Cât costă să numești un reprezentant UK GDPR? Prețuri și comparație 2026

• Obligație pentru companiile extra-UK care oferă servicii sau monitorizează persoane în Regatul Unit (Art. 27 UK GDPR).
• Prețuri anuale între £120 și £1.450; REP27 de la €290/an (doar UK) sau €390/an (UK+UE).
• Reprezentantul trebuie să fie stabilit în Regatul Unit și să acționeze ca punct de contact pentru persoanele vizate și ICO.
• Servicii incluse: transmiterea cererilor, ținerea registrului de prelucrări, certificate, suport pentru notificarea de confidențialitate.
• Cei deja stabiliți în Regatul Unit sau care prelucrează date doar ocazional pot fi scutiți.
• Sancțiuni de până la £8,7 milioane sau 2% din cifra de afaceri globală dacă nu se numește un reprezentant când este obligatoriu.

Actualizat 20 October 2026 · 9 surse verificate

Furnizori comparați

Prețuri publicate pe site-ul fiecărui furnizor la data de 20 October 2026, excluzând TVA-ul, cu excepția cazului în care se specifică altfel. Fiecare rând este legat de sursa sa.

Ce prevede legea: Articolul 27 UK GDPR

Articolul 27 UK GDPR stabilește că orice operator sau persoană responsabilă de prelucrare care nu este stabilită în Regatul Unit, dar oferă bunuri sau servicii persoanelor din Regatul Unit sau le monitorizează comportamentul, trebuie să numească un reprezentant stabilit în Regatul Unit (sursă oficială). Reprezentantul servește ca punct de contact pentru persoanele vizate și pentru Information Commissioner’s Office (ICO). Numirea trebuie făcută în scris, iar datele reprezentantului trebuie publicate în politica de confidențialitate a companiei. Reprezentantul trebuie să poată primi și transmite prompt cererile persoanelor vizate și ale ICO, precum și să păstreze registrul activităților de prelucrare (Art. 30 UK GDPR).

Excepțiile sunt limitate: obligația nu se aplică dacă prelucrarea este doar ocazională, nu regulată sau sistematică, și nu implică riscuri pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate. De asemenea, autoritățile publice sunt excluse. Nerespectarea acestei norme poate duce la sancțiuni de până la £8,7 milioane sau 2% din cifra de afaceri globală.

Reglementarea este strictă: prezența chiar și a unui singur element (oferirea de servicii rezidenților UK sau monitorizarea comportamentală) declanșează obligația. Este esențial să evaluați cu atenție activitatea proprie și, în caz de dubiu, să consultați FAQ oficiale sau să solicitați o evaluare furnizorului ales.

Cum alegi reprezentantul UK GDPR

Alegerea reprezentantului UK GDPR trebuie să fie ghidată de mai mulți factori practici și strategici. În primul rând, evaluează dacă operezi doar în Regatul Unit sau și în Uniunea Europeană: în acest ultim caz, un furnizor care oferă ambele servicii (precum REP27) poate simplifica gestionarea și reduce costurile. Ia în considerare apoi rapiditatea emiterii desemnării (REP27 promite 24 de ore), disponibilitatea suportului multilingv, existența unor birouri dedicate pentru transmiterea cererilor și gestionarea registrelor de prelucrare.

Alte elemente de luat în calcul sunt transparența costurilor suplimentare (de exemplu, Janus Compliance aplică £250/oră pentru răspunsuri personalizate sau traduceri), ușurința de onboarding (un singur formular pentru UK+UE cu REP27) și prezența unor instrumente digitale precum badge-uri de conformitate, platforme de gestionare sau constructori pentru registrul prelucrărilor (ROPA). Anumiți furnizori, precum GDPR Gateway, oferă și adrese fizice în Londra, utile pentru cei care au nevoie de un punct formal de corespondență.

Pe scurt: alege un furnizor care răspunde nevoilor tale de acoperire teritorială, servicii incluse, rapiditate și transparență a costurilor. Dacă operezi pe mai multe piețe, ia în considerare confortul unei gestiuni unificate.

Ce include cu adevărat serviciul: comparație detaliată

Serviciul de reprezentare UK GDPR poate varia semnificativ între furnizori. Elementele comune sunt desemnarea formală (document semnat și certificat), transmiterea cererilor de la persoanele vizate și autorități (ICO) și suportul pentru redactarea notificării de confidențialitate. Anumiți furnizori, precum REP27, includ și gestionarea registrului prelucrărilor (Art. 30), furnizarea de certificate verificabile cu cod QR și posibilitatea de a primi documentația în mai multe limbi.

