraufbewahrungsfristen und GDPR-Minimierung ziehen in entgegengesetzte Richtungen, und die Antwort ist ein dokumentierter Aufbewahrungsplan, der auf der gesetzlichen Verpflichtung basiert, anstatt auf einem Standard. Grenzüberschreitende Rechnungsstellung bedeutet, mehrere nationale Schemata gleichzeitig zu erfüllen, bis zur Harmonisierung.

Häufige Fragen

Gibt es einen EU-E-Rechnungsstandard?

EN 16931 definiert das semantische Modell, aber nationale Mandate fügen ihre eigenen Schemata und Plattformen hinzu. Harmonisierte digitale Berichterstattung kommt mit dem Mehrwertsteuerpaket im digitalen Zeitalter im Jahr 2030.

Wie lange müssen Rechnungsdaten aufbewahrt werden?

Nach nationalem Steuerrecht, typischerweise zwischen fünf und elf Jahren, was eine gesetzliche Verpflichtung darstellt, die die Aufbewahrung über die gewöhnliche Minimierung hinaus rechtfertigt.