Alții, precum Janus Compliance, oferă un serviciu de bază, dar aplică costuri suplimentare pentru activități adiționale, cum ar fi redactarea răspunsurilor către ICO sau traduceri (£250/oră). Furnizori precum Gabsor și Euverify se axează pe platforme digitale care integrează badge-uri de conformitate, instrumente pentru gestionarea cererilor (inbox DSR), audit trail și constructor pentru registrul prelucrărilor. GDPR Gateway oferă adrese fizice în Londra și UE, cu taxă inițială de setup.

Următorul tabel rezumă principalele diferențe:

Înainte de a alege, verifică dacă serviciul acoperă toate nevoile companiei tale: de la gestionarea cererilor multilingve, la producerea documentației certificate, până la suportul în ținerea registrelor și gestionarea eventualelor audituri.

Costuri ascunse și limitări: ce nu spun furnizorii

Mulți furnizori afișează un preț de bază competitiv, dar pot aplica costuri suplimentare pentru servicii neincluse. De exemplu, Janus Compliance percepe £250/oră pentru răspunsuri personalizate către ICO sau traduceri, iar GDPR Gateway solicită o taxă inițială de setup (sumă la cerere). Alți furnizori pot limita numărul de cereri gestionate fără costuri suplimentare sau aplică o politică de fair use (DataRep).

Anumite servicii nu includ consultanță juridică sau redactarea răspunsurilor detaliate către autorități: reprezentantul nu înlocuiește Data Protection Officer (DPO) și nu se ocupă de conformitatea generală a companiei. Responsabilitatea reprezentantului este limitată la rolul de punct de contact și transmitere comunicări; nu răspunde pentru încălcările GDPR ale companiei.

Un alt aspect adesea neglijat este gestionarea reînnoirii: cu doi furnizori diferiți pentru UK și UE, există riscul pierderii acoperirii din cauza nealiniamentului termenelor. REP27 rezolvă această problemă oferind o singură dată de reînnoire pentru ambele desemnări. În final, verifică întotdeauna condițiile contractuale: unii furnizori pot prevedea perioade de preaviz pentru încetarea serviciului sau limitări de răspundere în caz de erori sau omisiuni.

Pe scurt, înainte de a alege, evaluează:

• Costuri suplimentare pentru servicii adiționale (răspunsuri, traduceri, onboarding)
• Taxe inițiale de setup
• Limitări de răspundere și excluderi
• Gestionarea termenelor și reînnoirilor

Cum funcționează numirea: pas cu pas

Numirea unui reprezentant UK GDPR urmează un proces clar, care poate fi finalizat în câteva zile dacă sunt disponibile informațiile necesare:

1. Verificarea obligației: Verifică dacă oferi bunuri/servicii sau monitorizezi persoane în Regatul Unit și nu ai o organizație stabilă locală.
2. Alegerea furnizorului: Evaluează serviciile oferite, prețurile, acoperirea teritorială și rapiditatea emiterii.
3. Completarea formularului: Furnizează datele companiei, descrierea prelucrărilor, persoanele de contact și documentația solicitată de furnizor.
4. Emiterea desemnării: Furnizorul pregătește desemnarea formală, o semnează și o certifică (REP27 o face în 24 de ore).
5. Primirea certificatului: Primești certificatul și documentația pentru a o include în politica de confidențialitate.
6. Actualizarea notificării de confidențialitate: Include datele de contact ale reprezentantului în politica de confidențialitate a companiei, conform cerințelor legale.
7. Gestionarea cererilor: Reprezentantul primește și transmite prompt cererile persoanelor vizate și ICO, ține registrul prelucrărilor și colaborează la inspecții.
8. Reînnoirea anuală: Planifică reînnoirea pentru a evita întreruperi în acoperire.

Checklist practic:

1. Verifică dacă oferi servicii/bunuri sau monitorizezi persoane în UK.
2. Verifică dacă ai deja o organizație stabilă în Regatul Unit.
3. Evaluează frecvența și riscul prelucrărilor de date.
4. Alege un furnizor potrivit pentru acoperire și servicii.
5. Finalizează numirea în scris și primește certificatul.
6. Actualizează politica de confidențialitate cu datele reprezentantului.
7. Asigură-te că furnizorul transmite prompt cererile.
8. Planifică reînnoirea anuală pentru a evita întreruperi.

Riscuri și sancțiuni: ce se întâmplă dacă nu numești reprezentantul

Nenumirea reprezentantului UK GDPR când este obligatoriu implică riscuri semnificative. ICO poate aplica sancțiuni de până la £8,7 milioane sau 2% din cifra de afaceri globală anuală, în funcție de care este mai mare (sursă oficială). Încălcarea este autonomă: chiar și în absența altor ilegalități, simpla omisiune a numirii poate fi sancționată. Un exemplu concret este amenda de 525.000 euro aplicată de autoritatea olandeză Locatefamily.com pentru ne-numirea reprezentantului UE (caz similar, dar principiul este aplicabil și în UK).

Reprezentantul nu răspunde pentru încălcările GDPR ale companiei, dar trebuie să transmită prompt toate cererile primite și să colaboreze cu ICO în caz de investigații. Lipsa colaborării sau transmiterea întârziată a cererilor poate fi considerată o încălcare suplimentară. În cazul unui audit sau plângeri din partea unei persoane vizate, existența unei desemnări valide și ușor verificabile (ex. certificat cu cod QR) este esențială pentru a demonstra conformitatea.

Pentru a reduce riscurile:

• Numără reprezentantul imediat ce apare obligația.
• Asigură-te că furnizorul este ușor de contactat și răspunde rapid.
• Păstrează toată documentația legată de numire și comunicările cu reprezentantul.
• Actualizează prompt politica de confidențialitate a companiei.

Scenarii practice: trei exemple reale

• SaaS SUA cu utilizatori UK: O companie SaaS americană care oferă servicii utilizatorilor din Regatul Unit trebuie să numească un reprezentant UK GDPR. Dacă vinde și în UE, poate alege un furnizor precum REP27 care oferă desemnarea combinată UK+UE cu un singur formular, două certificate distincte și o singură dată de reînnoire. În caz contrar, poate opta pentru un furnizor doar UK, precum DataRep sau Janus Compliance.
• Vânzător chinez pe Amazon UK: O companie chineză care vinde produse pe Amazon UK trebuie să numească un reprezentant UK GDPR dacă prelucrează direct datele personale ale clienților (de exemplu, pentru livrări sau suport post-vânzare). Dacă Amazon acționează ca operator unic al datelor, obligația poate să nu existe. În caz de dubiu, este recomandat să se solicite o evaluare specifică.
• Magazin online UK cu clienți doar UK: Un magazin online cu sediul și activitate reală în Regatul Unit nu trebuie să numească un reprezentant, chiar dacă vinde clienților britanici. Obligația se aplică doar celor care nu sunt stabiliți în Regatul Unit și oferă servicii sau monitorizează rezidenți UK.

Aceste scenarii arată cum necesitatea depinde de factori concreți: țara de stabilire, modul de prelucrare a datelor și relația cu marketplace-urile.

Ce nu spun de obicei furnizorii

Mulți furnizori nu evidențiază anumite limitări și condiții importante. De exemplu, numirea reprezentantului nu înlocuiește consultanța privind conformitatea generală și nici rolul de Data Protection Officer (DPO). Reprezentantul nu oferă suport juridic continuu, nu redactează răspunsuri detaliate către ICO (fără taxă suplimentară) și nu își asumă responsabilitatea pentru eventualele încălcări comise de companie.

Alte aspecte mai puțin promovate:

• Posibile costuri suplimentare pentru onboarding, traduceri, răspunsuri personalizate sau gestionarea cererilor complexe.
• Taxe inițiale de setup (ex. GDPR Gateway) sau costuri de reînnoire mai mari decât prețul inițial.
• Limitări contractuale de răspundere și perioade de preaviz pentru încetarea serviciului.
• Necesitatea de a actualiza politica de confidențialitate și documentația internă ori de câte ori se schimbă furnizorul sau se reînnoiește desemnarea.

Pentru a evita surprizele, este esențial să citești cu atenție condițiile contractuale, să ceri clarificări privind serviciile efectiv incluse și să planifici gestionarea termenelor și comunicărilor cu furnizorul ales.